Мобілізаційні процеси в Україні вимагають від роботодавців чіткого дотримання процедур увільнення працівників і збереження гарантій для них. Тому з’ясуймо, який порядок документального підтвердження мобілізації працівника, які обов’язки має роботодавець та в яких випадках передбачено відповідальність за порушення законодавства.

Основні гарантії та збереження місця роботи

Мобілізованих працівників заборонено звільняти з ініціативи роботодавця (ст. ст. 40, 41 КЗпП), а також на підставі п. 3 ст. 36 КЗпП.

Згідно із ч. 3 ст. 119 КЗпП за працівниками, призваними на військову службу під час мобілізації на особливий період, зберігаються місце роботи й посада на строк до закінчення такого періоду або до дня фактичного звільнення з військової служби.

Починаючи з 19.07.2022 (набрання чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» від 01.07.2022 р. № 2352-IX) роботодавець не зобов’язаний зберігати середній заробіток за мобілізованими працівниками. Водночас підприємства мають право виплачувати матеріальну допомогу за власний кошт на підставі ст. 9¹ КЗпП та умов колективного договору.

Якщо роботодавець виплачує мобілізованим працівникам інші заохочувальні та компенсаційні виплати (добровільного характеру), передбачені колективним договором або наказом керівника, то такі суми належать до фонду оплати праці. Відповідно вони входять до бази нарахування ЄСВ й підлягають оподаткуванню в загальному порядку. Водночас якщо роботодавець зарахує такі виплати до інших виплат, які не входять до фонду оплати праці (наприклад, разова матеріальна допомога), то їх сума підлягатиме оподаткуванню, але такі виплати не є базою для нарахування ЄСВ (ІПК ДПС від 27.03.2026 р. № 1827/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК).

Порушення гарантій та пільг мобілізованим працівникам тягне за собою відповідальність у формі штрафу в розмірі чотирьох мінімальних заробітних плат за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення. До юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку першої-третьої груп, застосовується попередження (абз. 6 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Документальне підтвердження мобілізації

Підставою для видання кадрових наказів є документи, що підтверджують призов або прийняття на військову службу. Працівник повинен повідомити роботодавця про мобілізацію, надавши підтвердний документ, яким може бути:

• повістка ТЦК та СП про призов;
• витяг із наказу командира військової частини про зарахування до списків особового складу (довідка за формою 5);
• довідка про призов військовозобов’язаного, видана ТЦК та СП;
• копія військово-облікового документа з відповідними відмітками ТЦК та СП.

Якщо працівник не має можливості передати оригінали чи паперові копії особисто, він може надіслати їх фотокопії електронною поштою або через месенджери. Передавання документів таким способом варто передбачити у внутрішніх локальних актах підприємства (наприклад, у Положенні про електронний документообіг).

Покроковий алгоритм дій роботодавця

Крок 1. Видати наказ про увільнення від роботи. На підставі підтвердних документів потрібно видати наказ (розпорядження) про увільнення працівника від роботи на час проходження військової служби за призовом під час мобілізації зі збереженням місця роботи й посади (на підставі ч. 3 ст. 119 КЗпП).

Зразок ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ОМЕГА» НАКАЗ 14 жовтня 2026 р. м. Київ № 45/к-тр Про увільнення ТАРАСЕНКА І. П. від роботи у зв’язку з призовом на військову службу Керуючись частиною третьою статті 119 Кодексу законів про працю України, УВІЛЬНИТИ: ТАРАСЕНКА Івана Петровича, провідного інженера відділу інформаційних технологій, від роботи з 15 жовтня 2026 р. у зв’язку з призовом на військову службу під час мобілізації зі збереженням місця роботи й посади на період проходження військової служби. Підстава: повістка Святошинського районного у м. Києві ТЦК та СП від 13.10.2026 р. № 4512. Директор Корчак  Олександр КОРЧАК

Якщо працівник вже перебуває у військовій частині й не може підписати паперовий наказ особисто, ознайомлення можна провести за допомогою надсилання сканкопії / фотокопії електронними засобами комунікації (e-mail, месенджер), якщо такий спосіб передбачено в локальних актах підприємства.

Крок 2. Відобразити в табелі обліку робочого часу. За весь період увільнення в табелі обліку робочого часу потрібно проставляти буквений код «ІН» (цифровий код «22») — «інший невідпрацьований час, передбачений законодавством».

До моменту отримання підтвердних документів дні відсутності табелюються кодом «НЗ» (цифровий код «28») — «неявка з нез’ясованих причин».

Крок 3. Виплатити компенсацію за невикористану відпустку (за заявою). З 24.12.2023 (набрання чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань» від 22.11.2023 р. № 3494-IX) мобілізований працівник має право отримати грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей.

Компенсація підлягає виплаті на бажання працівника та на підставі його письмової заяви.

Заяву має бути подано не пізніше за останній день місяця, у якому працівника увільнено від роботи у зв’язку з мобілізацією. На підставі заяви потрібно видати відповідний наказ.

Крок 4. Відобразити у звітності. Мобілізований працівник продовжує перебувати у трудових відносинах із роботодавцем, тому відомості про нього потрібно відображати в Податковому розрахунку. Зокрема, у додатку Д1 треба вказати дані щодо кількості календарних днів перебування у трудових відносинах (графа 14) з кодом застрахованої особи «1» або «2» (графа 8) без нарахування доходу.

У рядку 091 заголовної частини Податкового розрахунка мобілізованих працівників враховують у складі середньооблікової кількості штатних працівників за звітний період. Адже показник середньооблікової кількості штатних працівників (СКШП) обчислюють відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286, а в ній не передбачено винятків щодо врахування мобілізованих працівників для обчислення показника СКШП.

Розбір проблемних ситуацій

Приклад 1

Умова: Дати невиходу на роботу та мобілізації не збігаються.

Рішення: Якщо ТЦК та СП направив працівника на проходження військово-лікарської комісії (ВЛК), за цей період за ним зберігається не лише посада, а й середній заробіток на підставі ч. 1 ст. 119 КЗпП та ч. 2 ст. 21 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.92 р. № 2232-XII.

Періоди проходження ВЛК та безпосередньо військової служби потрібно виокремити в наказі або видати два окремі накази.

За дні ВЛК виплачують середній заробіток і табелюють кодом «ІН». Періоди відсутності без документів спочатку табелюють як «НЗ», складають акт про відсутність, а після отримання пояснень чи відповіді ТЦК та СП коригують табель з «НЗ» на «ІН».

Приклад 2

Умова: Мобілізація працівника під час перебування в щорічній відпустці.

Рішення: Працівник не може одночасно перебувати у відпустці та бути увільненим від роботи у зв’язку з мобілізацією.

Тому роботодавець має видати наказ про увільнення з дати призову та відкоригувати в табелі обліку робочого часу позначку з «В» на «ІН». Оскільки середня зарплата під час військової служби не зберігається, невикористана частина відпустки на період після демобілізації автоматично не переноситься. Працівник може подати заяву про виплату компенсації за невикористану відпустку на підставі ст. 83 КЗпП, а нараховані раніше відпускні потрібно буде зарахувати в рахунок компенсації.

Або ж працівник може подати заяву про перенесення відпустки на період після військової служби.

Приклад 3

Умова: Звільнення мобілізованого працівника.

Рішення: Мобілізований працівник має право розірвати трудовий договір за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) під час перебування на військовій службі. Звільняти з ініціативи роботодавця заборонено на підставі п. 3 ст. 36 КЗпП.

Якщо строк дії строкового трудового договору закінчився під час військової служби, то автоматично звільняти працівника на підставі п. 2 ст. 36 КЗпП також заборонено. Договір продовжується на весь період військової служби, а звільнення проводиться тільки після фактичної демобілізації працівника (постанова Верховного Суду від 13.06.2018 р. у справі № 813/782/17).

Вас може зацікавити
	Консультації з питань військового обліку Досвідчений експерт дасть відповідь щодо питань військового обліку, розбере конкретну ситуацію клієнта і роз’яснить з урахуванням чинного законодавства й усіх нововведень. Гарантуємо індивідуальний підхід і конфіденційність. Отримати консультацію

Інна Журавська