У зв’язку з погіршенням безпекової ситуації останнім часом знову набирають актуальності питання організації безпеки працівників та належного оформлення відносин з ними, зокрема, щодо робочого часу та відсутності можливості виконувати роботу через повітряну тривогу та обстріли.

Розглянемо низку практичних питань та основні варіанти оформлення відсутності працівника, який не може прибути до місця роботи або змушений покинути його через евакуацію до безпечного місця.

Якщо працівник повідомляє, що через повітряну тривогу/обстріли не може дістатися до робочого місця, як роботодавцю оформити його відсутність?

Період такої відсутності можна оформити кількома способами — залежно від того, наскільки своєчасно працівник повідомив про обставини, чи домовилися про це сторони та які фінансові можливості має роботодавець:

• Неоплачувана відсутність

Якщо працівник не з’явився на роботі вчасно та повідомив про причини своєї відсутності із запізненням, таку відсутність можна табелювати як неявку з нез’ясованих причин до з’ясування обставин або як неявку з інших причин. У такому разі цей час не оплачується, оскільки робота не виконувалася.

Такий варіант передбачає відповідну позначку в табелі обліку робочого часу та подальше отримання від працівника пояснень щодо причин відсутності. Водночас відсутність через повітряну тривогу чи обстріли є поважною причиною, а тому не може бути підставою для звільнення за прогул або оголошення догани — за умови, що працівник не зловживає такою можливістю та не прогулює роботу тривалий час і після завершення повітряної тривоги без інших поважних причин.

• Простій не з вини працівника

Якщо працівник невідкладно повідомив про неможливість виконувати свої трудові функції через повітряну тривогу чи обстріли, роботодавець може оформити простій не з вини працівника (статті 34 та 113 Кодексу законів про працю України; далі — КЗпП України).

Такий спосіб оформлюється шляхом надання повідомлення/доповідної записки працівником і видання наказу роботодавцем.

• Відпустка

Працівник може звернутися з проханням надати відпустку на період відсутності. За погодженням із роботодавцем це може бути оплачувана відпустка, наприклад за рахунок невикористаних днів щорічної відпустки, або відпустка без збереження заробітної плати.

Важливо, щоб працівник одразу повідомив роботодавця про неможливість прибути на роботу та своє прохання про відпустку. Вона оформлюється заявою працівника та наказом роботодавця і надається лише в повних календарних днях — оформити, наприклад, пів дня відпустки законодавство не дозволяє.

• Неповний робочий день

Якщо працівник усе ж має змогу дістатися до роботи, хоча й із запізненням, за його заявою або за домовленістю з роботодавцем (ч. 1 ст. 56 КЗпП України) на відповідний день може бути встановлено неповну тривалість робочого часу. У такому разі заробітна плата виплачується пропорційно відпрацьованому часу.

Для цього працівник подає відповідну заяву, а роботодавець видає наказ.

Утім, на практиці роботодавці часто взагалі не оформлюють відсутність працівників через повітряну тривогу — ні запізнення на роботу, ні перерви в роботі вже під час робочого дня. Після її завершення працівники повертаються до роботи й отримують заробітну плату в повному розмірі за повний робочий день, навіть якщо фактично частину робочого часу вони провели поза межами робочого місця та не виконували роботу.

З одного боку, такий підхід є доволі простим і зручним: не потрібно нічого додатково оформлювати чи проводити окремі розрахунки під час визначення оплати за такі дні.

З іншого — якщо «запізнення» та «перерви» в роботі через повітряну тривогу не оформлені документально, документально та юридично працівник «працював» або «перебував на роботі» в період безпосередньої небезпеки для його життя та здоров’я.

Це потенційно може створювати ризики з точки зору охорони праці, адже в такі періоди роботодавець залишається відповідальним за безпеку працівників. Тому якщо робота організована за такою схемою, варто подбати про те, щоб під час повітряної тривоги чи обстрілу працівники перебували в безпечному місці.

Які документи або підтвердження роботодавець може вимагати від працівника, щоб підтвердити поважність причини неявки?

Роботодавець може вимагати від працівника письмові пояснення у порядку, передбаченому ст. 149 КЗпП України. У такому разі працівнику варто зазначити час і місце свого перебування та пояснити, що він не з’явився на роботі через повітряну тривогу та евакуацію до безпечного місця.

Водночас після завершення повітряної тривоги та безпосередньої небезпеки працівник має залишити укриття в розумний строк і продовжити шлях до роботи або повернутися на робоче місце.

Щодо документального підтвердження причин відсутності, то роботодавець може самостійно перевірити відповідну інформацію. Зокрема, у відкритому доступі є дані про тривалість повітряних тривог у різних регіонах і населених пунктах України, а також офіційні повідомлення обласних та міських військових адміністрацій про обстріли. Тому для підтвердження обставин, через які працівник не зміг прибути на роботу, роботодавцю не завжди потрібно вимагати від нього додаткові документи.

Чи достатньо повідомлення працівника в месенджері, електронною поштою або телефоном, чи потрібна офіційна заява?

У таких умовах працівник не завжди має можливість негайно подати офіційну письмову заяву. Тому доцільно повідомити роботодавця телефоном або за допомогою електронних засобів зв’язку — наприклад, у робочому чаті чи електронною поштою. Водночас важливо, щоб сторони заздалегідь домовилися про способи такої комунікації.

Згідно з ч. 2 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про будь-який доступний спосіб електронної комунікації, який вони обрали за взаємною згодою.

Тому якщо сторони попередньо погодили використання електронних засобів обміну інформацією — наприклад, закріпили це в трудовому договорі, уклали угоду про електронний документообіг або домовилися про такий спосіб комунікації в листуванні, — таке повідомлення може бути належним способом повідомлення роботодавця.

Вас може зацікавити
	Журнал «Охорона праці і пожежна безпека» Журнал для головних інженерів, спеціалістів з ОП та ПБ підприємств України усіх форм власності. Журнал, в якому втілено тенденції нового часу, а також досвід і практика! Журнал містить: документи зі зразками заповнення; коментарі та рекомендації спеціалістів; матеріали, візуалізовані інфографікою та систематизовані в таблиці; схеми роботи. Придбати видання

Ксенія Лотош, Уляна Крамаренко