У разі застосування на підприємстві змінного графіка роботи та підсумованого обліку робочого часу роботодавці, кадровики й бухгалтери нерідко припускаються системних помилок. Розглянемо докладніше про ці помилки та можливі наслідки.

Організаційні та кадрові помилки

Немає належного документального запровадження та погодження. Підсумований облік робочого часу та графіки змінності обов’язково має бути передбачено в Колективному договорі або Правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР). Якщо режим запроваджено лише фактично або лише внутрішнім наказом без погодження, інспектори праці під час перевірки розцінюють переробіток в окремі дні як щомісячну надурочну роботу або порушення умов праці.

Якщо на підприємстві діє профспілка, то графіки змінності затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником). Це передбачено ст. 52 та п. 4 ч. 1 ст. 247 КЗпП.

Також відповідно до ст. ст. 61 та 69 КЗпП погодження з профспілкою необхідне і в разі запровадження підсумованого обліку робочого часу, і в разі надання вихідних за графіком змінності.

Якщо на підприємстві немає профспілки, то графіки змінності погоджують з уповноваженими представниками (представником) трудового колективу.

Порушення строків ознайомлення з графіками змінності. Режим роботи є істотною умовою (ст. 32 КЗпП). Тому про перехід на змінний графік роботи працівника потрібно повідомити не пізніше ніж за два місяці. На період воєнного стану діє інше правило — повідомити працівника про зміну істотних умов праці необхідно не пізніш як до запровадження таких умов (ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136). У такий самий строк потрібно повідомляти працівника про зміну графіка на наступний місяць чи інший період. Ознайомлення напередодні зміни чи в день виходу є порушенням порядку організації праці

Але для водіїв діє окреме правило, передбачене п. 8 розд. VI Положення про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затвердженим наказом Мінтрансу України від 07.06.2010 р. № 340:

«Графік змінності доводиться до відома кожного водія не менше ніж за два тижні до початку періоду, на який його було складено».

Також слід пам’ятати, що працівників потрібно ознайомити з режимом роботи та графіком змінності ще під час прийняття на роботу (ст. 29 КЗпП).

Невідображення нічних і надурочних годин у табелі обліку використання робочого часу. Усі нічні години потрібно окремо фіксувати в табелі буквеним кодом «РН» (або цифровим «04»), а надурочні — буквеним кодом «НУ» (або цифровим кодом «05») із зазначенням кількості фактично відпрацьованих годин.

Невідображення фактично відпрацьованих нічних чи надурочних годин інспектори Держпраці кваліфікують як недостовірний облік робочого часу та порушення мінімальних державних гарантій в оплаті праці.

У таких випадках можуть застосувати штраф як за порушення інших вимог законодавства про працю — 1 розмір мінімальної заробітної плати (далі — МЗП) за кожне порушення (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Помилки під час складання графіків змінності

Призначення працівника на роботу протягом двох змін поспіль. Частиною 2 ст. 59 КЗпП заборонено призначати працівника на роботу протягом двох змін поспіль. Ситуація, коли змінник не з’явився, а одного працівника залишають працювати на другу зміну поспіль, є порушенням законодавства про працю.

Порушення тривалості міжзмінного відпочинку. Тривалість перерви в роботі між змінами (включаючи час перерви на обід) має бути не меншою за подвійну тривалість часу роботи в попередній зміні (ст. 59 КЗпП). Наприклад, за досить поширеного графіка «два дні через два» (з тривалістю зміни по 11–12 годин) виникає типове порушення: після першої 11-годинної зміни працівник має лише 13 годин відпочинку до початку наступної зміни (замість необхідних 22 годин за ст. 59 КЗпП).

Недотримання тривалості щотижневого відпочинку. Щотижневий безперервний відпочинок має становити не менше ніж 42 години (ст. 70 КЗпП). На період дії воєнного стану роботодавець має право скоротити його тривалість до 24 годин (ч. 5 ст. 6 Закону № 2136). Але таке скорочення не відбувається автоматично. Роботодавець повинен таке рішення належно оформити.

Указані помилки можуть призвести до відповідальності у формі штрафу за порушення інших вимог законодавства про працю — 1 розмір мінімальної заробітної плати за кожне порушення (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Помилки під час розрахунку заробітної плати

Підрахунок та оплата надурочних годин щомісяця, а не після закінчення облікового періоду. За підсумованого обліку понаднормові (надурочні) години визначають та оплачують наприкінці облікового періоду (місяця, кварталу, півріччя або року) як різницю між фактично відпрацьованим часом і нормою за цей період. Визначати й оплачувати надурочні години щомісяця в разі річного чи квартального облікового періоду некоректно, оскільки переробіток в одному місяці компенсується меншою кількістю годин в іншому.

Заміна оплати надурочних годин відгулами. Частиною 4 ст. 106 КЗпП категорично заборонено компенсувати надурочні роботи наданням днів відпочинку (відгулів). Усі надурочні години наприкінці облікового періоду підлягають обов’язковій оплаті в подвійному розмірі годинної ставки (або тарифної ставки робітника-відрядника).

За недотримання таких мінімальних державних гарантій в оплаті праці передбачено штраф для підприємства — 2 розміри МЗП за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Включення доплати за нічний час у мінімальну заробітну плату. Доплата за роботу в нічний час (з 22:00 до 06:00) виплачується щомісяця за фактично відпрацьовані нічні години й не враховується під час забезпечення мінімального розміру заробітної плати. Її потрібно нараховувати понад суму мінімальної заробітної плати.

Застосування заниженого розміру доплати за нічні години. У ст. 108 КЗпП вказано мінімум доплати за нічний час, який становить не нижче ніж 20% тарифної ставки (окладу). Проте якщо підприємство перебуває у сфері дії Генеральної чи відповідної галузевої угоди, обов’язковий розмір доплати становить 35% годинної тарифної ставки за кожну годину нічної роботи. За недотримання таких мінімальних гарантій передбачено штраф — 2 розміри МЗП за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Ігнорування коригування норми в разі відсутності працівника (лікарняний, відпустка). Якщо працівник перебував у щорічній відпустці, на лікарняному чи виконував державні обов’язки, норма робочого часу за обліковий період для нього підлягає обов’язковому зменшенню на кількість робочих годин за його графіком, які припали на цей період відсутності.

Застосування загальної норми замість індивідуальної для нових або звільнених працівників. Для працівника, прийнятого або звільненого в середині облікового періоду, норму розраховують індивідуально — за календарним графіком лише за період фактичного перебування у трудових відносинах.

Непроведення таких коригувань норми робочого часу призводить до неправильного обчислення надурочних годин і відповідальності за порушення мінімальних гарантій в оплаті праці (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Вас може зацікавити
	Кадрова система «КАДРИ.UA» Сучасна система кадрових рішень від бренду № 1 на ринку України «КАДРОВИК.UA» Створена за участі кадровиків-практиків Доступ до системи 24/7 Містить гарячу стрічку щоденних змін у законодавстві Надає безліміт консультацій від провідних експертів редакції Має зрозумілий інтерфейс системи та власного кабінету. Все зручно та під рукою Активувати доступ

Інна Журавська