Уявіть ситуацію: директор невеликої компанії (15 співробітників, жодних відділів чи департаментів). Кадровик — він же юрист і трохи офіс-менеджер. І тут постає питання: чи потрібна нам номенклатура справ і як не заплутатися в паперах?

Алгоритм з прикладами та новими вимогами Мін’юсту

Відповідь Мін’юсту коротка і безапеляційна: так, потрібна. Навіть якщо ваш «архів» поміщається у шухляді одного столу, закон є закон (п. 2 розд. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях України, затверджених наказом Мінюста від 18.06.2015 р. № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Законодавство не робить винятків за кількістю штатних одиниць — статус юридичної особи автоматично зобов’язує вести діловодство за загальними правилами.

Давайте розберемося без зайвої «води», як зробити цей документ не просто папірцем для перевірки, а реальним помічником.

Крок 1. Що це взагалі таке і з чим його їдять?

Номенклатура справ — це ваш офіційний путівник по документах підприємства. Простими словами, це систематизований список папок (або цифрових папок у системі), які з’являться у вас протягом року, із зазначенням того, скільки кожну з них треба зберігати.

Для чого це треба малому бізнесу:

1. У разі перевірки (Держпраці, Податкової тощо) ви швидко знайдете потрібний документ.
2. Ви чітко знатимете, що можна знищити через рік, а що потрібно зберігати 75 років.

Крок 2. Як побудувати номенклатуру без структурних підрозділів?

Оскільки у вас немає відділів (маркетингу, логістики тощо), використовується функціональний принцип. Тобто розділи майбутньої номенклатури будуть формуватися за напрямами діяльності компанії, розташованими за ступенем важливості:

1. Організація роботи (статут, накази з основної діяльності, протоколи засідань засновників).
2. Планування та прогнозування (стратегічні плани, звіти).
3. Фінансування та облік (фінансова звітність, первинна документація, договори).
4. Кадрові питання (накази з особового складу, особові справи, табелі, графіки відпусток).
5. Адміністративно-господарське забезпечення (листування, договори оренди, зв’язок).

Крок 3. Заповнюємо таблицю правильно (без типових помилок)

Форма номенклатури затверджена законодавчо (додаток 10 до Правил № 1000/5). Заповнюємо її так:

• Графа 1 (Індекс справи). Оскільки підрозділів немає, це просто порядкові номери: 01-01, 01-02, 01-03 тощо.
  
  
• Графа 2 (Заголовок справи). Увага! Найчастіша помилка — писати просто «Листування» або «Договори». Заголовок має бути конкретним.
• Як не треба: «Матеріали щодо відпусток».
• Як треба: «Документи (графіки, заяви, довідки) про надання щорічних і соціальних відпусток за 2026 рік».

Окремої уваги потребують кадри: облік кадрів ведеться за чіткими назвами: «Особові картки працівників (форма П-2)», «Особові справи звільнених працівників».

• Графа 3 (Кількість томів). Заповнюється наприкінці року, коли справа вже сформована.
  
  
• Графа 4 (Строк зберігання). Прописується на основі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюста від 12.04.2012 р. № 578/5, (наприклад, накази з кадрових питань — 75 років, графіки відпусток — 1 рік).
  
  
• Графа 5 (Примітки). Тут зазначається, у якому вигляді ведеться справа (електронна, паперова чи змішана), хто відповідальний або чи є справа «перехідною».

Крок 4. Затверджуємо за новими правилами

Згідно з оновленими вимогами (зокрема з Описом примірної форми номенклатури справ юридичної особи, затвердженим наказом Мінюста від 09.07.2026 р. № 1860/5, який деталізує правила оформлення реквізитів, грифів затвердження та погодження, а також структуру розділів), оформлення цього документа має свої нюанси:

• Шапка документа. У лівому верхньому куті зазначається повне найменування юридичної особи (як у Статуті), нижче — назва виду документа (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ), дата, індекс та рік, на який вона складається (наприклад, наприкінці 2025 року готуємо номенклатуру на 2026 рік).
  
  
• Гриф затвердження. У правому верхньому куті ставиться слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада, підпис, прізвище та ініціали керівника підприємства, а також дата. Підпис керівника скріплюється печаткою (за наявності).
  
  
• Візування. Номенклатуру обов’язково візує особа, відповідальна за діловодство чи архів.
  
  
• Комісія (ЕК). Оскільки підприємство маленьке і не створює документів Національного архівного фонду (НАФ), номенклатура схвалюється внутрішньою Експертною комісією підприємства. Якщо підприємство нове — протягом першого року діяльності її варто погодити з архівом міськради чи Держархівом (у зоні якого ви перебуваєте).

Висновок

Навіть для компанії з 15 людей номенклатура справ — це не просто «папірець для галочки». Це ваш внутрішній порядок, який рятує від хаосу, спрощує аудит і гарантує, що кадрові документи чи важливі договори не зникнуть безслідно. Подбайте про її складання завчасно до початку нового року — і ваш офіс працюватиме як швейцарський годинник!

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання