Страховий стаж і борги роботодавця: що змінилося з 2 серпня 2026 року?

З 2 серпня 2026 року набрали чинності важливі зміни у сфері пенсійного забезпечення. Закон України «Про внесення змін до Закону України Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування щодо підтвердження страхового стажу» від 09.04.2026 р. № 4851-IX змінив підходи до підтвердження страхового стажу та взаємодії людини з Пенсійним фондом України.

Нові правила мають особливе значення для працівників, які стикаються з відсутністю документів про роботу, втратою архівів, невідображенням окремих періодів у реєстрах або заборгованістю роботодавця зі сплати єдиного внеску.

Якщо роботодавець не сплатив ЄСВ — стаж не обов’язково втрачено

Одне з найбільш важливих нововведень стосується періодів роботи, за які роботодавець не сплатив страхові внески.

До страхового стажу для визначення права на пенсію за віком можуть бути зараховані періоди роботи, за які внески фактично не сплачені, якщо одночасно:

• у страхувальника наявна заборгованість зі сплати страхових внесків (ЄСВ);
• роботодавець подав звітність за відповідний період;
• звітність підтверджує нарахування страхових внесків за працівника в сумі не менше мінімального страхового внеску.

Отже, сама по собі заборгованість роботодавця зі сплати ЄСВ не повинна автоматично призводити до втрати працівником відповідного періоду страхового стажу для визначення права на пенсію за віком.

Працівник не повинен втрачати пенсійні права через недобросовісність роботодавця

Фактично законодавець передбачив додатковий захист працівника у ситуації, коли роботодавець нарахував страхові внески та відобразив їх у звітності, але не виконав свого обов’язку щодо їх фактичної сплати.

Це важливо, адже працівник не має можливості самостійно контролювати перерахування роботодавцем ЄСВ до бюджету.

Водночас необхідно розуміти: обов’язок роботодавця сплатити ЄСВ не скасовується. Йдеться саме про те, щоб порушення роботодавця не позбавляло працівника можливості врахувати відповідний період під час визначення права на пенсію за віком, якщо виконані передбачені законом умови.

Менше паперових довідок: ПФУ використовуватиме дані державних реєстрів

Ще один важливий напрям змін — спрощення підтвердження відомостей, необхідних для призначення або перерахунку пенсії.

Якщо необхідна інформація вже міститься у публічних електронних реєстрах та інформаційно-комунікаційних системах, вимагати від людини додаткове документальне підтвердження цих відомостей заборонено. Пенсійний фонд отримав повноваження отримувати необхідну інформацію в порядку електронної інформаційної взаємодії з відповідних державних систем.

Це означає простий принцип: якщо необхідні дані вже є в державному реєстрі — людина не повинна повторно підтверджувати їх паперовою довідкою.

Що робити, якщо необхідної інформації немає?

Закон передбачає механізм і для ситуацій, коли потрібні відомості відсутні в електронних реєстрах.

У такому випадку територіальний орган Пенсійного фонду має повідомити особу про відсутність необхідних даних та необхідність їх подання, якщо відповідні документи є. Крім того, Пенсійний фонд уповноважений допомагати особам у витребуванні документів, необхідних для призначення або перерахунку пенсії.

Якщо ж у призначенні пенсії відмовлено через відсутність необхідного страхового стажу, особі мають роз’яснити порядок його підтвердження, у тому числі можливість встановлення періоду перебування у трудових відносинах у судовому порядку.

Тобто держава поступово переходить до моделі, за якої Пенсійний фонд не лише перевіряє подані людиною документи, а й використовує доступні державні інформаційні ресурси та сприяє отриманню відсутніх документів.

А як підтверджувати стаж, якщо немає трудової книжки?

Особливі правила передбачені для періодів роботи до впровадження системи персоніфікованого обліку.

Якщо в Реєстрі застрахованих осіб немає відомостей про трудову діяльність особи в електронній формі, основним документом для підтвердження стажу за такі періоди є трудова книжка. Але якщо трудової книжки немає, записи в ній відсутні, неповні, неправильні або неточні, закон передбачає можливість використання інших доказів.

Зокрема, можуть враховуватися:

• дані Реєстру застрахованих осіб;
• довідки, виписки з наказів, особові рахунки та відомості про виплату заробітної плати;
• документи, що підтверджують банківські операції щодо нарахування або виплати заробітної плати;
• письмові трудові договори та угоди;
• документи, видані за місцем роботи, служби, навчання;
• архівні документи;
• показання не менше двох свідків — у випадках та порядку, визначених Кабінетом Міністрів України;
• рішення суду про встановлення періоду перебування у трудових відносинах та характеру виконуваної роботи.

Це особливо важливо для людей, чиї документи були втрачені через бойові дії, знищення підприємств, втрату архівів або інші обставини.

Що це означає для людини на практиці?

Нові правила можна умовно звести до кількох важливих принципів:

• Було: людина змушена самостійно збирати документи, навіть якщо відповідна інформація вже містилася у державних реєстрах.
• Стало: якщо необхідні відомості є в електронних реєстрах, вимагати від людини додаткового паперового підтвердження таких даних не можна.
  
  
• Було: несплата роботодавцем ЄСВ могла створювати ризик неврахування відповідного періоду.
• Стало: за визначених законом умов період роботи може бути зарахований до страхового стажу навіть за фактичної несплати внесків роботодавцем.
  
  
• Проблема: відсутність документів про роботу могла ускладнити підтвердження стажу.
• Тепер: закон прямо передбачає додаткові способи підтвердження стажу, а в окремих випадках — можливість встановити період трудових відносин у судовому порядку.

Перевіряйте свій страховий стаж

Попри спрощення процедур, працівникам не варто чекати моменту виходу на пенсію, щоб перевірити інформацію про свою трудову діяльність. Відомості про страховий стаж та сплату ЄСВ є надзвичайно важливими для майбутнього пенсійного забезпечення. Тому варто завчасно перевіряти інформацію, яка міститься у Реєстрі застрахованих осіб, та звертати увагу на можливі розбіжності.

Якщо певний період роботи не відображений або містить помилки, краще з’ясувати причину та подбати про підтвердження необхідних відомостей заздалегідь.

Головне — працівник не повинен втрачати свої права через проблеми, які виникли не з його вини. Нові законодавчі зміни посилюють захист пенсійних прав застрахованих осіб.

Вони передбачають ширше використання державних електронних реєстрів, зменшують потребу в паперових довідках, надають Пенсійному фонду додаткові повноваження щодо отримання необхідної інформації та допомоги у витребуванні документів.

Водночас особливо важливо, що заборгованість роботодавця зі сплати ЄСВ за визначених законом умов не повинна позбавляти працівника можливості зарахувати відповідний період роботи до страхового стажу для визначення права на пенсію за віком.

Знання своїх пенсійних прав, своєчасна перевірка страхового стажу та збереження документів про трудову діяльність — найкращий спосіб подбати про своє майбутнє пенсійне забезпечення.

Вас може зацікавити
	Є-зразок «Все про трудові книжки: зразки наказів та записів, алгоритми» Добірка з 4 тематичних частин:      1. Приймаємо працівників      2. Звільняємо працівників      3. Виправляємо помилки      4. Ведення трудових книжок Надані зразки наказів та приклади записів про прийняття, звільнення, виправлення; підготовка до оцифрування. PDF-формат. Можна придбати окремо частину або комплектом. Придбати