Діють оновлені правила підтвердження страхового стажу
Новини
03.08.2026
Діють оновлені правила підтвердження страхового стажу
2 серпня 2026 року набрав чинності Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» щодо підтвердження страхового стажу» від 09.04.2026 р. № 4851-IX (далі — Закон № 4851).
Трансформація пенсійної системи в Україні виходить на рівень максимальної цифровізації, позбавляючи громадян необхідності збирати численні архівні довідки. Новий Закон № 4851 переглядає підхід до підтвердження страхового стажу, роблячи акцент на автоматизації та взаємодії державних реєстрів.
Для бізнес-спільноти та фахівців з обліку ці зміни означають не лише спрощення процедур, а й нові правила відповідальності за збереження даних про трудову діяльність.
Реєстри замінять папери
Однією з найважливіших новацій є пряма заборона органам Пенсійного фонду вимагати від особи документи, якщо відповідна інформація вже міститься в публічних електронних реєстрах. Це закріплено в оновленій нормі Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV. Тепер тягар пошуку даних лягає на державні органи, які зобов’язані отримувати відомості через електронну інформаційну взаємодію.
Для бізнесу це означає підвищену відповідальність за якість даних, які передаються до реєстру застрахованих осіб. Помилки у звітності з ЄСВ або несвоєчасне подання даних можуть вплинути на страховий стаж працівників і, відповідно, на їхні соціальні права.
Для кадровиків та бухгалтерів це означає:
зменшення навантаження щодо видачі архівних довідок про заробітну плату за минулі періоди;
необхідність забезпечення 100% коректності даних у звітності, оскільки саме на основі публічних реєстрів відбуватиметься автоматичне призначення пенсій;
підвищення ролі електронного кабінету платника, через який ПФУ інформуватиме про відсутність даних.
Стаж у разі заборгованості: захист інтересів працівника
Важливе нововведення — можливість зарахування до страхового стажу періодів роботи, за які не було сплачено ЄСВ, але роботодавець подав звітність і нарахував внески не менше мінімального рівня. Це створює додаткові гарантії для працівників, але водночас може стати предметом перевірок для роботодавців із заборгованістю.
Ця новація змінює логіку відносин між державою та бізнесом: відповідальність за несплату внесків залишається на підприємстві, але вона більше не позбавляє найманого працівника права на пенсійне забезпечення. Бухгалтерам варто врахувати, що подана звітність тепер є ключовим гарантом стажу працівників навіть у кризові періоди для компанії. Тобто для бухгалтерів це сигнал посилити контроль за нарахуванням і сплатою ЄСВ, а також за правильністю поданої звітності. Аудиторам варто враховувати ці аспекти під час перевірок, адже питання страхового стажу дедалі більше пов’язується з якістю фінансових даних підприємства.
Як підтвердити стаж без трудової книжки?
Закон № 4851 деталізує перелік документів, які стають «рятівним колом» у разі відсутності записів у трудовій книжці або даних у системі персоніфікованого обліку. Доказовою базою надалі визнаватимуть:
дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
наявні в особи документи, виписки або довідки, складені на основі даних, наявних у системах підприємств, установ, організацій, а також довідки, виписки із наказів, особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати, документи, що підтверджують банківські транзакції щодо нарахування (виплати) зарплати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори й угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, що містять відомості про періоди роботи;
інші документи, видані за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами;
показання не менше двох свідків, які знали заявника по спільній з ним роботі (у випадках та порядку, визначених Кабінетом Міністрів України);
рішення суду про встановлення періоду перебування у трудових відносинах та характеру виконуваної роботи.
Для податкових консультантів та ФОПів це сигнал про важливість збереження банківських виписок та цифрових слідів виплат як вагомого юридичного аргументу.
ФОП також мають урахувати нові підходи: відсутність сплати ЄСВ або помилки у звітності можуть вплинути на їхній власний страховий стаж. Водночас електронні сервіси спрощують підтвердження даних без додаткових звернень.
Висновок
Закон № 4851 для бізнесу означає необхідність ще ретельніше стежити за повнотою поданої звітності, адже вона стане основним джерелом для автоматичних виплат. Водночас розширення переліку доказів стажу, включаючи банківські дані, дає підприємствам і громадянам більше інструментів для захисту своїх соціальних прав у спірних ситуаціях.
Вас може зацікавити
Журнал «КАДРОВИК.UA»
Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме:
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама