Чи потрібно при формуванні особової справи працівника долучати до неї особовий листок з обліку кадрів та особову картку працівника П-2?

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі — установи).

Правила № 1000/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.

Відповідно до пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):

• заява про прийняття на роботу;
• письмовий трудовий договір (контракт);
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
• особовий листок з обліку кадрів;
• доповнення до особового листка з обліку кадрів;
• автобіографія;
• копія паспорта;
• копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
• копія військового квитка (у разі наявності);
• копії документів про освіту;
• копії документів про науковий ступінь;
• копії документів про вчене звання;
• заяви про переведення на іншу роботу (посаду);
• заяви про сумісництво;
• зміну біографічних даних;
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду);
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про сумісництво;
• копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
• копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
• характеристики;
• копії документів про підвищення кваліфікації;
• копії документів про стажування;
• копії документів про заохочення (нагородження, преміювання);
• документи з атестації;
• заява про звільнення з роботи;
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

Отже, Правила № 1000/5 встановлюють виключний перелік документів, що групуються в особових справах.

Оскільки в цьому переліку відсутня особова картка працівника, зберігати її в особовій справі не можна.

Своєю чергою, на працівників, прийнятих на роботу з 1 січня 2010 року, мають вестися особові картки за формою, затвердженою спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. № 495/656, незалежно від форми власності роботодавця та працевлаштування працівника (за основним місцем роботи чи за сумісництвом).

Особова картка працівника — типова форма № П-2 є однією з важливих форм первинного обліку. В особовій картці реалізовано обов’язки роботодавця щодо:

• ведення обліку відпусток (ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР);
  
  
• ознайомлення із записами у трудовій книжці працівника (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 р. № 58; далі — Інструкція № 58);
  
  
• підтвердження видачі трудової книжки працівнику при звільненні (п. 7.1 Інструкції № 58) тощо.

Особова картка на сьогодні є обов’язковим документом в кадровому діловодстві.

Отже, на підставі зазначених документів та з огляду на зміст і призначення особової картки, вона повинна вестися починаючи з прийняття працівника на роботу. Однак, зберігання Особових карток працівників має здійснюватися окремо від особових справ працівників. Для цього необхідно завести окрему справу «Особові картки працівників».

Таким чином, особовий листок з обліку кадрів долучається до особової справи, а особова картка працівника — ні.

Вас може зацікавити
	Кадрова система «КАДРИ.UA» Сучасна система кадрових рішень від бренду № 1 на ринку України «КАДРОВИК.UA» Створена за участі кадровиків-практиків Доступ до системи 24/7 Містить гарячу стрічку щоденних змін у законодавстві Надає безліміт консультацій від провідних експертів редакції Має зрозумілий інтерфейс системи та власного кабінету. Все зручно та під рукою Активувати доступ

Вадим Будніков