Процеси документування господарської діяльності в Україні виходять на новий рівень стандартизації завдяки рішенню Міністерства юстиції України. Прийнятий наказ Мінюста «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи» від 09.07.2026 р. № 1860/5 (далі — Наказ № 1860/5) пропонує юридичним особам готові шаблони для ведення внутрішнього діловодства та кадрового обліку.

Довгий час підприємства самостійно розробляли бланки наказів, актів та протоколів, що нерідко призводило до помилок чи суперечок із перевіряючими органами. Офіційне затвердження зразків покликане встановити єдині орієнтири для бізнес-середовища. Для підприємств це можливість упорядкувати внутрішнє діловодство та зменшити кількість формальних помилок під час оформлення кадрових і управлінських документів.

Оприлюднений перелік містить 42 уніфіковані форми, які охоплюють ключові етапи життєдіяльності компанії. До цього списку увійшли шаблони наказів про прийняття на роботу, звільнення, надання відпусток, переведення на іншу посаду, а також форми протоколів засідань колегіальних органів та різноманітних актів.

Оскільки ці документи складають основу кадрового обліку, їх правильне оформлення безпосередньо впливає на права та обов’язки підприємств та громадян у сфері трудових відносин. Використання офіційно схвалених описів і реквізитів дає змогу уникнути неоднозначного трактування змісту внутрішніх розпоряджень.

Найважливіший практичний момент полягає в тому, що форми є саме примірними. Вони не замінюють власні форми документів підприємства та не встановлюють обов’язку повністю перейти на нові шаблони. Водночас використання уніфікованих форм або їх адаптація під потреби підприємства допоможе привести внутрішні документи у відповідність до сучасних вимог діловодства та спростить підготовку документів під час кадрових перевірок, внутрішнього аудиту або судового розгляду трудових спорів.

Для бухгалтерів Наказ № 1860/5 має опосередковане значення. Він не змінює правила бухгалтерського обліку, порядок складання первинних документів, фінансової чи податкової звітності. Однак значна частина кадрових документів є підставою для нарахування заробітної плати, відпускних, компенсацій, відряджень та інших виплат. Тому використання структурованих форм може зменшити ризик помилок у документах, які підтверджують господарські операції та трудові відносини.

Водночас для бухгалтерів, які ведуть кадрове діловодство за сумісництвом, або працюють на невеликих підприємствах, поява офіційних форм спрощує рутинну роботу, оскільки знімає потребу витрачати час на самостійне конструювання легітимних бланків.

Кадровим службам і юристам доцільно проаналізувати чинні локальні документи підприємства. Якщо власні шаблони істотно відрізняються від примірних форм або не містять необхідних реквізитів, їх варто оновити. При цьому необхідно враховувати вимоги Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX, КЗпП, а також Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Оновлені форми потрібно затвердити внутрішнім наказом по підприємству, щоб кадровики та секретарі могли офіційно використовувати їх у щоденній практиці.

Сам Наказ № 1860/5 не скасовує права підприємства застосовувати власні форми документів, якщо вони відповідають законодавству.

Висновок

• Наказ № 1860/5 не встановлює нових обов’язкових правил для бізнесу, але пропонує єдині сучасні шаблони найпоширеніших документів юридичних осіб.
  
  
• Для кадровиків і бухгалтерів це насамперед практичний інструмент для оновлення внутрішнього документообігу.
  
  
• Підприємствам варто оцінити власні шаблони документів і визначити, чи доцільно адаптувати їх до примірних форм, щоб спростити подальшу роботу та мінімізувати формальні недоліки оформлення.
  
  
• Рекомендаційний статус документа дає бізнесу свободу дій, але ігнорування затверджених стандартів може підвищити ризик виникнення технічних помилок в актах чи кадрових наказах.

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання

Алла Король