Оформлення працівника на роботу в Україні — це не лише підписання трудового договору чи видання наказу. Одним із ключових обов’язків роботодавця (страхувальника) є подання повідомлення про прийняття працівника на роботу до органів ДПС. Саме цей етап часто стає предметом перевірок та штрафів.

Подавати повідомлення повинні всі страхувальники, незалежно від форми власності, які використовують найману працю.

Обов’язок поширюється на всіх працівників, з якими укладаються трудові договори.

Це питання регулюють:

• Кодекс законів про працю України (частина 3 статті 24);
• постанова Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413;
• нормативні акти ДПС щодо електронного подання звітності;
• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» — при поданні через КЕП.

Коли подається повідомлення?

Повідомлення подається до початку роботи працівника.

Тобто алгоритм має бути таким:

1. Видання наказу (розпорядження) про прийняття.
2. Подання повідомлення до ДПС.
3. Допуск працівника до роботи.

Якщо працівник фактично приступив до роботи раніше, ніж подано повідомлення, це може розцінюватися як порушення законодавства про працю.

Яким способом подається повідомлення?

Роботодавець може подати повідомлення:

• засобами електронного зв’язку з КЕП;
• на паперових носіях разом з електронною копією;
• лише на папері — якщо трудові договори укладено не більш як із п’ятьма працівниками.

Найчастіше роботодавці використовують електронний кабінет платника податків або бухгалтерські програми.

Які дані зазначаються?

У повідомленні вказуються:

• дані роботодавця;
• дані працівника;
• номер і дата наказу;
• дата початку роботи;
• тип повідомлення (початкове, скасовуюче тощо).

Важливо уважно перевіряти інформацію, адже помилки можуть спричинити необхідність подання скасовуючих документів.

Чи потрібно подавати повідомлення під час воєнного стану?

Так. Воєнний стан не скасував обов’язок подавати повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Навіть якщо працівника приймають:

• без конкурсної процедури;
• за строковим трудовим договором;
• на період заміщення;
• дистанційно чи за сумісництвом,

роботодавець все одно має подати повідомлення до ДПС до фактичного допуску до роботи.

Яка відповідальність за неподання?

За неподання або несвоєчасне подання повідомлення про прийняття працівника на роботу може наставати фінансова та адміністративна відповідальність.

Чим передбачений штраф?

Основна норма — стаття 265 Кодексу законів про працю України.

Відповідальність застосовується органами Держпраці.

Який саме штраф?

1. Якщо трудові відносини оформлені, але повідомлення не подано, коли:

• є наказ про прийняття;
• укладений трудовий договір;
• нараховується зарплата;
• сплачуються податки та ЄСВ,

але роботодавець не подав повідомлення до ДПС — це зазвичай кваліфікують як «інші порушення трудового законодавства».

У такому випадку штраф:

• 1 мінімальна заробітна плата за кожне порушення;
• при повторному порушенні протягом року — 2 мінімальні зарплати.

2. Якщо працівника допустили до роботи без оформлення та:

• працівник фактично працює;
• трудовий договір не оформлений;
• або немає наказу;
• або працівника допустили до роботи «в тіньовому» режимі,

тоді застосовується більш сувора санкція: 10 мінімальних заробітних плат за кожного працівника (для платників єдиного податку першої — третьої груп, застосовується попередження).

Важливий нюанс із судової практики

Суди неодноразово звертали увагу: неподання повідомлення саме по собі ще не означає, що трудові відносини не оформлені.

Тому штраф у 10 мінімальних зарплат не завжди є законним, якщо роботодавець може підтвердити:

• наказ;
• трудовий договір;
• табелі;
• виплату зарплати;
• сплату ЄСВ.

Адміністративна відповідальність

Окремо посадових осіб або ФОП можуть притягнути до відповідальності за статтею 41 КУпАП, яка передбачає адміністративний штраф за порушення трудового законодавства.

Крім штрафів, роботодавець може отримати:

• припис Держпраці;
• адміністративну відповідальність посадових осіб;
• судові спори щодо трудових відносин;
• проблеми з підтвердженням страхового стажу працівника.

Важливий нюанс для роботодавців

Повідомлення про прийняття працівника не замінює:

• наказ про прийняття;
• трудовий договір;
• ведення кадрової документації;
• подання звітності щодо ЄСВ та зарплати.

Це окремий обов’язковий елемент належного оформлення трудових відносин.

Висновок

Подання повідомлення про прийняття працівника на роботу — це базова, але критично важлива вимога трудового законодавства. Саме вона підтверджує офіційний початок трудових відносин та захищає як працівника, так і роботодавця.

В умовах посиленого контролю за легалізацією праці роботодавцям варто особливо уважно ставитися до строків і правильності подання таких повідомлень, адже навіть формальна помилка може коштувати дорого.

Вас може зацікавити
	Кадрова система «КАДРИ.UA» Сучасна система кадрових рішень від бренду № 1 на ринку України «КАДРОВИК.UA» Створена за участі кадровиків-практиків Доступ до системи 24/7 Містить гарячу стрічку щоденних змін у законодавстві Надає безліміт консультацій від провідних експертів редакції Має зрозумілий інтерфейс системи та власного кабінету. Все зручно та під рукою Активувати доступ