Як правильно закрити справу: за роками чи поки не буде підшито 250 аркушів? Якщо видається документ зі справи, чи є таке поняття, як «картка заміщення»? Чи допускається долучення до справи документів у файлі?

Закриття справи за роками чи поки не буде підшито 250 аркушів?

Упродовж року в установі діловодною службою (централізовано) або по структурних підрозділах (децентралізовано) здійснюється формування справ, тобто виконані документи групуються у папки чи теки відповідно до номенклатури справ. Справа вважається заведеною після включення до неї хоча б одного документа.

Наприкінці діловодного року або на початку наступного року здійснюється оформлення цих справ. Тут слід пам’ятати, що оформлення справ може бути: повне або часткове (спрощене).

Звертаємо увагу, що документи зазвичай групуються за один діловодний рік. Підшиватися будуть лише справи з постійним і тривалим строком зберігання, залежно від кількості аркушів, яка була заведена за рік.

Під час оформлення справ не потрібно орієнтуватися виключно на кількість аркушів, адже цінність справи визначається передусім походженням та змістом.

Однак є справи, які становлять виняток, і формуються за декілька років: це перехідні справи, судові та особові справи, історії хвороб тощо. Наприклад, особова справа працівника формується упродовж усього періоду його роботи в установі (поповнюється з року в рік), а в разі звільнення оформлюється остаточно та підшивається.

Іноді особові справи звільнених формуються не як окрема одиниця (на конкретного працівника), а в одну справу згруповано по кілька працівників. У такому разі, залежно від кількості аркушів, документи справи можуть бути вміщені в один том, а можуть формуватися у кілька томів (це залежить від кількості працівників та їх трудового періоду). За таких обставин кожен із томів не може перевищувати 250 аркушів, але може бути й менше.

Чи є таке поняття, як «картка заміщення» у разі видачі документа зі справи?

Справи в установі можуть видаватися у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів (здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу), а також іншим установам (з письмового дозволу керівника установи).

На видану справу складається картка-замінник за формою, наведеною у додатку 12 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Відповідно до абзацу третього пункту 5 глави 3 розділу IV Правил № 1000/5, не дозволяється видавати у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи окремі документи зі справ.

Картка-замінник складається на справу в цілому і не може складатися на окремий документ чи на декілька документів.

Відповідно до пункту 14 розділу І Правил № 1000/5, можливе вилучення окремих документів справи, зокрема оригіналів, на підставі ухвали слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом України. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів в установі обов’язково залишаються належним чином засвідчені копії цих документів. Такі документи підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.

У разі запиту від працівника або сторонньої установи на окремий документ справи, яка зберігається в архіві установи, виготовляється архівна копія, яка також засвідчується належним чином.

Чи допускається долучення до справи документів у файлі?

Протягом року документи в установі формуються відповідно до номенклатури справ. За цей період можливе долучення чернеток, дублетних примірників, а також документів у файлах.

Проте під час оформлення справ на архівне зберігання файли в обов’язковому порядку вилучаються. Це стосується документів постійного і тривалого (понад 10 р.) строку зберігання.

Документи зі справ із тимчасовим строком зберігання (1 р., 3 р., 5 р., 10 р.) можуть і надалі зберігатися у файлах.

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання