Працівник пройшов медичний огляд під час працевлаштування. Висновок медичної комісії додають до особової справи працівника (і долучають до опису) чи такі висновки групують окремо?

Відповідно до пунктів 11 та 13 розділу ІІІ Порядку організації та проведення обов’язкових медичних оглядів працівників певних категорій, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров’я України від 08.09.2025 р. № 1393 (далі — Наказ № 1393), під час прийняття на роботу осіб, які належать до категорій, визначених пунктом 2 розділу І цього Порядку, роботодавець надає направлення на ОМО (далі — направлення) за формою, наведеною у додатку 3 до зазначеного Порядку. За результатами попереднього медичного огляду працівник отримує оформлене медичною комісією направлення з висновком щодо профпридатності та заповнену форму первинної облікової документації № 025-9/о «Довідка № ___ про проходження обов’язкового медичного огляду працівника», затверджену Наказом № 1393 (далі — форма № 025-9/о). Направлення працівник повертає роботодавцю, форму № 025-9/о надає лікарю первинної медичної допомоги, з яким укладено декларацію про вибір лікаря, який надає первинну медичну допомогу. Працівник має право ознайомлюватися з медичною інформацією, внесеною до електронної системи охорони здоров’я, щодо проведеного медичного огляду. На основі висновку медичної комісії роботодавець ухвалює відповідне рішення.

Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), установлено єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі — підприємство). Правила № 1000/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами.

Відповідно до пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника на підприємстві, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):

• заява про прийняття на роботу;
• письмовий трудовий договір (контракт);
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
• особовий листок з обліку кадрів;
• доповнення до особового листка з обліку кадрів;
• автобіографія;
• копія паспорта;
• копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
• копія військового квитка (у разі наявності);
• копії документів про освіту;
• копії документів про науковий ступінь;
• копії документів про вчене звання;
• заяви про переведення на іншу роботу (посаду);
• заяви про сумісництво;
• заяви про зміну біографічних даних;
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду);
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про сумісництво;
• копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
• копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
• характеристики;
• копії документів про підвищення кваліфікації;
• копії документів про стажування;
• копії документів про заохочення (нагородження, преміювання);
• документи з атестації;
• заява про звільнення з роботи;
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.

Правилами № 1000/5 установлено вичерпний перелік документів, що групуються в особових справах. Долучення до особової справи направлення та висновку медичної комісії не передбачено.

У статті 716 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578/5), зазначено, що документи (плани, довідки, картки, списки, графіки, листи) про періодичні медичні огляди зберігаються 3 роки. А в примітці до статті 493 цього ж Переліку вказано, що медичні довідки зберігаються 3 роки після звільнення працівника. Статтями 493–495 Переліку № 578/5 визначено, що строк зберігання особових справ працівників після їх звільнення становить 75 років. Різний строк зберігання медичних довідок та особових справ також підтверджує те, що медичні довідки не долучаються до особової справи працівника.

Отже, документи про проходження обов’язкових медичних оглядів працівників (зокрема, направлення та висновок медичної комісії) не долучаються до особових справ працівників. Зазначені документи можна групувати в окрему справу. У такому випадку доречно розробити на підприємстві локальний нормативний акт, яким регулюватимуться питання проходження медичних оглядів та визначатиметься місце зберігання відповідних документів.

Вас може зацікавити
	Кадрова система «КАДРИ.UA» Сучасна система кадрових рішень від бренду № 1 на ринку України «КАДРОВИК.UA» Створена за участі кадровиків-практиків Доступ до системи 24/7 Містить гарячу стрічку щоденних змін у законодавстві Надає безліміт консультацій від провідних експертів редакції Має зрозумілий інтерфейс системи та власного кабінету. Все зручно та під рукою Активувати доступ

Марина Вруцька