Письмова форма та електронна альтернатива

В умовах воєнного стану питання легалізації праці українців, які виїхали за кордон, набуло особливої гостроти. Базовим правилом українського законодавства є те, що в разі дистанційної роботи письмова форма трудового договору є обов’язковою. Це закріплено в ст. 24 КЗпП.

Проте законодавство воєнного стану вносить свої корективи. Відповідно до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX сторони мають право за взаємною згодою самостійно визначати форму договору. Це відкриває шлях до використання електронних документів, які прирівнюються до письмової форми за умови дотримання правил електронного документообігу. Таким чином, роботодавець і працівник отримують правову можливість уникнути паперової тяганини, що є критичним при великій географічній відстані між сторонами.

Важливою умовою такої дистанційної співпраці є те, що роботодавець повинен бути зареєстрований в Україні, а самі трудові відносини мають регулюватися виключно українським законодавством, незалежно від країни фактичного перебування працівника.

Типова форма як гарантія захищеності сторін

Щоб уникнути правових помилок, необхідно використовувати типову форму трудового договору про дистанційну роботу, яка затверджена наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України «Про затвердження типових форм трудових договорів про надомну та дистанційну роботу» від 05.05.2021 р. № 913-21 (далі — Наказ № 913-21). Використання цієї форми забезпечує дотримання норм ст. 9 КЗпП, яка забороняє погіршувати становище працівника порівняно з чинним законодавством.

Ключові аспекти, які мають бути відображені в тексті договору:

• Дистанційний характер роботи: чітке зазначення, що обов’язки виконуються поза межами приміщення роботодавця.
  
  
• Географія перебування: за наявності інформації варто вказувати країну або конкретну адресу, з якої працівник виходить на зв’язок.
  
  
• Комунікаційні протоколи: деталізація того, як саме сторони обмінюватимуться завданнями та результатами роботи.
  
  
• Облік та звітність: встановлення режиму робочого часу та способів контролю за виконанням функцій.
  
  
• Матеріальне забезпечення: визначення того, хто надає обладнання (ноутбук, програмне забезпечення) та чи передбачена компенсація витрат на інтернет або електроенергію.

Наслідки для бізнесу та зони відповідальності

Перехід на дистанційне оформлення працівників за кордоном має прямі наслідки для операційної діяльності компанії. Відсутність вимоги щодо особистої присутності працівника значно розширює ринок талантів для українських компаній.

Водночас головним обов’язком роботодавця залишається повідомлення ДПС про прийняття працівника на роботу. Це повідомлення має бути надіслано до фактичного початку виконання працівником своїх обов’язків у загальному порядку, встановленому законодавством.

Договір вважається укладеним лише після того, як обидві сторони наклали свої кваліфіковані електронні підписи (КЕП). Кожна сторона зобов’язана зберігати свій примірник електронного документа та підтвердження накладення підпису.

Якщо працівник постійно перебуває за кордоном, роботодавцю доцільно звернути увагу також на можливі податкові та міграційні особливості держави перебування працівника, зокрема щодо легальності виконання роботи на території іншої країни та можливого виникнення податкових зобов’язань.

Як оформити «закордонного» дистанційника

Роботодавцю необхідно:

1. Розробити електронний проєкт договору на основі типової форми Наказу № 913-21 у зручному форматі (PDF або DOCX).
   
   
2. Погодити канали взаємодії, тобто вибрати сервіси для обміну документами (це можуть бути спеціалізовані платформи або застосунок Дія), а також зафіксувати електронні адреси та месенджери, які використовуватимуться для офіційної комунікації.
   
   
3. Роботодавцю (та працівнику!) необхідно переконатися в наявності чинних сертифікатів електронного підпису. Працівник може використовувати український КЕП навіть перебуваючи в іншій державі. Електронне підписання розпочинається з накладення підпису роботодавцем, після чого файл надсилається працівнику для фінального завірення.
   
   
4. На підставі підписаного договору видати наказ про прийняття на роботу, з яким працівника ознайомлюють дистанційно через погоджені канали.
   
   
5. Забезпечити належне зберігання електронних файлів та метаданих про підписи відповідно до вимог щодо зберігання кадрової документації.

Важливо пам’ятати, що воєнний стан дає змогу сторонам домовлятися про будь-які доступні способи комунікації, що значно спрощує процес обміну наказами та повідомленнями.

Отже, фізична відсутність працівника в Україні не є перешкодою для легального працевлаштування. Головними інструментами для бізнесу стають цифрова свідомість, використання типових форм та надійна система електронної комунікації, що дозволяє залишатися в правовому полі України навіть за тисячі кілометрів від офісу.

Найпоширеніші запитання

Чи обов’язково працівнику особисто приїжджати в Україну для підписання трудового договору, якщо він працюватиме дистанційно з-за кордону?

Ні, особиста присутність працівника для підписання документів не вимагається, якщо роботодавець і працівник погодили використання електронної комунікації та електронного підпису. Чинне законодавство України дозволяє оформити такі трудові відносини дистанційно, зокрема шляхом укладення договору в електронній формі. У період дії воєнного стану сторони мають право за взаємною згодою самостійно визначати форму трудового договору, що дає змогу використовувати електронні документи з дотриманням вимог щодо електронного документообігу.

Яку форму договору варто використовувати та які специфічні умови в ньому прописати?

Для оформлення відносин доцільно використовувати типову форму трудового договору про дистанційну роботу, затверджену Наказом № 913-21. У тексті договору, окрім стандартних умов, рекомендується окремо передбачити:

• підтвердження того, що робота виконується саме дистанційно;
• країну або конкретну адресу, де фактично перебуватиме працівник;
• чіткий порядок електронної взаємодії (канали зв’язку, використання КЕП тощо);
• режим робочого часу, порядок звітування та умови забезпечення працівника необхідним обладнанням чи компенсацію витрат.

Яким є покроковий алгоритм легального оформлення такого працівника?

Процес оформлення складається з таких ключових етапів:

1. Підготовка та підписання. Роботодавець готує проєкт договору за типовою формою, підписує його своїм КЕП і надсилає працівнику. Працівник, перебуваючи за кордоном, накладає свій КЕП (він може використовувати український КЕП за наявності сертифіката) і повертає підписаний файл.
   
   
2. Видання наказу. На підставі договору роботодавець видає наказ про прийняття на роботу, з яким ознайомлює працівника електронним способом.
   
   
3. Повідомлення ДПС. Роботодавець зобов’язаний надіслати повідомлення про прийняття працівника податківцям у загальному порядку до того, як працівник почне виконувати обов’язки.
   
   
4. Зберігання. Обидві сторони мають зберігати власні примірники електронного договору та підтвердження накладення підписів.

Вас може зацікавити Книга обліку наказів з персоналу Придбати Журнал «КАДРОВИК.UA» Придбати Книга обліку щорічних і додаткових відпусток Придбати

Майя Мальцева