Знищення документації підприємства внаслідок бойових дій є надзвичайною ситуацією, яка потребує чіткого алгоритму дій для відновлення втрачених документів. З’ясуємо, як саме це зробити та які важливі моменти врахувати.

Законодавством не визначено алгоритму дій для відновлення втрачених документів. Навпаки, у ч. 1 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX прописано:

«1. У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів на територіях активних та можливих бойових дій, перелік яких затверджений у порядку, встановленому законодавством, визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці».

Тобто законодавство в умовах воєнного стану надає роботодавцю певну свободу у виборі процедур відновлення, але при цьому він має самостійно подбати про належну організацію кадрового діловодства й забезпечити ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи й обліку витрат на оплату праці. Про такий обов’язок роботодавця мова йде і в ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР.

Поновлення документів: із чого розпочати

Насамперед у разі пожежі, спричиненої збройною агресією рф, першочерговим завданням є фіксація факту знищення майна та документів, тому керівник підприємства має подати заяву до поліції про вчинення кримінального правопорушення й отримати витяг із Єдиного реєстру досудових розслідувань.

У разі пожежі також потрібно отримати відповідний акт від Державної служби з надзвичайних ситуацій.

Зрозуміло, що в разі надзвичайної ситуації (обстріл, вибух, пожежа тощо) підприємство втрачає не лише кадрові документи і процедура поновлення стосуватиметься всієї документації.

Керівник має наказом створити комісію, яка повинна встановити перелік всієї втраченої документації.

Зразок ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ОМЕГА» НАКАЗ 03.06.2026 м. Київ № 45/од Про створення комісії для встановлення переліку документів, втрачених унаслідок обстрілу та пожежі У зв’язку з надзвичайною ситуацією воєнного характеру, а саме обстрілом та подальшою пожежею, що відбулися 02 червня 2026 року за адресою: __________, та з метою фіксації факту знищення (пошкодження) документів підприємства, визначення їх вичерпного переліку та підготовки відповідних актів, НАКАЗУЮ: 1. Створити комісію з проведення розслідування та встановлення переліку втрачених документів у складі: голова комісії: Петренко І. В. — заступник директора; члени комісії: Сидоренко М. п. — головний бухгалтер; Коваленко О. О. — начальник відділу кадрів; Васильєв С. М. — юрисконсульт; Грищенко А. В. — відповідальний за діловодство (архів). 2. Визначити для комісії такі завдання: 2.1. Провести обстеження приміщень, які постраждали від обстрілу та пожежі, з метою первинної оцінки масштабів втрати документального фонду. 2.2. Установити вичерпний перелік документів (управлінських, кадрових, фінансово-господарських, первинних бухгалтерських тощо), які зберігалися в постраждалих приміщеннях і були повністю знищені або суттєво пошкоджені без можливості відновлення. 2.3. Зіставити наявні дані електронних баз даних, реєстрів, описів справ і журналів реєстрації для точної ідентифікації втрачених паперових носіїв. 2.4. Скласти Перелік (Опис) втрачених документів із зазначенням їх назв, дат, номерів (за можливості) та періодів, яких вони стосувалися. 2.5. Оформити Акт про знищення документів, підписаний усіма членами комісії, та подати його на затвердження керівнику в строк до 05 червня 2026 року. 2.6. Підготувати пропозиції та план заходів щодо можливості й порядку відновлення втрачених документів (шляхом направлення запитів до контрагентів, податкових органів, банківських установ, архівних установ тощо). 3. Комісії у своїй роботі керуватися чинним законодавством України, зокрема Порядком виконання невідкладних робіт щодо ліквідації наслідків збройної агресії Російської Федерації та Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів. 4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.  Директор  Кравчук Петро КРАВЧУК  З наказом ознайомлені:

Які кадрові документи необхідно поновити?

Фактично насамперед потрібно подбати про поновлення базового пакета документів, якими визначено та зафіксовано умови трудових відносин — штатний розпис, трудові договори, правила внутрішнього трудового порядку тощо.

Штатний розпис є організаційним документом, який визначає структуру, штат і посадові оклади (тарифні ставки). Його відновлення є найпростішим, оскільки інформацію зазвичай легко отримати з електронних баз чи програм автоматизації обліку та звітності. Вирішення цього завдання буде значно легшим, якщо на підприємстві зберігся файл із текстом штатного розпису (на флешці, в електронній пошті чи у хмарі). Якщо ні, то доведеться розробити текст заново.

На основі знайдених і поновлених даних готують текст штатного розпису.

Якщо оригінал наказу, яким затверджували штатний розпис, знищено, то керівник видає новий наказ з основної діяльності про затвердження штатного розпису. У самому тексті штатного розпису доцільно вказати про затвердження штатного розпису та введення його в дію замість знищеного внаслідок обстрілу та пожежі.

Правила внутрішнього трудового розпорядку також легко поновити, якщо зберігся файл із текстом. Якщо ні, то доведеться розробити новий текст ПВТР, погодити його з профспілкою чи представником трудового колективу (ст. 142 КЗпП) і ввести в дію наказом, з яким варто ознайомити працівників.

Відновлення трудових договорів залежить від їх форми договору (письмова чи усна) та наявності копій у працівників. Якщо з працівниками укладали письмові договори, то працівники можуть надати свої примірники, на підставі яких роботодавець може поновити свої примірники. Керівник підприємства (або уповноважена ним особа, зокрема працівник кадрової служби) робить напис «Згідно з оригіналом», підписує та вказує дату.

Якщо обидва оригінали знищено (втрачено), то сторони можуть укласти договір заново або оформити дублікат на основі даних наказів про прийняття, інформацію про які можна знайти в поданих додатках Д5 до Податкових розрахунків.

У разі якщо на підприємстві немає (або не зберіглася електронна база з реквізитами кадрових наказів), то накази про прийняття на роботу також можна відновити на підставі даних, указаних у додатках Д5 до Податкових розрахунків.

За потреби через портал ПФУ можна сформувати запити на отримання електронних документів (витягів), які підтверджують страховий стаж і дохід працівників.

Ситуація з трудовими книжками залежить від того, коли працівник був прийнятий на роботу.

Якщо трудові книжки вже були оцифровані, то основним джерелом інформації про стаж тепер є дані електронної трудової книжки. Електронний облік трудової діяльності запроваджено з 10.06.2021 після внесення змін до КЗпП у частині нових правил обліку трудової діяльності працівника. Докладно ми розповідали про це в статті «Електронна трудова книжка: вимоги для роботодавця».

Але, незважаючи на цифровізацію, у роботодавця зберігається обов’язок щодо збереження паперових трудових книжок працівників, прийнятих до 10.06.2021, якщо вони не були видані працівникам. Тому якщо оригінали, які зберігалися в роботодавця, знищені, працівник має право вимагати видачі дубліката трудової книжки. Процедура видачі дубліката регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58.

Особові справи працівників є сукупністю документів про трудову діяльність працівника, тож їх варто поновити. Для цього потрібно звернутися до працівників із проханням надати копії документів, які вони подавали під час прийняття: паспорт (або ID-картку), податковий номер, документи про освіту, військово-облікові документи й документи, що підтверджують право на пільги.

На підставі даних із ПФУ та з додатка Д5 до Податкового розрахунка можна створити нові примірники наказів (про прийняття, переведення) з поміткою «Дублікат» або «Відновлено».

До особової справи варто додати копію акта про знищення документів як пояснення відсутності оригіналів заяв і наказів за період до надзвичайної ситуації.

Зрозуміло, що в сучасних реаліях варто наперед подбати про електронний документообіг на підприємстві та створення електронних баз кадрових документів (їх копій). Це дозволить у разі надзвичайної ситуації значно швидше поновити кадрові документи в паперовій формі на підставі збережених електронних копій чи відомостей в електронних базах. Звісно, це також доволі трудомістка процедура, але вона буде значно простішою, ніж відновлювати всі документи «з нуля».

Вас може зацікавити Книга обліку наказів з персоналу Придбати Журнал «КАДРОВИК.UA» Придбати Книга обліку щорічних і додаткових відпусток Придбати

Інна Журавська