Ведення обліку трудової діяльності працівника в електронній формі в Україні запроваджено ще з червня 2021 року (підстава — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX). Законом було визначено 5 років на переведення трудових книжок у цифрову форму.

Що таке електронна трудова книжка?

Електронна трудова книжка (ЕТК) — це повний цифровий аналог паперової трудової книжки, який надійно зберігається в Реєстрі застрахованих осіб. Пенсійний фонд формує її автоматично — за звітами роботодавців і скан-копіями сторінок паперових книжок, поданими на оцифрування.

Варто зазначити, що в Реєстрі застрахованих осіб наявна уся інформація щодо трудової діяльності з 2004 року. Отже, хто почав працювати після 2004-го, оцифровувати трудову не потрібно.

Які переваги ведення обліку трудової діяльності в електронній формі?

ЕТК забезпечує більшу зручність і доступність як для працівників так і для їх роботодавців.

Наявність електронної трудової книжки зменшує ризики пошкодження чи втрати документа.

При виході на пенсію дані підтягуються автоматично, що позбавляє необхідності збирати паперові довідки та особисто відвідувати відділення ПФУ (автоматизація виплат). Також наявна можливість будь-коли перевірити свій страховий стаж в особистому кабінеті на порталі ПФУ, вчасно виявити помилки та виправити їх (контроль стажу).

Переваги для роботодавців:

• Зменшення паперового навантаження: мінімізація кадрових формальностей та обсягу паперового документообігу.
• Зменшення ризиків: відсутність потреби зберігати та обліковувати паперові бланки суворої звітності, за втрату яких передбачена відповідальність.
• Швидкість процесів: оперативне внесення записів та зручна взаємодія з державними реєстрами.

Хто подає документи на оцифрування?

Подати скановані копії паперової трудової книжки та інших документів, що підтверджують трудову діяльність працівника, можна через зручний і доступний сервіс на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua): за працюючих осіб подають роботодавці (через особистий кабінет страхувальника), непрацевлаштовані особи — самостійно (через особистий кабінет застрахованої особи). При необхідності можна звернутись до сервісного центру Фонду.

Як подати для оцифрування скан-копії трудової книжки?

На вебпорталі Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) необхідно авторизуватися за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). У розділі «Комунікації з ПФУ» обрати вкладку «Відомості про трудові відносини», заповнити заяву, прикріпити скановані копії усіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та надіслати підписаний документ

Варто зазначити, що скан-копії документів мають бути кольорові, чіткі й відображати всі реквізити документа (формат зображення JPG/PDF).

Крім трудової книжки, для підтвердження певних періодів стажу можна завантажити скановані копії: військового квитка; диплома (свідоцтва, атестату) про очне навчання (разом із додатком); свідоцтва про народження дитини (для жінок), інші документи про стаж. У разі зміни прізвища, імені, по батькові додаються документи, що підтверджують зміну персональних даних (зокрема, свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу або зміну імені).

З результатами опрацювання відправленої заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення».

У разі відхилення звернення, причину буде вказано у полі «Повідомлення». Інші статуси, окрім «Виконано» або «Скасовано виконання», свідчать про те, що звернення ще знаходиться в роботі.

Які поширені помилки при оцифруванні трудових книжок?

Неправильне сканування документів. Багато звернень скасовуються через технічні помилки при скануванні документів. Зокрема, йдеться про ситуації, коли скановані сторінки не належать заявнику; відсутність скан-копії титульної сторінки; копії зроблено не з оригіналу трудової книжки, а з її ксерокопій; формат скан-копії чорно-білий замість кольорового; на сканах обрізані важливі реквізити — дати, номери наказів тощо.

Некоректне оформлення трудової книжки. Порушення вимог до оформлення самої трудової книжки — немає підпису власника трудової книжки; відсутній запис про зміну прізвища, імені чи по батькові, печатки організації або підпису відповідальної особи тощо.

Де можна переглянути відомості про електронну трудову книжку?

На вебпорталі Пенсійного фонду України — пункт меню «Електронна трудова книжка» в розділі «Дані ЕТК» — вкладка «Записи трудової книжки».

У закладці «Відцифрована ЕТК» застрахована особа має можливість ознайомитись із результатами оцифрування своєї трудової діяльності.

У разі виявлення електронного запису про трудову діяльність з помилками потрібно сформувати новий коректний запис, адже від цього залежить призначення пенсії та розрахунок страхового стажу.

Окрім того, в закладці «Скан-копії трудової книжки» можна переглянути скани документів, які були долучені до звернення.

Людина, яка працює за кордоном, як може оцифрувати трудову?

Такі особи можуть подати пакет документів для оцифрування трудової через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України за умови наявності електронного цифрового підпису.

Якщо не оцифрували трудову книжку до 10 червня 2026 року?

Страхувальники, які не подали на оцифрування паперові трудові книжки, застраховані особи, які не зробили цього самостійно, зможуть це здійснити й після 10 червня 2026 року.

Паперова трудова книжка й надалі залишається документом, який підтверджує періоди роботи та може використовуватися під час призначення пенсії.

Чинними нормативно-правовими актами не передбачено відповідальності в разі неподання скан-копій паперової трудової книжки в установлений термін.

Пенсіонерам, яким пенсію вже призначено, повторно подавати трудову книжку не потрібно. Весь стаж, який враховувався під час призначення пенсії, вже є в інформаційних системах Пенсійного фонду України.

Вас може зацікавити
	Є-зразок «Все про трудові книжки: зразки наказів та записів, алгоритми» Добірка з 4 тематичних частин:      1. Приймаємо працівників      2. Звільняємо працівників      3. Виправляємо помилки      4. Ведення трудових книжок Надані зразки наказів та приклади записів про прийняття, звільнення, виправлення; підготовка до оцифрування. PDF-формат. Можна придбати окремо частину або комплектом. Придбати