01.05.2026 набув чинності наказ Мінекономіки від 26.03.2026 р. № 4408 (далі — Наказ № 4408), яким оновлено Порядок впровадження електронного документообігу.

Цифрова трансформація трудової сфери виходить на новий рівень, охоплюючи процеси, які раніше потребували виключно фізичної присутності та «мокрих» печаток. Оновлення нормативної бази відкриває шлях до повної автоматизації взаємодії між роботодавцем та найманим персоналом. Такий крок мінімізує витрати на адміністрування та створює прозоре середовище для ведення бізнесу в умовах дистанційної роботи.

Нова архітектура трудового документообігу

Основна зміна, запроваджена Наказом № 4408, полягає у зміні самої філософії регулювання. Якщо раніше Порядок впровадження електронного документообігу у сфері трудових відносин, затверджений наказом Міністерства економіки України від 28.10.2021 р. № 839-21 (далі — Порядок № 839-21), обмежувався лише системою управління охороною праці, то тепер він стає базовим документом для впровадження електронного документообігу (ЕДО) у всій сфері трудових відносин. Для роботодавців це означає не лише більше можливостей для цифровізації, а й нові вимоги до внутрішніх процедур та документального оформлення.

Відповідно до оновленого пункту 1 Порядку № 839-21 рішення про перехід у «цифру» є добровільним, проте воно має бути чітко легалізоване внутрішнім наказом або розпорядженням керівника. Це створює правовий фундамент для заміни паперових журналів, наказів та заяв електронними еквівалентами.

Фактично Мінекономіки створює ширшу правову основу для цифрового кадрового обліку. Ідеться не лише про інструктажі чи документи з охорони праці, а й про кадрові накази, повідомлення, внутрішні документи та інші процеси, які супроводжують трудові відносини.

Для бухгалтерів і кадрових служб це означає необхідність перегляду внутрішніх політик документообігу. Особливу увагу доведеться приділити способам підписання електронних документів, зберіганню кадрових файлів та підтвердженню факту ознайомлення працівників із документами. У разі перевірок саме ці питання можуть стати предметом аналізу контролюючих органів.

Окремо наказ розширює сферу застосування електронного документообігу щодо державного нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю. Це означає, що інспектори під час перевірок зможуть опрацьовувати електронні архіви підприємства, що вимагає від бізнесу бездоганної організації збереження та верифікації е-документів.

Наслідки для професійної спільноти та бізнесу

Практичний ефект для бізнесу може бути помітно відчутним. Компанії отримують можливість швидше організовувати кадрові процеси, особливо при дистанційній роботі або розгалуженій структурі персоналу. Для ФОП із найманими працівниками це також шанс зменшити обсяг паперової документації та спростити кадрове адміністрування.

Водночас цифровізація створює і додаткові ризики. Роботодавцям доведеться забезпечити належний рівень захисту персональних даних, стабільне функціонування електронних систем та можливість підтвердження юридичної сили електронних документів у разі трудових спорів.

Для кадрових служб та HR це можливість вести в електронному форматі не лише інструктажі, а й документи щодо гігієни праці та матеріали перевірок держнагляду. Це значно прискорює пошук необхідних відомостей під час внутрішніх аудитів.

Для бухгалтерів та аудиторів електронні документи отримають повну юридичну силу для підтвердження витрат на охорону праці та навчання персоналу. Впровадження ЕДО дає змогу інтегрувати кадрові дані безпосередньо в облікові системи, що зменшує ризик розбіжностей у податковій звітності.

Важливо зауважити, що ведення е-документів має відповідати вимогам Закону про електронні документи, зокрема в частині накладання КЕП.

Висновок

Наказ № 4408 демонструє, що держава поступово переводить трудові відносини у цифровий формат на системному рівні. Для бізнесу це відкриває можливості автоматизації кадрових процесів, але одночасно вимагає чітких внутрішніх процедур та оновлення підходів до кадрового обліку. Компаніям варто завчасно оцінити готовність своїх електронних систем і локальних документів до нових вимог.

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання

Алла Король