Процедура подання повідомлення про прийняття працівника на роботу є одним із базових елементів кадрового й податкового адміністрування. Водночас на практиці роботодавці дедалі частіше стикаються з питанням, чи може таке повідомлення підписувати не керівник підприємства особисто, а вповноважений працівник кадрової служби або інша особа, якій делеговано відповідні повноваження.

В індивідуальній податковій консультації від 18.05.2026 р. № 2836/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК ДПС надала практичне роз’яснення щодо механізму делегування права підпису повідомлення про прийняття працівника на роботу та фактично підтвердила можливість законного використання кваліфікованого електронного підпису уповноваженої особи.

Суть звернення платника податків

Акціонерне товариство звернулося до ДПС із запитом щодо можливості передати право накладання КЕП на повідомлення про прийняття на роботу працівнику кадрової служби. Основне питання полягало в тому, чи вважатиметься дотриманням законодавства ситуація, коли такий підпис накладає уповноважена особа (незалежно від посади) на підставі наказу керівника.

Це питання є особливо актуальним для організацій із великим штатом, де особисте підписання кожного кадрового документа керівником є фізично неможливим і неефективним.

Правова основа електронної взаємодії

ДПС в ІПК посилається на кілька ключових нормативних актів:

1. Податковий кодекс України: податкова звітність (включно зі звітами, де відображаються суми нарахованого єдиного внеску) є офіційним документом, на підставі якого здійснюється контроль. Платник стає суб’єктом електронного документообігу автоматично — після надсилання першого будь-якого електронного документа в установленому форматі.
   
   
2. Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. № 557 (далі — Порядок № 557): регламентує обмін електронними документами з контролюючими органами.
   
   
3. Закони «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»: установлюють вимоги до використання електронних довірчих послуг.

Механізм делегування повноважень

Для того щоб уповноважена особа (наприклад, працівник кадрової служби) могла легітимно підписувати повідомлення про прийняття на роботу, необхідно виконати чітку процедуру, визначену Порядком № 557.

Процес делегування складається з таких етапів:

1. Визначення повноважень: керівник має право самостійно визначати та змінювати перелік осіб, які можуть підписувати, подавати чи отримувати документи через електронний кабінет.
   
   
2. Подання Повідомлення про делегування права підпису: керівник повинен поінформувати ДПС про таких осіб шляхом надсилання Повідомлення.
   
   
3. Особлива процедура підписання: законодавством установлено чіткий порядок накладання КЕП на саме Повідомлення:
• першими накладаються КЕП усіх осіб, унесених до списку делегування;
• після них документ підписує керівник;
• останньою накладається кваліфікована електронна печатка (за наявності).

Найважливішим є те, що для делегування права підпису іншій особі на підписання звітності за підписом керівника останній на таку особу подає Повідомлення з типом підпису «директор». Тільки за такої умови електронна система ДПС розпізнає підпис кадровика як легітимний замінник підпису керівника на повідомленнях про прийняття працівників.

Отже, ДПС підтвердила, що законодавство допускає передання функції підписання кадрових повідомлень іншій особі, але лише за умови належного оформлення такого делегування через процедури електронного документообігу. Внутрішнього наказу чи довіреності недостатньо для делегування права підпису.

Практичне значення для роботодавців

Роз’яснення ДПС підтверджує, що бізнес має гнучкість у призначенні відповідальних осіб за кадрове адміністрування в електронній формі. Керівник не зобов’язаний особисто підписувати кожне повідомлення про прийняття на роботу, якщо було дотримано процедури делегування підпису згідно з Порядком № 557.

Консультація має індивідуальний характер, і її може використовувати лише платник податків, який її отримав. Однак вона є важливим сигналом позиції ДПС для ринку праці, оскільки делегування права підпису є поширеним явищем, потребує точності та швидкості від керівника, а роз’яснення відображають загальну позицію ДПС щодо застосування норм Порядку № 557 та Податкового кодексу.

Висновок

ДПС не лише підтвердила можливість делегування права підпису повідомлень про прийняття працівників на роботу, а й чітко окреслила механізм реалізації такого делегування через інструменти електронного документообігу.

Делегування права підпису кадровику є легітимним, якщо його оформлено через Повідомлення з типом підпису «директор».

Такий механізм дає змогу бізнесу самостійно визначати перелік осіб, відповідальних за електронний документообіг, і забезпечувати безперервність кадрового документообігу.

Вас може зацікавити
	Книга обліку наказів з персоналу Книга обліку наказів з персоналу розроблена з урахуванням рекомендацій Міністерства праці та соціальної політики України і практичної діяльності кадрових служб. Містить 5 граф і зазвичай застосовується на підприємствах, оскільки є достатньою для збереження усієї необхідної інформації, з рекомендаціями щодо ведення і заповнення. Придбати видання