В умовах дистанційної роботи та онлайн-комунікацій питання передачі трудової книжки при звільненні набуває особливої актуальності. Якщо працівник не може особисто з’явитися до роботодавця, законодавство передбачає альтернативний механізм — пересилання документа поштою.

Водночас ключова умова — обов’язкова письмова згода працівника. Без неї роботодавець не має права самостійно надсилати трудову книжку. Така згода може бути оформлена як окрема заява або включена до заяви про звільнення.

Практика показує, що найзручніше одразу передбачити відповідний пункт у заяві працівника, особливо якщо звільнення відбувається за його ініціативою. Це дозволяє уникнути затримок і додаткового документообігу.

Окрему увагу слід приділити способу обміну документами. У дистанційному форматі заяви та інші кадрові документи можуть передаватися із застосуванням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або іншими погодженими сторонами каналами зв’язку.

Дотримання цього порядку є принциповим, адже трудова книжка залишається важливим документом, що підтверджує трудову діяльність працівника. Помилки в процедурі її передачі можуть призвести до трудових спорів або претензій під час перевірок.

Отже, при дистанційному звільненні роботодавець має діяти виключно в межах встановлених правил: отримати згоду працівника, правильно оформити документи та забезпечити належну передачу трудової книжки.