Пенсійний фонд України надав відповіді на найбільш поширені питання щодо ключових аспектів цифровізації трудових відносин.

Процес цифровізації трудових відносин в Україні став однією з найбільш масштабних реформ у сфері соціального захисту. Перехід на електронний облік трудової діяльності покликаний автоматизувати призначення пенсій, унеможливити втрату даних через фізичне пошкодження документів та спростити взаємодію між працівником, роботодавцем і державою. Далі наведемо докладний аналіз ключових аспектів цього процесу, заснований на чинних правилах та процедурах ПФУ.

1. Правовий статус паперових та електронних документів

Чимало працівників і роботодавців стурбовані питанням легітимності традиційних документів після завершення процесу оцифрування. У ПФУ наголошують, що паперова трудова книжка залишається дійсною навіть після того, як її дані були перенесені в електронний формат. Однак її юридична роль дещо трансформується: вона стає додатковим документом, який підтверджує трудову діяльність, і має зберігатися безпосередньо у працівника.

Цікавим аспектом є можливість паралельного ведення обох форматів. Чинне законодавство не забороняє одночасне використання паперової та електронної книжок. Наприклад, за бажанням працівника кадровий орган підприємства може продовжувати вносити записи до паперового документа, видаючи його власнику під підпис після кожного внесеного запису. Таким чином, паперовий носій може служити додатковим засобом контролю та підстраховки для застрахованої особи.

2. Роль роботодавця в процесі оцифрування

Роботодавець відіграє ключову роль у наповненні Реєстру застрахованих осіб, проте його повноваження та обов’язки мають чіткі межі. Для ефективного моніторингу процесу керівники та бухгалтери можуть використовувати особистий кабінет роботодавця на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

Для перевірки списку працівників, чиї книжки вже оцифровані або подані на розгляд, потрібно:

1. Авторизуватися в кабінеті роботодавця за допомогою електронної печатки організації.
2. Перейти до розділу «Комунікації з ПФУ».
3. Обрати опцію «Сформувати запит на отримання електронних документів».

У відповідь система надасть перелік осіб, документи яких уже перебувають в обробці або оцифровані. Важливо звертати увагу на коментарі фахівців ПФУ, де зазначається, чи всі періоди роботи було зараховано. Варто пам’ятати: сам факт оцифрування відомостей ще не гарантує, що кожна секунда роботи автоматично потрапить до страхового стажу.

3. Чому дані можуть не потрапити до страхового стажу?

Однією з головних проблем під час оцифрування є технічні та формальні недоліки поданих документів. Серед найпоширеніших причин, через які ПФУ може відмовити в зарахуванні певного періоду до стажу, посадовці виділили:

• Низька якість скан-копій: якщо на зображенні неможливо чітко розрізнити букву або цифру, такий документ не може бути прийнято до роботи.
  
  
• Помилки в оформленні паперового носія: неправильні записи, відсутність необхідних печаток або підписів у паперовій книжці.
  
  
• Відсутність підтвердних довідок: у випадках, коли записи в книжці суперечливі або неповні, потрібні додаткові архівні довідки або уточнювальні документи з місця роботи.

4. Розширений пакет документів для оцифрування

Для того щоб електронна трудова книжка максимально повно відображала страховий стаж, недостатньо відсканувати лише саму трудову книжку. Існує низка періодів, які підтверджуються іншими документами. До ПФУ варто подавати скан-копії таких документів:

• Диплом про вищу освіту: важливо, щоб у ньому були вказані дати початку та закінчення навчання; якщо цих даних немає безпосередньо в дипломі, необхідно обов’язково сканувати і додаток до нього.
  
  
• Військовий квиток: необхідний для зарахування до стажу періоду служби в армії.
  
  
• Свідоцтва про народження дітей: ці документи потрібні жінкам для підтвердження періоду перебування у відпустці по догляду за дитиною.
  
  
• Свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу: обов’язкові у випадках змінення прізвища для ідентифікації особи в документах різних періодів.

Під час завантаження цих файлів на портал важливо правильно обирати тип документа з випадного списку системи.

5. Специфічні сценарії: оцифрування для різних категорій осіб

Залежно від статусу особи процедура оцифрування має свої особливості:

• Жінки у відпустці для догляду за дитиною: Роботодавець не має технічної можливості подати скан-копії за таку працівницю, оскільки в цей період за неї не подається звіт про сплату ЄСВ. Тому жінка має самостійно оцифрувати свою трудову книжку, скориставшись особистим кабінетом та власним КЕП.
  
  
• Працюючі пенсіонери: Якщо пенсію було призначено після 2021 року, трудова книжка такої особи вже оцифрована автоматично. Однак тим, хто вийшов на пенсію до 2021 року і продовжує працювати, фахівці ПФУ рекомендують подати документи для оцифрування самостійно, щоб актуалізувати дані в Реєстрі.
  
  
• Особи за кордоном: Громадяни, які перебувають поза межами України, можуть скористатися вебпорталом ПФУ дистанційно. Основною умовою є наявність кваліфікованого електронного підпису (КЕП), яким необхідно завірити всі завантажені документи.

6. Виправлення неточностей та контроль результатів

Після того як документи було подано, застрахована особа має особисто переконатися у правильності перенесених даних. Навіть дрібна помилка в назві організації може призвести до проблем під час призначення пенсії в майбутньому.

Якщо ви виявили неточність, виправити її можна двома шляхами:

1. Особисто: звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду.
2. Дистанційно: надіслати відповідне звернення через вебпортал ПФУ.

Контролювати результат оцифрування слід у розділі «Електронна трудова книжка», а саме у вкладці «Відцифрована ЕТК». Статус запиту «Виконано» підтверджує завершення процесу оцифрування. У разі, якщо певні періоди не були зараховані до стажу, необхідно перевірити коментарі фахівців ПФУ, усунути вказані неточності та подати документи повторно.

7. Питання дедлайнів та стажу до 2004 року

Фахівці заспокоюють тих, хто не встиг оцифрувати документи в установлені терміни. Пропуск періоду подання скан-копій не призведе до втрати трудового стажу. Основним запобіжником є те, що періоди діяльності до 1 січня 2004 року зараховуються на підставі записів у паперовій трудовій книжці. Коли особа врешті-решт звернеться за призначенням пенсії чи іншої допомоги, її паперову книжку буде оцифровано, а дані додано до електронної системи в обов’язковому порядку.

Висновки та рекомендації

Перехід на електронні трудові книжки є невідворотним процесом, що вимагає від громадян активної участі в контролі власного страхового стажу. Своєчасне оцифрування та верифікація даних — це відсутність бюрократичних проблем у майбутньому. Кожному застрахованому варто переконатися в якості своїх скан-копій, наявності всіх додаткових документів (дипломів, свідоцтв) та правильності відображення інформації в особистому кабінеті на порталі ПФУ.

Роботодавцям же варто підтримувати комунікацію з працівниками та допомагати в ідентифікації незарахованих періодів для спільного забезпечення повноти соціальних гарантій персоналу.

Вас може зацікавити
	Є-зразок «Все про трудові книжки: зразки наказів та записів, алгоритми» Добірка з 4 тематичних частин:      1. Приймаємо працівників      2. Звільняємо працівників      3. Виправляємо помилки      4. Ведення трудових книжок Надані зразки наказів та приклади записів про прийняття, звільнення, виправлення; підготовка до оцифрування. PDF-формат. Можна придбати окремо частину або комплектом. Придбати

Майя Мальцева