Пенсійний фонд України підготував відповіді на найпоширеніші запитання про електронні трудові книжки.

Чи залишається дійсною паперова трудова книжка після переходу на електронний формат?

Паперова трудова книжка після оцифрування залишається дійсною, але стає додатковим документом, що зберігається у працівника.

Як роботодавець може перевірити загальний список працівників, у яких трудова книжка оцифрована або подана на оцифрування?

Необхідно зайти на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в кабінет роботодавця з печаткою організації. У розділі «Комунікації з ПФУ» натисніть «Сформувати запит на отримання електронних документів» і отримаєте перелік працівників, за яких уже подана трудова книжка. Зверніть увагу на коментарі, в яких зазначено, чи всі періоди оцифровані та зараховані. Оцифрування відомостей не означає, що період автоматично буде зараховано до страхового стажу.

Чому період роботи може бути не зараховано до страхового стажу після оцифрування?

Серед найпоширеніших — якість скан-копій трудової книжки, де неможливо побачити цифру чи букву, неправильно оформлена паперова трудова книжка, відсутність довідок, які уточнюють інформацію.

Які ще документи потрібно відсканувати та подати на вебпортал Пенсійного фонду України разом із трудовою книжкою?

Зарахування до страхового стажу окремих періодів відбувається не за інформацією з трудової книжки, а за іншими документами. Із-поміж них:

• диплом про здобуття вищої освіти (якщо в ньому не вказано період початку та закінчення навчання — тоді сканувати і додаток до диплома);
• свідоцтво про шлюб / розірвання шлюбу (у разі зміни прізвища);
• свідоцтва про народження дітей (для зарахування жінкам періоду відпустки для догляду дитини);
• військовий квиток (для зарахування періоду служби в армії).

Під час подання згаданих документів на вебпортал Пенсійного фонду України необхідно правильно обрати з випадного списку, який саме документ прикріпляєте.

Чи буде продовжено термін подання скан-копій трудової книжки для оцифрування?

Якщо скан-копія трудової книжки у визначений період не буде подана для оцифрування, це не призведе до втрати стажу. Періоди трудової діяльності до першого січня 2004 року зараховуються до страхового стажу згідно з записами у паперовій трудовій книжці. Коли людина звернеться до сервісного центру Пенсійного фонду для оформлення пенсії чи соціальної допомоги, паперову книжку буде оцифровано, а відомості — додані до електронної трудової книжки.

Чи потрібно подавати скан-копію трудової книжки пенсіонера, який працює?

Фахівці Пенсійного фонду оцифрували трудові книжки автоматично тим громадянам, яким пенсію призначали після 2021 року, оскільки саме тоді запроваджено перехід на облік трудової діяльності в електронній формі. Цим пенсіонерам не потрібно знову подавати скан-копії трудових книжок на вебпортал Пенсійного фонду. Якщо пенсіонер продовжує працювати, то актуальні відомості про його трудову діяльність надходять до Реєстру застрахованих осіб за даними звітності роботодавця про сплату єдиного соціального внеску.

Якщо пенсію призначено до 2021 року і пенсіонер зараз працює, рекомендуємо подати трудову книжку для оцифрування.

Що робити, якщо після оцифрування трудової книжки в електронному кабінеті Пенсійного фонду виявлені неточності?

Радимо кожному, хто подав свою трудову книжку для оцифрування, увійти на вебпортал Пенсійного фонду та перевірити, чи правильно перенесені відомості в електронний формат. Приміром, якщо в назві організації виявлена помилка, під час призначення пенсії можуть виникнути додаткові запитання. Можливо, необхідно буде надати довідку для підтвердження місця роботи та ін.

Звернутися можна особисто — в сервісний центр Пенсійного фонду чи дистанційно — написавши на вебпорталі Фонду відповідне звернення.

Як подати скан-копії трудової книжки, перебуваючи за кордоном?

Перебуваючи за кордоном, можна подати трудову книжку через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Для авторизації необхідно використовувати тільки ключ кваліфікованого електронного підпису, адже ним слід підписати надані документи. Докладна відеоінструкція.

Чи можна подати скан-копії трудової книжки жінки, яка перебуває у відпустці для догляду дитини?

Це має зробити жінка самостійно зі своїм ключем кваліфікованого електронного підпису. Її роботодавцю технічної можливості не надано, оскільки він не подає за цю працівницю звіт про сплату єдиного соціального внеску.

Чи буде помилкою зберігати паперові трудові книжки в організації?

Чинним законодавством передбачено, що працівник може зберігати трудову книжку в себе. Також за його бажанням кадрова служба може вносити інформацію до паперової трудової книжки та видавати під підпис працівникові знову. Паперову трудову книжку можна вести паралельно з електронною.

Коли трудова книжка вважається оцифрованою: після статусу «Виконано» чи тільки після повідомлення «Ваші документи оцифровано»?

Статус «Виконано» означає, що трудова книжка оцифрована. Тоді радимо перевірити, чи зараховані всі періоди до страхового стажу. Якщо ні — слід переглянути коментарі працівників Пенсійного фонду зі вказаною причиною незарахування та усунути неточності.

Де побачити після оцифрування трудової книжки, чи всі періоди зараховані до стажу?

Результат оцифрування трудової книжки та інших документів, що підтверджують стаж, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами, та наданих застрахованою особою для оцифрування до Пенсійного фонду України, відобразить вкладка «Відцифрована ЕТК» розділу «Дані ЕТК» в меню «Електронна трудова книжка» особистого кабінету користувача вебпорталу.

Вас може зацікавити
	Книга обліку наказів з персоналу Книга обліку наказів з персоналу розроблена з урахуванням рекомендацій Міністерства праці та соціальної політики України і практичної діяльності кадрових служб. Містить 5 граф і зазвичай застосовується на підприємствах, оскільки є достатньою для збереження усієї необхідної інформації, з рекомендаціями щодо ведення і заповнення. Придбати видання