Термін зберігання номенклатури справ прострочено. Яким чином виправити ситуацію? Які необхідно документи підготувати для Держархіву?

Новостворена установа незалежно від форми власності повинна не пізніше одного року з початку діяльності скласти номенклатуру справ та подати її на розгляд до державного архіву, який розташований у тій же адміністративно-територіальній одиниці, що й сама установа. Працівниками держархіву області, зокрема рішенням експертно-перевірної комісії, номенклатура справ буде погоджена.

Після цього номенклатуру справ затверджує керівник установи, а працівники отримують засвідчені витяги з неї, якими користуються упродовж року.

Наприкінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом про фактично створені документи. За такою номенклатурою наступного року не можна працювати.

На наступний діловодний рік обов’язково розробляється нова номенклатура справ (не пізніше грудня поточного року). У разі коли змін ніяких не відбулося, уточнюємо та передруковуємо попередню номенклатуру, схвалюємо на засіданні експертної комісії установи, після затвердження керівником працюємо увесь наступний рік.

Слід пам'ятати, що залежно від значущості діяльності установи номенклатура один раз на п'ять років підлягає погодженню з відповідним державнимархівом або органом вищого рівня.

Термін зберігання номенклатури прострочено: що це може означати?

«Термін зберігання номенклатури справ прострочено» можна трактувати по-різному. Тому нижче розглянемо три можливі варіанти сценарію і рішення для виходу зі складної робочої ситуації:

1. Це може означати, що в установі склали номенклатуру лише одноразово (і не погоджували з відповідним державним архівом) та нею послуговуються щороку. У такому разі потрібно виправляти ситуацію: наприкінці кожного діловодного року складати номенклатуру справ на наступний діловодний рік, за попередні роки вже нічого не вдієш, головне — надалі діяти правильно.
   
   
2. «Термін зберігання номенклатури справ прострочено» може означати й те, що в установі минуло більше п’яти років з моменту останнього погодження номенклатури справ із відповідним державним архівом або органом вищого рівня. У такому разі потрібно невідкладно номенклатуру справ:
• скласти;
• схвалити експертною комісією;
• підготувати супровідний лист і копію протоколу засідання експертної комісії установи, а потім надіслати на погодження до відповідного державного архіву або органу вищого рівня.

Кількість примірників номенклатури справ

Подаємо номенклатуру справ на погодження до державного архіву у чотирьох примірниках. Якщо установа подає номенклатуру на погодження вперше, надсилаємо також копії установчих документів (статут чи положення) та копію протоколу засідання експертної комісії установи.

3. «Термін зберігання номенклатури справ прострочено» може означати також і те, що в установі зберігаються усі номенклатури за попередні роки, які є неактивними у діловодстві. У такому разі включаємо ці номенклатури до акта про вилучення документів, не внесених до НАФ, разом з іншими документами, які не мають культурної цінності та втратили практичне значення.

При цьому пам’ятаймо, що зведена номенклатура установи зберігається 5 років (за умови заміни новою та якщо складено описи справ).

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання

Тетяна Гаращук