Працівника приймають на роботу. ДПС надіслали відповідне повідомлення. Чи зобов’язаний відділ кадрів зберігати таке повідомлення?

Відповідно до частини четвертої статті 24 Кодексу законів про працю України працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ) про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Форму повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту (далі — повідомлення про прийняття працівника на роботу) та порядок його подання визначено у постанові Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником» від 17.06.2015 р. № 413 (далі — Постанова № 413).

Відповідно до Постанови № 413 повідомлення про прийняття працівника на роботу подається власником підприємства, установи, організації (далі — підприємство) або уповноваженим ним органом (особою) чи фізичною особою (крім повідомлення про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства), та/або резидентом Дія Сіті до територіальних органів Державної податкової служби України (далі — ДПС) за місцем обліку їх як платника ЄСВ, а фізичною особою, яка уклала трудовий договір з домашнім працівником, — за її податковою адресою (місцем проживання) за формою згідно з додатком 1 до Постанови № 413 до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором та/або до початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом резидента Дія Сіті засобами електронного зв’язку з використанням електронного підпису відповідальних осіб, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу, а в разі оформлення трудових відносин в електронній формі з використанням Єдиної інформаційно-аналітичної системи «Обрій» відповідна інформація автоматично передається з використанням інтерфейсу прикладного програмування (АРІ).

За відсутності технічної можливості подання повідомлення про прийняття працівника на роботу засобами електронного зв’язку в електронній формі повідомлення подається у формі документа на папері згідно з додатком 1 до Постанова № 413 разом із копією в електронній формі.

Отже, своєчасне подання повідомлення про прийняття працівника на роботу до ДПС є ознакою і доказом належного оформлення роботодавцем трудових відносин.

Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), установлено єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах незалежно від форм власності. Правила № 1000/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами.

Відповідно до пункту 1 глави 3 розділу IV Правил № 1000/5 документи з моменту створення чи надходження і до передавання в архів підприємства зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах підприємства відповідно до номенклатури справ. Згідно з пунктами 8 і 10 глави 1 розділу IV Правил № 1000/5 номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року. До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів. За рішенням експертної комісії підприємства до номенклатури справ можуть включатися копії тиражованих документів, що накопичуються в структурних підрозділах (розпорядчі документи, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо).

Строки зберігання документів визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5. Для документів, не передбачених цим Переліком, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією підприємства. У зазначеному Переліку відсутній такий документ, як повідомлення про прийняття працівника на роботу. Оскільки строку зберігання повідомлення про прийняття працівника на роботу законодавством не визначено, його має визначити роботодавець на підставі висновку своєї експертної комісії.

Отже, якщо підприємство подає повідомлення про прийняття працівника на роботу в електронному вигляді, то до номенклатури включається і зберігається повідомлення в електронному вигляді та (за потреби) паперова копія електронного повідомлення, а в разі подання повідомлення на папері — включається і зберігається паперове повідомлення, а копія (за потреби) — в електронному вигляді.

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання

Марина Вруцька