Перехід від паперових трудових книжок до електронних — це не технічна дрібниця і не «ще одна реформа». Це зміна логіки обліку трудової діяльності. Ключова фігура в цьому процесі — страхувальник, тобто роботодавець. Без його дій електронна трудова книжка просто не заповниться.

Страхувальник є первинним джерелом інформації про трудову діяльність працівника. Саме він володіє документами, які підтверджують прийняття на роботу, переведення, звільнення, зміну істотних умов праці. Пенсійний фонд не вигадує ці дані — він лише обробляє те, що подає страхувальник.

У процесі оцифрування трудових книжок на страхувальника покладено кілька чітких завдань:

• По-перше, він має забезпечити сканування паперових трудових книжок або окремих документів, що підтверджують стаж.
  
  
• По-друге, ці відомості потрібно завантажити через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України з дотриманням встановлених вимог до якості та повноти даних.
  
  
• По-третє, страхувальник несе відповідальність за достовірність поданої інформації.

Важливий момент: електронна трудова книжка формується не автоматично. Якщо страхувальник не подав відомості, у реєстрі їх просто не буде. Це означає, що в майбутньому працівник може зіткнутися з проблемами при призначенні пенсії або підтвердженні стажу. Формально винен буде роботодавець, а фактично постраждає працівник.

Окрема роль страхувальника — робота з помилками. У паперових трудових книжках їх вистачає: неточні дати, відсутні накази, некоректно здійснено запис про зміну прізвища. Під час оцифрування ці помилки не зникають самі по собі. Якщо страхувальник завантажує некоректні або неповні документи, система їх або не прийме, або зафіксує як проблемні. У результаті доведеться повертатися до архівів і все переробляти.

Також варто розуміти, що переведення трудових книжок в електронну форму — це не разова кампанія. Для діючих працівників страхувальник і надалі подає відомості про трудову діяльність у електронному вигляді.

Паперова книжка поступово втрачає практичне значення, а електронні дані стають основними.

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання