Міністерство юстиції України наказом від 16.03.2026 р. № 667/5 затвердило зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Що передбачає наказ?

Документом оновлено чинні правила діловодства, а також визнано таким, що втратив чинність, наказ Мін’юсту від 07.09.2015 р. № 1656/5.

Наказ набуде чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

Нові вимоги до оформлення документів

Уточнено порядок оформлення копій документів: відмітка «Копія» повинна проставлятися у правому верхньому куті першого аркуша.

Знищення документів: нові правила

У разі вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (НАФ), зокрема фінансових і бухгалтерських, необхідно додавати довідку.

У довідці підтверджується:

• відсутність податкових перевірок і фінансового контролю;
• закінчення строків зберігання документів;
• відсутність спорів та кримінальних проваджень;
• відсутність документів, що можуть використовуватися для відшкодування шкоди.

Нові положення щодо особливого періоду

Правила доповнено новим розділом щодо поводження з документами в умовах особливого періоду (мобілізації, воєнного стану та післявоєнного часу).

Зокрема передбачено:

• особливості евакуації та зберігання документів;
• порядок передачі архівів у разі переміщення або ліквідації установ;
• фіксацію пошкодження або втрати документів після деокупації;
• обов’язок повідомляти архівні установи про переміщення документів.

Цифровізація архівів

Передбачено можливість створення фондів користування як у паперовій, так і в цифровій формі, а також ведення обліку копій у довільній формі.

Висновок

Оновлені правила спрямовані на адаптацію діловодства до умов воєнного часу, підвищення контролю за зберіганням документів та розвиток цифрових архівів.

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання