На розгляді Верховної Ради України перебувають два взаємопов’язані законопроєкти, якими запропоновано зміни до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»:

1) проєкт від 02.02.2026 р. № 14414, який має гармонізувати українське законодавство з правом ЄС і запровадити чітку класифікацію електронних документів;

2) проєкт від 20.02.2026 р. № 14414-1 — пропонує глибше удосконалення процедур, зокрема в частині створення електронних копій паперових оригіналів та їх архівного зберігання.

Обидва документи мають сприяти переходу до автоматизованої обробки даних і зменшення бюрократичного навантаження на бізнес.

Ключовим нововведенням обох проєктів є поділ електронних документів на дві категорії:

• структурований електронний документ: містить дані, організовані у визначених формі та форматі, що дає змогу їх автоматизовано обробляти, зберігати й передавати без участі людини. Для таких документів візуальна форма (звичний нам вигляд тексту) не є обов’язковою, якщо вони відповідають форматам для тлумачення системами;
  
  
• неструктурований електронний документ: не має чітко визначеної структури (текстові, графічні файли в довільному порядку). До цієї категорії належать і електронні копії паперових оригіналів.

Законодавець сподівається, що впровадження структурованих документів дасть змогу налаштувати прямий обмін даними між ERP-системами контрагентів (наприклад, автоматичне формування проведень у бухгалтерії на підставі отриманого структурованого інвойсу), що значно пришвидшить бізнес-процеси.

Законопроєкти також уточнюють правила використання електронних підписів і печаток:

• для ідентифікації автора / підписувача можна використовувати електронний підпис або печатку;
• якщо юридична особа використовує електронну печатку, документ обов’язково має містити дані про уповноважену особу, яка діє від її імені.

Важлива зміна: створення структурованих документів можливе без накладення підпису чи печатки, якщо використано технічні засоби / методи, що гарантують достовірність походження та цілісність даних. Це відкриває шлях до повної автоматизації масових транзакцій.

Перевірка цілісності документів після набуття чинності змін проводитиметься не лише через КЕП/УЕП, а й через інші засоби захисту інформації в ІТ-системах, що відповідають вимогам законодавства.

Електронні копії та знищення паперових оригіналів

Законопроєкт № 14414-1 пропонує механізм, на який бізнес чекав роками, — легалізацію оцифрування паперових архівів.

Електронна копія паперового оригіналу підлягає отриманню за допомогою сканування та засвідченню КЕП / КЕП-печаткою автора або уповноваженої особи. Проєкт передбачає особливі умови для випадків, коли автор паперового документа помер, ліквідований або перебуває на окупованій території. У цих випадках підпис зазначеної особи не вимагається.

Важлива зміна: оригінал документа на папері може бути знищено до завершення строку його зберігання за таких умов:

• забезпечено збереження електронної копії протягом установленого строку;
• сплив строк позовної давності щодо фактів у документі;
• немає спору щодо змісту документа;
• немає інших законодавчих обмежень.

Це допоможе бізнесу скоротити витрати на оренду приміщень для архівів та адміністрування паперових документів.

Обидва закони (у разі ухвалення) наберуть чинності з дня, наступного за днем їх опублікування.

Проте слід урахувати, що Кабінету Міністрів України буде надано тримісячний строк для приведення нормативно-правових актів у відповідність до нових норм і розроблення необхідних технічних регламентів. Саме протягом цих трьох місяців з’являться детальні вимоги до форматів структурованих документів і процедур знищення паперових оригіналів.

У разі ухвалення зазначених законопроєктів і для швидкої адаптації до нових правил рекомендуємо зробити такі кроки:

• оцінити готовність ваших ІТ-рішень до роботи зі структурованими даними без візуального відображення;
• розробити внутрішні положення про створення електронних копій паперових документів відповідно до вимог законопроєкту № 14414-1;
• переконатися, що в КЕП-печатках компанії та підписах уповноважених осіб коректно відображено дані, необхідні для ідентифікації згідно з новими вимогами.

Запропоновані зміни можуть досить сильно вплинути на побудову документообігу українського бізнесу в майбутньому, тому дуже радимо стежити за змінами в цій сфері.

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання