Із 1 січня 2026 року в Україні діє нова модель контролю за працевлаштуванням осіб з інвалідністю. Для кадровика і бухгалтера це означає кінець епохи «річних звітів» та перехід до жорсткого щоквартального моніторингу. Тепер виконання нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю (далі — норматив) залежить не лише від факту наявності трудових відносин з підприємством чи ФОП, а й від розміру нарахованого доходу працівника.

Насамперед нагадаємо особливості обчислення нормативу у 2026 році. Згідно з оновленою ст. 18² Закону України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» від 21.03.91 р. № 875-ХІІ (далі — Закон № 875) норматив розраховують за календарний квартал. Про всі новації йшлося, зокрема, у публікації «Норматив працевлаштування осіб з інвалідністю: правила й вимоги з 2026 року».

Базою для розрахунку нормативу є середньооблікова кількість штатних працівників (далі — СКШП), визначена відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286 (далі — Інструкція № 286). Якщо СКШП становить від 8 до 25 працівників, то норматив — одне робоче місце з розрахунку нормальної тривалості робочого часу. А якщо СКШП за квартал становить понад 25 працівників, то роботодавець має працевлаштувати осіб з інвалідністю в розрахунку не менше ніж 4% СКШП. Докладно про ці показники читайте в статті «Середньооблікова кількість працівників: порядок розрахунку для нормативу осіб з інвалідністю».

До виконання нормативу зараховують лише тих осіб з інвалідністю, чия зарплата за повний місяць перевищує мінімальну заробітну плату (далі — МЗП), тобто понад 8647 грн. Якщо роботодавець не дотримується цієї вимоги, він втрачає право зараховувати такого працівника до виконання нормативу робочих місць (ст. 18² Закону № 875).

Далі проаналізуємо можливі помилки роботодавців, що можуть призвести до нарахування санкцій уже за підсумками І кварталу 2026 року.

Ризики неповного робочого часу

Припустимо, що на підприємстві працює особа з інвалідністю на умовах неповного робочого часу (по 4 години щодня) із посадовим окладом 15 000 грн. Фактично за січень 2026 року нараховано заробітну плату в сумі 7500 грн. Норматив для підприємства — 1 робоче місце.

Хоча посадовий оклад перевищує розмір МЗП, усе ж таки працівнику нараховано зарплату в сумі, яка менша за розмір МЗП. Такого працівника в січні не зараховують до виконання нормативу.

Зарахування особи з інвалідністю до виконання нормативу відбувається щомісячно, а не в цілому за квартал. Тому важливо забезпечувати нарахування зарплати за кожен місяць кварталу (понад 8647 грн у 2026 році).

Тому роботодавець має забезпечити, щоб сума нарахованої зарплати перевищувала МЗП, наприклад, за рахунок премії, надбавок, доплат тощо.

Разом із тим якщо в лютому та березні роботодавець забезпечить відповідний розмір зарплати цього працівника, то він зможе виконати норматив за І квартал. Адже зарахування осіб з інвалідністю до виконання нормативу здійснюють на підставі показника СКШП, який розраховується за квартал. Тобто в разі урахування працівника з інвалідністю в лютому та березні до виконання нормативу, цей показник у цілому за І квартал становить:

(0 + 1 + 1) / 3 міс. = 0,667, тобто з округленням 1 особа.

Округлення показника нормативу до цілого значення здійснюють згідно з математичними правилами округлення. Тобто цифру після коми (5 і більше) збільшуємо до цілого числа.

Мобілізовані працівники в разі розрахунку СКШП

Припустимо, що під час розрахунку нормативу до СКШП не включено 4 мобілізованих працівників за загальної чисельності штатних працівників — 38 осіб.

У цьому випадку відбулося штучне заниження бази для розрахунку нормативу внаслідок недотримання Інструкції № 286. Мобілізованих працівників включають до облікової кількості та СКШП.

Через помилкове зменшення показника СКШП із 38 до 34 було розраховано занижений норматив — 1 робоче місце (34 х 4% = 1,36). Фактично норматив мав становити — 2 робочих місця (38 х 4% = 1,52).

Унаслідок такої помилки підприємству доведеться сплатити цільовий внесок за І квартал за одне незайняте робоче місце.

За донарахування територіальним органом Пенсійного фонду України або платником несвоєчасно нарахованого внеску застосовують штраф у розмірі 10 відсотків суми внеску за кожний звітний період (але не більш як 50 відсотків суми донарахованого внеску). Крім того, на суму недоїмки нараховують пеню із розрахунку 0,1 відсотка суми недоплати за кожний день прострочення платежу.

Урахування зовнішніх сумісників

Припустимо, що у грудні 2025 року працівник з інвалідністю був звільнений як зовнішній сумісник і прийнятий на роботу за основним місцем роботи. Однак інформацію про це не було відображено в додатку Д5 до Податкового розрахунку. Разом із тим у січні 2026 року роботодавець урахував цього працівника до виконання нормативу (1 робоче місце).

Згідно зі ст. 18² Закону № 875 та Інструкцією № 286 до виконання нормативу потрібно зараховувати лише працівників за основним місцем роботи. Фактично підприємство не виконало норматив у січні, адже статус цієї особи як найманого працівника в такого роботодавця не змінився за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. За підсумками І кварталу доведеться нараховувати цільовий внесок за це робоче місце.

Саме тому важливо додатково контролювати статус працівників з інвалідністю («основне місце / сумісництво») у кабінеті страхувальника на сайті ПФУ. У разі невідповідності даних терміново потрібно подати уточнюючий додаток Д5 до Податкового розрахунку для виправлення помилки.

Декретниці в розрахунку квоти

Якщо на підприємстві є працівниці, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною, то на підставі пп. 3.2.2 Інструкції № 286 їх не враховують під час розрахунку СКШП.

Якщо роботодавець не враховує це, то норматив може бути завищено. І в разі його невиконання (зокрема внаслідок відсутності необхідної кількості працівників з інвалідністю) у роботодавця будуть зайві витрати на сплату цільового внеску.

Відпустка без збереження зарплати на повний місяць

Припустимо, що працівник з інвалідністю весь січень 2026 року був у відпустці без збереження зарплати.

Такого працівника включають до СКШП підприємства під час розрахунку нормативу. Однак його не буде зараховано до виконання нормативу за січень, адже за цей місяць не виконується зарплатний критерій у зв’язку з відсутністю зарплати.

Якщо в лютому чи березні також не буде виконано зарплатний критерій, то підприємство не виконає норматив за І квартал.

Саме тому варто контролювати зарплатний критерій щомісяця і в разі потреби нараховувати працівнику додаткові виплати як складові фонду оплати праці.

Вас може зацікавити
	Кадрова система «КАДРИ.UA» Сучасна система кадрових рішень від бренду № 1 на ринку України «КАДРОВИК.UA» Створена за участі кадровиків-практиків Доступ до системи 24/7 Містить гарячу стрічку щоденних змін у законодавстві Надає безліміт консультацій від провідних експертів редакції Має зрозумілий інтерфейс системи та власного кабінету. Все зручно та під рукою Активувати доступ

Інна Журавська