Кінець року — час планувати відпочинок працівників. Роботодавці повинні затвердити графік відпусток на 2026 рік, а працівникам варто знати, які невикористані дні відпустки вони зможуть забрати з собою в новий рік, а які «згорять».
Хто і коли складає графік відпусток?
Графік відпусток — обов’язковий документ для кожного роботодавця. Це передбачено статтею 10 Закону України «Про відпустки» та статтею 79 Кодексу законів про працю. Складати його повинні всі без винятку: і великі підприємства, і ФОП з одним-двома найманими працівниками.
Зазвичай підготовкою графіка займається відділ кадрів або інша особа, відповідальна за кадрову документацію. Керівники структурних підрозділів допомагають зібрати інформацію від працівників про бажані періоди відпочинку.
Строки затвердження графіка на 2026 рік
За загальним правилом графік має бути готовий не пізніше 5 січня 2026 року. Однак якщо хтось із працівників планує відпустку з 1 січня, графік потрібно було затвердити до 17 грудня 2025 року. Причина — роботодавець зобов’язаний попередити працівника про початок відпустки за два тижні.
Що має містити графік відпусток?
Затвердженої форми графіка немає — його складають у довільному вигляді. Однак документ має відповідати вимогам ДСТУ 4163:2020 до організаційно-розпорядчої документації.
Основні пункти графіка:
прізвище, ім’я та по батькові працівника;
структурний підрозділ і посада;
вид відпустки;
період, за який вона надається;
місяць або конкретні дати початку та закінчення;
тривалість у календарних днях;
примітка для можливих змін.
До графіка обов’язково вносять щорічні відпустки. Інші види — соціальну відпустку на дітей, додаткову відпустку учасникам бойових дій — можна додати за бажанням роботодавця. А от відпустки, які неможливо спланувати заздалегідь (наприклад, навчальні), до графіка не включають.
П’ять кроків до затвердження графіка
Крок перший — керівник видає наказ про початок підготовки графіка. У наказі визначають відповідальних осіб, строки збору інформації та дату подання готового документа.
Крок другий — узгодження періодів відпусток. Працівники обирають бажані дати та погоджують їх із безпосереднім керівником. При цьому враховують інтереси виробництва, особисті побажання працівників та можливості для відпочинку. Не забувайте: певні категорії працівників мають право на відпустку у зручний для них час.
Крок третій — безпосереднє складання графіка на основі зібраної інформації.
Крок четвертий — погодження та затвердження. Графік обов’язково погоджують із профспілкою. Якщо профспілки немає — з особою, уповноваженою трудовим колективом. Затвердити документ можна двома способами: накладанням грифа затвердження керівником або окремим наказом.
Крок п’ятий — ознайомлення працівників. Закон вимагає довести графік до відома всіх. Найкраще робити це письмово — через окремий лист-ознайомлення або передбачити графу для підписів у самому графіку.
Важливо: підпис працівника в графіку не замінює обов’язкового повідомлення про конкретну дату початку відпустки за два тижні.
Вас може зацікавити
Книга обліку щорічних і додаткових відпусток
Книга обліку щорічних і додаткових відпусток працівників містить рекомендації щодо її ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток, а також задля використання її даних для підготовки квартальної і річної звітності.
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама