Розставимо важливі акценти щодо застосування штатного розпису вже в недалекому 2026 році.
Загальні моменти
Форму штатного розпису затверджено наказом Мінфіну «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57 (далі — Наказ № 57) лише для підприємств, установ та організацій, які фінансуються з бюджету, та його наявність передбачена п. 37 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою Кабміну від 28.02.2002 р. № 228. Також, зокрема, для закладів охорони здоров’я про те, що повне найменування посади визначається штатним розписом закладу охорони здоров’я, мова йде в п. 1 Приміток до Переліку професій (посад) працівників сфери охорони здоров’я, затвердженого наказом МОЗ від 05.07.2025 р. № 1065.
Загалом затверджену Наказом № 57 форму штатного розпису можна застосовувати абсолютно всім роботодавцям, у т. ч. і ФОП, що мають найманих працівників, аби не вигадувати «велосипед».
Як зазначено в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7, розробляють штатний розпис на підставі затвердженої структури і штатної чисельності юридичної особи, положення про оплату праці та з урахуванням вимог законодавчих й інших нормативно-правових актів. Найменування посад (професій) у штатному розписі мають відповідати чинному Класифікатору професій.
На практиці штатний розпис є необхідним документом, адже дозволяє роботодавцю:
визначати перелік усіх потрібних посад із відповідними посадовими окладами (тарифними ставками), у т. ч. вакантних;
вести облік чисельності персоналу та розрахунку фонду оплати праці, а також
формувати статистичні й інші звітні дані щодо кількості працівників;
обґрунтовувати правомірність кадрових рішень, бо саме він чітко фіксує посадові оклади, що важливо для вирішення численних питань, пов’язаних з оплатою праці найманого персоналу;
обґрунтовувати реальність операції;
розблокувати податкові накладні;
вивести підприємство з ризикових тощо.
Під час розроблення штатного розпису потрібно зважати на:
вимоги нормативно-правових актів (КЗпП, Закону «Про оплату праці», Класифікатора професій та ін.);
локальні документи роботодавця — колективний договір, структуру й чисельність (якщо її окремо затверджено), положення про оплату праці, посадові інструкції та інші документи.
У штатному розписі підприємства (установи, організації) назви посад (професій) зазначають з урахуванням кваліфікаційних категорій, розрядів, класів, передбачених відповідними кваліфікаційними характеристиками (лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284).
Як правило, штатний розпис затверджує власник або уповноважений ним орган до початку календарного року Тобто має бути відповідний наказ чи розпорядження. І якщо бюджетникам потрібно щороку затверджувати штатний розпис, то решта підприємств (установ, організацій) небюджетної сфери можуть періодично за потреби переглядати штатний розпис через затвердження нового або внесення змін до діючого штатного розпису. Для цього просто не потрібно зазначати термін його дії, а зміни можна вносити в будь-який момент.
Зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження), і кількість або періодичність таких змін протягом року не обмежено.
Загалом, якщо під час строку дії до штатного розпису потрібно внести незначні зміни (скажімо, зміна кількості штатних одиниць або посадових окладів чи зміна назви посади тощо), можна їх оформити наказом про внесення змін. Якщо зміни більш суттєві (як-от: оптимізація організаційної структури підприємства, реорганізація чи зміна обсягів діяльності тощо), то видають наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції та про скасування чинного. Тут абсолютно не принципово, якщо підприємство вирішить не вносити наказом зміни до штатного розпису, а затвердити новий — це законний варіант.
Єдине, про що варто пам’ятати: у разі якщо мова йде, зокрема, про зміну істотних умов праці — систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, установлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інших — працівника потрібно повідомити не пізніше ніж за два місяці (ст. 32 КЗпП). Це загальна вимога.
Однак на період дії воєнного стану працівника можна повідомляти не пізніш як до запровадження таких умов (ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX).
Зверніть увагу! Якщо працівник звільняється не у зв’язку зі скороченням, то це не підстава виводити зі штату посаду, яку він обіймав, оскільки має залишатись у штатному розписі вакансія для прийняття на роботу нового працівника.
«Передумовою прийняття на роботу працівника є наявність вакантної штатної одиниці в штатному розписі за відповідною професією (посадою) з визначенням розряду (категорії). Враховуючи зазначене, прийняття на роботу працівників має відбуватись згідно зі штатним розписом та посадовим окладом, визначеним цим штатним розписом».
(лист Мінсоцполітики від 13.09.2019 р. № 1127/0/204-19)
Наказ про внесення змін складають у довільній формі, головне, щоб він містив підстави змін і дату набрання ними чинності. Якщо ж наказ затверджує новий штатний розпис, то в ньому має бути дата введення в дію штатного розпису, яка може відрізнятися від дати видання наказу або збігатися з нею.
Наведемо приклад наказу про введення в дію штатного розпису та зразок штатного розпису.
ЗАТВЕРДЖУЮ штат у кількості 21 штатних одиниць із місячним фондом заробітної плати 882 000 (вісімсот вісімдесят дві тисячі) гривень Директор ТОВ «Перемога» Усенко М. УСЕНКО (посада) 22 грудня 2025 р.
ШТАТНИЙ РОЗПИС Товариства з обмеженою відповідальністю «Перемога» Уводиться в дію з 01.01.2026 р.
Структурний підрозділ
Назва посади (професії)
Код за КП
Кількість штатних одиниць
Посадовий оклад (місячна тарифна ставка), грн
Місячний фонд заробітної плати, грн
код
назва
1
2
3
4
5
6
7
01
Адміністрація
Директор
1210.1
1
80000
80000
Заступник директора
1210.1
1
75000
75000
02
Бухгалтерія
Головний бухгалтер
1231
1
72000
72000
Заступник головного бухгалтера
1231
1
68000
68000
Бухгалтер
3433
1
50000
50000
03
Відділ кадрів
Начальник відділу кадрів
1232
1
55000
55000
Інспектор з кадрів
3423
1
50000
50000
04
Транспортний відділ
Начальник транспортного відділу
1226.2
1
55000
55000
Механік
3115
1
35000
35000
Водій автотранспортних засобів
8322
10
30000
300000
05
Господарський відділ
Комірник
9411
1
25000
25000
Прибиральник службових приміщень
9132
1
17000
17000
РАЗОМ:
х
х
21
х
882000
Начальник відділу кадрів
Осипова
Ганна ОСИПОВА
ПОГОДЖЕНО
Головний бухгалтер Дмитренко Сергій ДМИТРЕНКО
Скільки зберігати штатний розпис та яка відповідальність за його відсутність на підприємстві?
Передусім варто пам’ятати, що після того, як на підприємстві введено в дію штатний розпис, попередній усе одно доведеться зберігати протягом установленого терміну за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578).
Для державних і комунальних підприємств (пп. «а» п. 37 Переліку № 578):
якщо створюються документи Національного архівного фонду — штатні розписи потрібно зберігати постійно;
якщо не створюються документи Національного архівного фонду — штатні розписи потрібно зберігати 75 років.
Для інших підприємств термін зберігання становить 3 роки (пп. «б» п. 37 Переліку № 578).
Окремі терміни зберігання п. 38 Переліку № 578 установлено для проєктів штатних розписів та документів (довідок, пропозицій, висновків) з їх розроблення — 3 роки для всіх підприємств (організацій, установ). Такі документи здебільшого повинні мати бюджетники, але всі мають знати вимоги законодавства.
Вас може зацікавити
Кадрова система «КАДРИ.UA»
Сучасна система кадрових рішень від бренду № 1 на ринку України «КАДРОВИК.UA»
Створена за участі кадровиків-практиків
Доступ до системи 24/7
Містить гарячу стрічку щоденних змін у законодавстві
Надає безліміт консультацій від провідних експертів редакції
Має зрозумілий інтерфейс системи та власного кабінету. Все зручно та під рукою
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама