Графік відпусток — це не просто формальність. Це ключовий елемент кадрового планування та один із базових локальних актів підприємства. Його відсутність може призвести до штрафів від Держпраці. Тому розгляньмо порядок його складання й особливості, які діють під час воєнного стану.

Чому графік відпусток — обов’язковий?

Складання графіка відпусток — це обов’язок, а не право роботодавця. Адже вимогу до роботодавця визначати черговість надання відпусток працівникам за відповідним графіком передбачено у ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504).

Ігнорування цієї вимоги Держпраці розглядає як порушення трудового законодавства. За відсутність графіка передбачено штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати (ст. 265 КЗпП).

Щоправда, під час воєнного стану фінансові санкції можуть не застосовувати, якщо роботодавець виконає припис Держпраці й усуне порушення (ст. 16 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX; далі — Закон № 2136). Утім, у будь-якому разі це не скасовує самого обов’язку щодо складання графіка відпусток.

Не зобов’язані складати графік підприємства на території активних бойових дій (ч. 1 ст. 7 Закону № 2136), а також роботодавці, які працюють у межах спрощеного регулювання трудових відносин (ст. 49⁵ КЗпП), адже на них не поширюються вимоги щодо прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, зокрема щодо часу відпочинку, відпусток, інших документів із питань, які врегульовано трудовим договором.

Коли складати графік відпусток?

Законодавчо встановленого дедлайну немає. «Традиційна» дата — 5 січня, на яку роботодавці орієнтуються відповідно до п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робочих та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 р. № 213. Її можна визначити у Правилах внутрішнього трудового розпорядку або в Положенні про відпустки, наприклад, так:

«10. Черговість надання щорічних відпусток визначається згідно з графіком, який у строк до 5 січня затверджує керівник ТОВ «_______» і під підпис підлягає доведенню до відома працівників. Графік є обов’язковим для сторін трудового договору».

Однак цілком логічно, що графік треба затвердити до початку першої відпустки в новому календарному році. Оскільки роботодавець зобов’язаний повідомити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні, то, відповідно, цю вимогу потрібно врахувати під час його затвердження.

Які відпустки внести до графіка?

Обов’язково треба внести щорічні основні відпустки та щорічні додаткові відпустки (за особливий характер роботи, за особливі умови праці тощо). Адже саме вони підлягають поділу та грошовій компенсації.

Також можна внести соціальні відпустки (на дітей), додаткову відпустку учасникам бойових дій, інші оплачувані або обов’язкові види відпусток.

Не треба вносити відпустки, які неможливо планувати (наприклад, навчальні).

Затвердження графіка і ознайомлення працівників

Єдиної затвердженої форми графіка відпусток немає. Його складають довільно (див. зразок), але варто орієнтуватися на уніфіковану форму, наведену у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України від 22.11.2015 р. № 7, а також на ДСТУ 4163:2020, який стосується порядку оформлення документів.

Під час складання графіків треба враховувати інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості для їхнього відпочинку (ст. 10 Закону № 504).

Графік підписує відповідальна особа, зазвичай начальник відділу кадрів. Після цього його затверджує керівник підприємства.

Після затвердження графіка документ потрібно довести до відома всіх працівників (ст. 10 Закону № 504). Винятків немає, тож з ним треба ознайомити і, наприклад, працівників, які працюють віддалено, і тих, що перебувають у відрядженнях.

Працівників, які працюють дистанційно, потрібно ознайомлювати за правилами, вказаними у ст. 29 КЗпП, зокрема за допомогою визначених у трудовому договорі засобів комунікації.

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ «Сігма» Кравчук Ігор КРАВЧУК «05» грудня 2025 р. ГРАФІК ВІДПУСТОК на 2026 рік Прізвище, ініціали працівника Посада (професія) згідно зі штатним розписом Вид відпустки Кількість календарних днів Період роботи, за який надається відпустка Запланований період надання відпустки Фактичний період перебування у відпустці Підстава 1 2 3 4 5 6 7 8 І. Адміністративний відділ 1. Кравчук І. І. Директор Щорічна основна 24 01.05.2025–30.04.2026 01.03.2026–24.03.2026 2. Сердюк О. О. Заступник директора Щорічна основна 24 21.01.2025–20.01.2026 01.04.2026–24.04.2026 3. Кущ Н. Н. Секретар Щорічна основна 24 01.03.2025–28.02.2026 01.05.2026–24.05.2026 ІІ. Відділ кадрів 4. Пашук О. О. Начальник відділу кадрів Щорічна основна 24 09.05.2025–08.05.2026 01.05.2026–14.05.2026 01.09.2026–14.09.2026 5. Стецюк М. М. Інспектор з кадрів Щорічна основна 12 01.04.2025–31.03.2026 15.05.2026–26.05.2026 6. Семенюк О. К. Інспектор з кадрів Щорічна основна 24 15.04.2025–14.04.2026 01.06.2026–24.06.2026 Додаткова соціальна 10 01.01.2026–31.012.2026 01.09.2026–10.09.2026 … Начальник відділу кадрів Пашук Ольга ПАШУК ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Профспілкового комітету ТОВ «Сігма» 04.12.2025 № 26

 

Вас може зацікавити
	Книга обліку щорічних і додаткових відпусток Книга обліку щорічних і додаткових відпусток працівників містить рекомендації щодо її ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток, а також задля використання її даних для підготовки квартальної і річної звітності. Придбати видання

Інна Журавська