З 1 січня 2026 року в Україні набувають чинності оновлені правила подання інформації про прийняття та звільнення працівників. Це — результат змін, передбачених Законом України від 16.07.2025 р. № 4536-IX, який уточнює порядок звітування роботодавців та вводить диференційований підхід залежно від форми діяльності суб’єкта господарювання.

Зазначимо, що уточнюють строки подання відповідної інформації в об’єднаній звітності з податку на доходи фізичних осіб, військового збору та єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

Що саме змінюється?

Якщо раніше всі роботодавці без винятку подавали дані про працевлаштування чи звільнення працівників протягом 20 календарних днів після місяця, у якому відбулася кадрова подія, то відтепер правила стають гнучкішими:

• юридичні особи, органи влади та податкові агенти зобов’язані подавати повідомлення щомісячно — до 20 календарних днів після закінчення звітного місяця;
• фізичні особи — підприємці та самозайняті особи звітуватимуть щоквартально — до 40 календарних днів після завершення звітного кварталу.

Таким чином, законодавець розмежовує підхід до різних категорій платників та полегшує звітність для малого бізнесу й самозайнятих громадян.

Нормативне підґрунтя

Зміни закріплені Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України у зв’язку з прийняттям Закону України «Про інтегроване запобігання та контроль промислового забруднення» та з метою удосконалення окремих положень податкового законодавства» від 16.07.2025 р. № 4536-IX.

Документ комплексно оновлює низку норм Податкового кодексу, зокрема і положення щодо подання інформації про трудові відносини.

Як сформульовано нову норму?

Відповідно до п.п. 70.16.1 ПКУ, із 1 січня 2026 року інформація про прийняття чи звільнення працівника подається:

• юридичними особами, органами влади, податковими агентами — до 20 календарних днів після звітного місяця;
• ФОПами та самозайнятими особами — до 40 календарних днів після звітного кварталу.

Як це було раніше?

На сьогодні пункт 70.16.1 Податкового кодексу виглядає так:

«70.16.1. органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування, юридичні особи та фізичні особи — підприємці, податкові агенти — подають інформацію про дату прийняття на роботу або звільнення з роботи фізичних осіб протягом 20 календарних днів після останнього дня звітного (податкового) місяця, а також іншу інформацію, передбачену статтею 51 ПКУ».

Отже, усі роботодавці були зобов’язані звітувати однаково — незалежно від розміру, форми власності чи обсягу діяльності.

Чому введено новий порядок?

Запровадження різних строків подання повідомлень має кілька цілей:

• Зменшення навантаження на ФОПів та самозайнятих осіб, для яких місячне звітування було надмірним.
• Оптимізація адміністрування податкових даних — великі роботодавці продовжують подавати актуальну інформацію щомісяця.
• Узгодження норм із оновленими підходами до обробки та обміну інформацією в державних реєстрах.
• Створення умов для більш точного контролю за трудовими відносинами без зайвого бюрократичного навантаження.

Що це означає на практиці?

Юридичні особи фактично продовжують працювати в нинішньому режимі.

ФОПи та самозайняті особи отримують більше часу для подання інформації, а також можуть об’єднувати декілька кадрових змін у межах одного квартального звіту.

Важливо контролювати строки, адже неподання або несвоєчасне подання повідомлення може тягнути за собою штрафи, передбачені Податковим кодексом.

Вас може зацікавити Книга обліку наказів з персоналу   Придбати Журнал «КАДРОВИК.UA»   Придбати Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них Придбати