Перевірка кандидатів є нормальною та розповсюдженою практикою для роботодавця, однак законодавство встановлює чіткі межі, щоб не допустити втручання у приватне життя, порушення принципів захисту персональних даних та трудових прав майбутнього працівника.

Поясним, які перевірки є законними, коли потрібна згода кандидата та як діяти роботодавцю, коли претендент відмовляється від додаткової перевірки.

Життєва ситуація:

У логістичну компанію хоче працевлаштуватися чоловік на посаду водія-експедитора. Компанія хоче перевірити відсутність у кандидата судимостей та правопорушень, адже робота передбачає відповідальність за дорогий товар. Кандидат надає копії документів, але відмовляється проходити додаткову перевірку через комерційну службу безпеки. У компанії виникає сумнів, чи достатньо тих даних, що він надав, та чи можна наполягати на ширшій перевірці. Як не порушити права кандидата, але й не допустити недобросовісну людину до роботи?

При перевірці кандидата роботодавець обов’язково має керуватись такими основними законодавчими актами як Конституція України, Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП) та Закон України «Про захист персональних даних».

Чи можна перевіряти рекомендації без згоди кандидата?

Ні, не можна. Звернення до попереднього роботодавця за характеристикою чи рекомендацією — це фактично збір персональних даних про кандидата, а також передача та отримання персональних даних кандидата третім особам. Відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» (п. 5, 6 ст. 6, п. 1 ст. 11 Закону), обробку (в тому числі збирання, розповсюдження) можна робити лише за згодою кандидата або за наявності окремої законної підстави, якої в цьому випадку немає.

Найкращий рішення — отримати від кандидата письмову згоду на збір рекомендацій, де буде вказано, до яких саме попередніх роботодавців компанія може звернутися.

Чи може роботодавець вимагати довідку про несудимість?

Залежить від посади. Стаття 24 КЗпП визначає перелік документів, які працівник подає при прийнятті на роботу, і довідки про несудимість там немає. Ба більше, ст. 25 КЗпП прямо забороняє вимагати від кандидата будь-які документи або відомості, не передбачені законом. Водночас, є професії, для яких відсутність судимості — обов’язкова вимога згідно вимог законодавства. Це, наприклад, педагоги, державні службовці, працівники, які мають справу зі зброєю, наркотичними засобами чи виконують функції, що потребують особливої довіри. У таких випадках роботодавець не тільки має право, а навіть зобов’язаний вимагати довідку.

Щодо водія-експедитора в описаній ситуації: роботодавець не може вимагати довідку примусово, бо закон це не передбачає. Але він може попросити надати її добровільно, пояснивши це тим, що робота пов’язана з матеріальною відповідальністю та доступом до цінного товару.

Чи дозволено перевіряти кредитну історію кандидата?

Без згоди кандидата — ні. Відомості про кредитну історію зазвичай не мають прямого відношення до професійних обов’язків працівника. Саме вимога надати таку інформацію буде розцінена як надмірна, проте роботодавець може попросити кандидата надати таку довідку або надати дозвіл на отримання такої інформації. Таке прохання може бути обґрунтованим та логічним для посад, пов’язаних з:

• доступом до значних фінансових ресурсів;
• управлінням коштами;
• прийняттям фінансових рішень;
• відповідальністю за матеріальні цінності.

Наприклад: фінансовий директор, бухгалтер, касир, менеджер з фінансового моніторингу, працівник банку.

Чи має право компанія аналізувати профілі кандидата у соцмережах?

Так, компанія може переглядати соцмережі кандидата, але лише ту інформацію, що є у відкритому доступі. Але роботодавець не має права:

• просити доступ до закритих сторінок;
• вимагати «додати в друзі»;
• заходити з фейкових акаунтів.

Також роботодавець не може відмовити в роботі через інформацію з соцмереж, якщо вона стосується політичних поглядів, релігії, сімейного стану чи інших ознак, за якими заборонена дискримінація (ст. ст. 2¹, 22 КЗпП).

Які категорії даних вважаються надмірними?

Загалом, надмірними є будь-які дані, що не стосуються безпосередньо виконання майбутніх трудових обов’язків. Стаття 25 КЗпП прямо забороняє вимагати відомості про:

• партійну приналежність, національність, походження;
• реєстрацію місця проживання чи перебування.

До цього переліку, базуючись на положеннях ст. 2¹ КЗпП та ст. 7 Закону України «Про захист персональних даних», можна також віднести:

• відомості про релігійні чи світоглядні переконання;
• дані про особисте та сімейне життя (наприклад, питання «Чи плануєте ви вагітність?»);
• відомості про стан здоров’я (окрім випадків, коли такі відомості є обов’язковим для даної посади);
• біометричні дані (якщо це не вимагається специфікою режиму доступу на об’єкті);
• відомості щодо гендерної ідентичності та сексуальної орієнтації;
• інші категорії, визначені законодавством.

Коли компанія може залучати сторонню службу безпеки?

Виключно за наявності окремої, поінформованої та добровільної письмової згоди кандидата. Залучення сторонньої служби безпеки — це поширення персональних даних кандидата третій особі і воно можливе лише за згодою особи (ст. 14 Закону України «Про захист персональних даних»). При цьому важливо, що згода кандидата має бути:

• Поінформованою: кандидат має чітко розуміти, якій компанії передаються дані та який обсяг інформації буде перевірятися.
• Конкретною: «Розмитий» пункт в анкеті чи іншому документів «даю згоду на перевірку» є недостатнім.

А роботодавець одночасно має забезпечити конфіденційність передачі таких даних третій особі.

Чи може відмова кандидата від додаткової перевірки бути підставою для відмови у працевлаштуванні?

За певних обставин — так. Якщо йдеться про законодавчо обов’язкову перевірку (довідка про несудимість, медогляд), то в такому випадку відмова кандидата буде законною підставою не приймати на роботу.

Проте, якщо перевірка не є необхідною за законом або характером роботи, відмова кандидата не може бути підставою для відмови в працевлаштуванні.

Ба більше, така відмова буде порушенням ст. 22 КЗпП, яка забороняє необґрунтовану відмову.

Щодо водія-експедитора

Компанія не може формально відмовити у працевлаштуванні, вказавши причину: «Відмова через небажання пройти перевірку службою безпеки». Водночас роботодавець має право ухвалювати рішення, оцінюючи всю наявну інформацію. Якщо кандидат не надає додаткових відомостей (наприклад, довідку про несудимість або згоду на перевірку), роботодавець фактично позбавлений можливості переконатися, що він відповідає вимогам безпеки. У такій ситуації обґрунтованою підставою для відмови буде не сама відмова від перевірки, а «невідповідність кандидата всім вимогам, встановленим для цієї посади».

Водночас компанії важливо мати чітко прописані вимоги до посади — інакше в разі оскарження є ризик програти суд.

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання

Юлія Пікалова, Катя Гончаренко