Розширення бізнесу часто вимагає залучення найманих працівників. Для ФОП це означає не лише додаткові податкові зобов’язання, але й необхідність правильного оформлення кадрової документації. Розглянемо, які документи є обов’язковими, які бажаними, та як правильно оформити трудові відносини з дотриманням всіх вимог законодавства.

Обмеження щодо найму працівників для різних груп ФОП

Перш ніж наймати працівників, переконайтеся, що ваша група єдиного податку дозволяє це робити. ФОП 1 групи не має права використовувати найману працю взагалі. Підприємці 2 групи можуть одночасно мати до 10 найманих працівників. ФОП 3 група не має обмежень щодо кількості працівників. ФОП 4 групи, як і першої, не може наймати працівників.

Важливий нюанс: при підрахунку кількості працівників не враховуються ті, хто перебуває у відпустці по вагітності та пологах, по догляду за дитиною, а також мобілізовані на військову службу. Це дозволяє ФОП 2 групи тимчасово перевищувати ліміт без втрати права на спрощену систему.

Обов’язкові кадрові документи при найму працівника

Трудовий договір

За звичайних умов трудовий договір з ФОП укладається обов’язково в письмовій формі згідно з пунктом 6 статті 24 КЗпП. Під час воєнного стану сторони можуть домовитися про усну форму, але після його завершення всі договори мають бути оформлені письмово. Типова форма затверджена наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260.

Заява про прийняття на роботу

Працівник пише заяву в довільній формі з зазначенням бажаної дати початку роботи та посади. До заяви додаються: паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудова книжка або відомості з реєстру застрахованих осіб, документи про освіту та кваліфікацію.

Наказ про прийняття на роботу

Видається на підставі заяви працівника та укладеного трудового договору. Можна використовувати Типову форму П-1 або створити власну з урахуванням обов’язкових реквізитів. Копія наказу надається працівнику під підпис.

Повідомлення до податкової

ФОП зобов’язаний повідомити ДПС про прийняття працівника до початку його роботи. Форма повідомлення затверджена постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413. Подається в електронному вигляді через кабінет платника або в паперовій формі.

Особова картка працівника

Форма П-2 самостійно визначається роботодавцем для зручної систематизації інформації про працівника. Якщо не використовується, облік відпусток ведеться в іншій формі.

Додаткові обов’язкові документи для організації праці

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Документ регламентує режим роботи, час початку та закінчення робочого дня, перерви, вихідні дні. Обов’язково ознайомлюють працівника під підпис до початку роботи.

Посадові інструкції

Детально описують функціональні обов’язки, права та відповідальність працівника на конкретній посаді. Розробляються для кожної посади окремо.

Табель обліку робочого часу

Ведеться щомісячно для обліку фактично відпрацьованого часу кожним працівником. Є підставою для нарахування заробітної плати.

Журнали реєстрації

Необхідні журнали реєстрації наказів з кадрових питань та інструктажів з охорони праці. Ведуться в паперовому або електронному вигляді з обов’язковою нумерацією записів.

Рекомендовані документи для ефективного кадрового обліку

Штатний розпис

Хоча для ФОП не є обов’язковим, допомагає структурувати персонал, встановити оклади та планувати фонд оплати праці. Затверджується наказом ФОП.

Графік відпусток

Складається на календарний рік для планування відпусток працівників. Забезпечує безперервність роботи та дотримання права працівників на відпочинок.

Колективний договір або локальні положення

При відсутності колективного договору розробляються окремі положення про оплату праці, преміювання, відпустки. Регулюють питання, не врегульовані трудовим договором.

Специфічні документи за потреби

Договір про нерозголошення

Укладається при роботі з конфіденційною інформацією, комерційною таємницею. Може бути окремим документом або розділом трудового договору.

Довідка про працевлаштування

Видається на вимогу працівника для пред’явлення за місцем вимоги. Підтверджує факт трудових відносин, посаду та період роботи.

Договір про матеріальну відповідальність

Оформляється з працівниками, які мають доступ до грошових коштів або матеріальних цінностей. Визначає межі та умови відповідальності.

Алгоритм звільнення працівника

При звільненні ФОП видає наказ про звільнення, копію якого надає працівнику. У день звільнення проводиться повний розрахунок: виплачується зарплата за відпрацьований час та компенсація за невикористану відпустку. За вимогою працівника вносяться записи до трудової книжки.

Особливість воєнного часу: при мобілізації ФОП може звільнити працівників за пунктом 10 статті 40 КЗпП без попередження та виплати вихідної допомоги.

Висновок

Правильне оформлення кадрових документів — це не лише вимога законодавства, але й захист інтересів ФОП при можливих трудових спорах. Обов’язкові документи забезпечують мінімальну законність трудових відносин, а додаткові — створюють комфортні умови праці та мінімізують ризики. Пам’ятайте про обмеження для різних груп єдиного податку та своєчасно повідомляйте податкову про всі кадрові зміни.

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання