Одна з найважливіших задач на початку року — це графік відпусток. А щоб не хапатись за голову, почніть підготовку уже зараз. Розберемо: коли саме потрібно скласти та затвердити графік відпусток на 2026 рік, які документи оформити, що буде, якщо цього не зробити.

Чим передбачено графік відпусток?

Почнемо з головного: графік відпусток — це не формальність, а обов’язковий документ для кожного роботодавця.

Вимога про його наявність прямо передбачена Законом «Про відпустки» та Кодексу законів про працю. Саме він визначає черговість відпусток та і просто допомагає уникнути хаосу влітку, коли всі хочуть відпочивати одночасно.

Стаття 10 Закону України «Про відпустки» та стаття 79 Кодексу законів про працю:

«Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку».

Хто складає графік?

Графік складає роботодавець — незалежно від того, скільки людей працює: троє чи триста.

Зазвичай цим займається відділ кадрів чи служба персоналу, але якщо їх немає — відповідальна особа або бухгалтер. До підготовки можна залучати керівників підрозділів. Вони проведуть опитування серед працівників та складуть приблизні графіки за їх побажаннями. Саме тому підготовку варто розпочинати уже в листопаді поточного року.

І, так — навіть ФОП із найманими працівниками зобов’язаний мати графік відпусток.

Строки: до коли скласти графік відпусток-2026?

Законом точну дату не визначено, але орієнтир є — 5 січня 2026 року (п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку від 20.07.1984 р. № 213). Тож до 5 січня графік має бути складений і затверджений.

Якщо відпустки починаються вже з 1 січня — затвердити графік потрібно щонайпізніше до 17 грудня 2025 року, адже працівників потрібно повідомити за два тижні до початку відпустки (ст. 10 Закону України «Про відпустки»).

Відповідальність за відсутній графік

Якщо графіка відпусток немає, це — порушення трудового законодавства. І може бути накладений штраф — одна мінімальна зарплата, тобто на сьогодні 8000 гривень. А з 2026 року — 8647 грн.

Але є хороша новина: під час воєнного стану штрафи не застосовують, якщо підприємство усуне порушення після припису Держпраці.

А тепер переходимо допрактичної частини — самих документів.

Отже, форма графіка — довільна.

Ви можете використати власний шаблон у Word або Excel, головне — щоб він містив:

• ПІБ працівника,
• підрозділ,
• посаду,
• вид відпустки,
• період і тривалість.

Які саме відпустки до нього включати?

Законодавство вимагає планувати у графіку черговість надання лише щорічних відпусток (основних і додаткових). Усі інші види можна не включати до графіка та надавати їх працівникам за схемою «заява-наказ». Але якщо вам зручно, то можете включити й інші оплачувані відпустки, наприклад, додаткові соціальні відпустки на дітей.

Який період надання відпустки зазначати: місяць чи конкретну дату початку відпустки?

Обидва варіанти можливі. Проте не завжди наприкінці поточного року можна точно вгадати дату початку відпустки у наступному році. Тому частіше обирають саме варіант із місяцем.

Чи потрібні графи «Ознайомлений» або «Підпис працівника»?

Її варто додавати до графіка тільки тоді, коли ви реально зможете зібрати підписи всіх працівників у такому графіку. Якщо ні, то краще розмістити графік відпусток у приміщеннях підприємства або на корпоративному порталі. А для збору підписів працівників можна оформити окремі аркуші ознайомлення.

Але пам’ятайте: будь-яке таке ознайомлення працівника з графіком під підпис — це не повідомлення про відпустку. Роботодавець зобов’язаний окремо попередити про дату початку відпустки за два тижні.

Вас може зацікавити
	Спецвипуск «Відпустки без збереження заробітної плати» Відпустка без збереження заробітної плати — здається, простіше простого для роботодавця, бо платити не треба і надання такої відпустки нічого не коштує. Але з відпусткою без збереження зарплати не все так просто, бо є різновиди цієї відпустки, які мають особливості надання та документального підтвердження права на них. Також використання відпустки без збереження заробітної плати має вплив на деякі гарантії для працівників. Придбати видання

Катерина Жиленко