Як вносити записи до трудової книжки?

Розділом 2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58) передбачено вимоги до заповнення трудових книжок:

а) загальні вказівки;
б) занесення відомостей про працівника;
в) внесення відомостей про роботу;
г) занесення відомостей про нагородження і заохочення;
д) заповнення трудової книжки при звільненні.

Відомості, які заносять до трудової книжки
Відомості про працівника	• прізвище • ім’я • по батькові • дата народження
Відомості про роботу	• прийняття на роботу • переведення на іншу постійну роботу • звільнення
Відомості про нагородження і заохочення	• нагородження державними нагородами України та відзнаками України • заохочення за успіхи в роботі • інші заохочення відповідно до чинного законодавства України
Відомості про відкриття та винаходи	• відкриття, на які видані дипломи • використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди
Відомості про стягнення	Не заносять до трудової книжки!

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться роботодавцем після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення. Вони повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць — двозначними).

Приклад. Робітник або службовець прийнятий на роботу 5 січня 1993 року. У графі 2 трудової книжки записується «05.01.1993».

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

Як бути в ситуації, коли у трудовій книжці частина, що передбачає ведення записів українською мовою закінчилася? Чи можна записувати, наприклад, у частині, що передбачена для ведення російською мовою?

Відповідно до Інструкції № 58, коли в трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.

Тому не варто робити записи у частині, що передбачена для заповнення російською мовою, й так само в розділах «Відомості про заохочення» та «Відомості про призначення пенсій».

Які мають бути дії кадровика, який уже почав уносити відомості в розділ, що не передбачений для записів про роботу?

У такому разі можна скористатися загальним правилом, визначеним Інструкцією № 58, щодо виправлення неправильних записів. Після запису про прийняття на роботу після відповідного порядкового номера, дати внесення запису пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним».

Після чого, відповідно до розділу 3 Інструкції № 58, видається вкладиш до трудової книжки.

Слід зазначити, що видається він у тому самому порядку, як і трудова книжка, і без неї він недійсний.

Вас може зацікавити
	Авторський дистанційний курс підвищення кваліфікації кадровиків від Вікторії Ліпчанської. Вищий рівень Курс передбачає всебічний розгляд питань кадрового законодавства: від укладання трудового договору до його розірвання. За результатами успішного проходження навчання: Свідоцтво державного зразка! Термін навчання — 3 місяці. Протягом всього періоду навчання всі учасники можуть ставити запитання, які виникають у них під час опанування лекційного матеріалу або під час професійної діяльності. Придбати курс

Вікторія Ліпчанська