Що входить до особової справи працівника?

Ведення особових справ регламентує наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів» від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Згідно з п. 12 глави 2 розділу IV Правил, в особових справах групуються документи, що відображають трудові відносини працівника в хронологічному порядку.

До особової справи включають:

• заяву про прийняття на роботу;
• заяву про переведення на іншу посаду чи роботу;
• заяву про звільнення з роботи.

Також можуть зберігатися: копії наказів з особового складу, копії паспортів, трудових книжок, довідки, характеристики, автобіографії тощо — залежно від внутрішнього положення підприємства.

Які заяви не належать до особової справи?

Заяви про:

• відпустку,
• відрядження,
• соціальні відпустки,
• відпустки без збереження зарплати тощо —

не включаються до особової справи, оскільки вони належать до документації з обліку використання робочого часу.

Такі документи зберігаються окремо відповідно до Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (стаття 515).

Строк зберігання заяв про відпустки: 1 рік — після закінчення календарного р., за який вони складалися, після чого документи можуть бути знищені в установленому порядку.

Як організувати зберігання правильно?

Вид заяви	Де зберігати	Строк зберігання
Заява про прийом на роботу	Особова справа працівника	75 років (разом із справою)
Заява про переведення	Особова справа	75 років
Заява про звільнення	Особова справа	75 років
Заява про відпустку	Окрема справа «Заяви про надання відпусток»	1 рік
Заява про відрядження	Справа «Відрядження працівників»	1 рік
Заява про відпустку без збереження зарплати	Справа «Соціальні відпустки»	1 рік

Додатково: як групувати документи в особовій справі?

Особова справа формується з моменту прийняття працівника і ведеться до дня його звільнення.

Документи в ній групуються в хронологічному порядку.

Після звільнення працівника справа підлягає архівному зберіганню 75 років.

Висновок

1. У особову справу включаються заяви про прийняття, переведення, звільнення.
2. У особову справу не включаються заяви про відпустки, відрядження, соціальні відпустки — вони зберігаються окремо 1 рік.
3. Всі документи мають бути систематизовані та підшиті у порядку надходження.

Вас може зацікавити
	Комплект «Особові картки та особові справи працівників: оформлення, облік, зберігання» До комплекту входять: Добірка матеріалів «Особова картка й особова справа: інструкція до застосування» Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення» Придбати комплект