28 серпня 2025 року втратив чинність Господарський кодекс України (далі — ГКУ) на підставі Закону України «Про особливості регулювання діяльності юридичних осіб окремих організаційно-правових форм у перехідний період та об’єднань юридичних осіб» від 09.01.2025 р. № 4196-IX, а отже — і частина 3 ст. 64, яка передбачала, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Чи означає це, що з 28 серпня про штатний розпис можна забути? Спробуємо з’ясувати це питання.

Значення штатного розпису

Штатний розпис — це внутрішній документ підприємства (установи, організації), у якому визначаються структура штату, назви посад (професій), кількість працівників та розміри їх окладів. Як правило, його складають по всьому підприємству (установі, організації) та щороку затверджують на новий календарний рік з урахуванням можливих змін протягом року.

Як зазначено в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7, розробляють штатний розпис на підставі затвердженої структури і штатної чисельності юридичної особи, положення про оплату праці та з урахуванням вимог законодавчих й інших нормативно-правових актів. Найменування посад (професій) у штатному розписі мають відповідати чинному Класифікатору професій.

На практиці штатний розпис є необхідним документом, адже дозволяє роботодавцю:

• визначати перелік усіх потрібних посад із відповідними посадовими окладами (тарифними ставками), у тому числі вакантних;
• вести облік чисельності персоналу;
• формувати статистичні й інші звітні дані щодо кількості працівників.

З точки зору контролюючих органів, відсутність цього документа розцінювалась як порушення законодавства про працю. Під час перевірок органи Держпраці приділяли цьому документу увагу й могли застосувати фінансові санкції в розмірі однієї мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП). У листі Мінсоцполітики від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08 указувалося, що за відсутність штатного розпису передбачена також адміністративна відповідальність, що призводить до накладення штрафу від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Згідно з листом Мінсоцполітики від 13.09.2019 р. № 1127/0/204-19 обов’язковою передумовою для працевлаштування працівника була наявність вакантної штатної одиниці в штатному розписі підприємства.

А Мінекономіки в листі від 26.05.2021 р. № 4712-03/29293-01 зазначало, що прийняття на роботу працівників має відбуватися згідно зі штатним розписом і з посадовим окладом, визначеним штатним розписом.

Посадові оклади (тарифні ставки) є істотними умовами трудового договору, зміна яких має важливі наслідки як для працівника, так і для роботодавця (ст. 32 КЗпП). Факт збільшення чи зменшення посадового окладу (тарифної ставки) зазвичай фіксують шляхом унесення змін до штатного розпису.

Таким чином, штатний розпис є ключовим кадровим документом підприємства, який не лише визначає структуру, посади й оклади працівників, а й дозволяє обґрунтувати правомірність кадрових рішень, адже:

• він є основою для обліку чисельності персоналу та розрахунку фонду оплати праці;
• без нього неможливо підтвердити наявність вакантної посади;
• він дозволяє чітко зафіксувати посадові оклади, що важливо для вирішення численних питань, пов’язаних з оплатою праці найманого персоналу.

Для бюджетних підприємств, установ та організацій скасування ст. 64 ГКУ не означає звільнення їх від обов’язкового складання штатного розпису. Його наявність передбачена в п. 37 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228, і сьогодні продовжує діяти наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57, яким затверджено форму штатного розпису для підприємств, установ та організацій, що фінансуються з бюджету.

Чи варто відмовлятися від штатного розпису?

З огляду на вказані вище аргументи цілком очевидно, що відмовлятися від штатного розпису з 28 серпня 2025 року не варто. За бажанням назву цього кадрового документа можна змінити, але такий документ має бути, щоб кадрова політика підприємства була зрозумілою не лише для найманих працівників, а й для зовнішніх суб’єктів, серед яких у першу чергу контролюючі органи — Держпраці, ДПС України, ПФУ тощо.

Про важливість штатного розпису після скасування ГКУ мова йде також у нових роз’ясненнях офіційних органів.

Зокрема, Держпраці в листі від 07.08.2025 р. № 2983/2.3/2.1-25а робить висновок про доцільність наявності в роботодавця штатного розпису, адже він визначає конкретні посади для найманих працівників на підприємстві. І саме під ці посади роботодавець має розробити відповідні посадові інструкції, якими визначаються обов’язки, права та відповідальність працівників.

Мінекономіки також вважає, що з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим (лист від 19.08.2025 р. № 4701-05/55169-09).

Крім того, хоча безпосередньо в КЗпП не вказано про обов’язкове затвердження роботодавцем штатного розпису, цей документ згадується як такий, що може бути підставою для настання певних наслідків у трудових відносинах. Зокрема, скорочення чисельності чи штату працівників є підставою для розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП. А саме зміни до штатного розпису дозволяють зафіксувати скорочення чисельності чи штату працівників.

Таким чином, незважаючи на скасування ГКУ, штатний розпис залишається важливим кадровим документом. Він забезпечує прозорість кадрової політики підприємства, визначає перелік посад і слугує підґрунтям для розроблення посадових інструкцій. Позиція Держпраці та Мінекономіки підтверджує, що наявність штатного розпису є необхідною умовою дотримання прав працівників (зокрема й щодо оплати праці) і уникнення негативних наслідків під час перевірок контролюючих органів.

Тож, уже затверджені штатні розписи мають повне право на подальше існування, адже їх скасування лише ускладнить для роботодавця вирішення низки кадрових питань.

Вас може зацікавити
	Кадрова система «КАДРИ.UA» Сучасна система кадрових рішень від бренду № 1 на ринку України «КАДРОВИК.UA» Створена за участі кадровиків-практиків Доступ до системи 24/7 Містить гарячу стрічку щоденних змін у законодавстві Надає безліміт консультацій від провідних експертів редакції Має зрозумілий інтерфейс системи та власного кабінету. Все зручно та під рукою Активувати доступ

Інна Журавська