Чи повинні справи зі списками персонального військового обліку та копіями військово-облікових документів мати номери?

Одним із ключових елементів діловодства є правильне формування справ та їх індексація. Усі документи військового обліку повинні систематизуватись у справи з чітко визначеними заголовками та індексами згідно із затвердженою номенклатурою справ підприємства.

При формуванні справ з військового обліку слід керуватись принципами чіткої класифікації та зручності доступу до інформації.

Для цього застосовується номенклатура справ, яка є систематизованим переліком справ, що утворюються у процесі діяльності підприємства.

Номенклатура справ затверджується щороку і має внутрішню нумерацію, відповідно до якої всі справи мають порядкові номери.

Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5, текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці, що має п’ять обов’язкових граф.

• 1 — Індекс справи.
• 2 — Заголовок справи (тому, частини).
• 3 — Кількість справ (томів, частин).
• 4 — Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком.
• 5 — Примітки.

У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу юридичної особи (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 01–07, де 01 — індекс структурного підрозділу; 07 — порядковий номер справи у межах розділу.

Отже, справи повинні мати чіткий заголовок, який точно відображає зміст документів, що зберігаються у справі, а також порядковий номер справи, що відповідає номенклатурі справ.

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання

Мар’яна Винничук