В умовах війни працівники й роботодавці часто втрачають зв’язок одне з одним. Невчасне оновлення контактних даних унеможливлює повідомлення про звільнення чи інші кадрові дії, що створює правову невизначеність і ризики для обох сторін.

Минулого місяця набрали чинності зміни до Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136), якими було запроваджено нові вимоги до обміну інформацією між працівником і роботодавцем.

Нова редакція статті 7, що визначає особливості обміну документами, організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у роботодавця, установлює для обох сторін трудового договору — як працівника, так і роботодавця — обов’язки:

• підтримувати можливість комунікації між собою, включно з періодом призупинення дії договору;
• повідомляти про зміну контактних даних не пізніше ніж за 10 календарних днів.

До таких даних віднесено:

• адресу місцезнаходження (проживання),
• адресу електронної пошти (за наявності),
• номери телефону тощо.

Форма виконання обов’язку залежить від статусу сторін:

• Юридичні особи — роботодавці оновлюють дані в Єдиному державному реєстрі (ЄДР) юридичних осіб, ФОП та громадських формувань.
• Фізичні особи — роботодавці, які не є підприємцями, інформують працівника безпосередньо — поштою, електронною поштою або телефоном.
• Працівники повідомляють роботодавця за вказаними в ЄДР адресою або електронною поштою.

У разі неможливості — допускається надсилання текстового повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.

Якщо одна зі сторін не повідомила про зміну контактних даних, інша сторона має право комунікувати за останніми відомими їй реквізитами. Таке повідомлення вважатиметься належним. Більше того, якщо на ці контакти неможливо надіслати повідомлення через відсутність зв’язку, закон допускає незастосування вимоги про офіційне повідомлення щодо виникнення чи припинення трудових прав і обов’язків або припинення договору.

Раніше закон дозволяв роботодавцю самостійно визначати порядок кадрового діловодства лише в районах, де вже відбувалися активні бойові дії. Тепер цей підхід розширено: такі повноваження роботодавець має і в тих місцевостях, де бойові дії можуть виникнути.

Це означає, що закон тепер прямо посилається на офіційний Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджений наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 р. № 376. Фактично зникає суб’єктивність у визначенні того, чи мала компанія право вести діловодство за спрощеними правилами — все прив’язано до затвердженого переліку. Іншими словами, тепер немає потреби доводити, що територія є небезпечною — достатньо того, що вона є в офіційному списку. Це спрощує облік, але водночас вимагає уважності до оновлення цього переліку.

З урахуванням наведеного рекомендується:

• провести аудит наявних контактних даних працівників і за потреби їх оновити;
• роз’яснити працівникам обов’язок інформувати про зміну контактів у 10-денний строк;
• перевірити актуальність інформації у ЄДР і, в разі потреби, внести зміни, повідомивши про це найманих працівників.

Загалом зміни, внесені до статті 7 Закону № 2136, спрямовані на врегулювання практичних ситуацій, у яких сторони трудового договору втрачають зв’язок через воєнні обставини. Закон встановлює чіткі правила обміну інформацією, визначає допустимі канали зв’язку та передбачає наслідки їх порушення — що дозволяє забезпечити юридичну визначеність у критичних моментах, зокрема під час звільнення або припинення трудових правовідносин.

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання

Анастасія Якімова