Раніше Перелік вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях містив заборону на пересилання трудових книжок у міжнародних поштових відправленнях.

12 вересня 2024 року були внесені зміни, згідно яких до Правил надання послуг поштового зв’язку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 р. № 270, дозволено пересилання за межі України дозволів на право носіння зброї, трудових книжок, військових квитків, документів, що посвідчують особу.

Таким чином заборона на пересилання трудових книжок за межі України з 12 вересня 2024 р. не діє.

Водночас нове правило дозволяє пересилання трудових книжок за кордон лише у міжнародних відправленнях, що реєструються. Відправлення, що реєструються приймаються з видачою квитанції, проходять реєстрацію на різних етапах пересилання і вручаються одержувачу під розписку.

З 10 червня 2021 р. ведення паперових трудових книжок не є обов’язковим.

Видача всіх наявних трудових книжок працівникам в обов’язковому порядку передбачається після завершення робіт щодо включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників, які мають бути здійснені протягом п’яти років. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис (Розділ ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX).

Згідно з статті 48 КЗпП облік трудової діяльності працівників здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Статтею 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX передбачено, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Таким чином трудова книжка працівнику, що продовжує перебувати у трудових відносинах, може бути видана працівнику за згодою сторін трудового договору, також роботодавець зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику у разі його звільнення до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

Відповідно до вимог п. 4.2 розділу 4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мінюста, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58, пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Можливий алгоритм дій передачі трудової книжки працівнику, що перебуває за кордоном

1. Визначення підстави для передачі:
• Працівник звільнився і потребує трудову книжку.
• Працівник хоче отримати трудову книжку для інших цілей.
  
  
2. Оформлення запиту працівником
   Працівник подає письмову заяву (скан або електронний варіант із кваліфікованим електронним підписом — КЕП) про бажання отримати трудову книжку із наданням згоди на пересилання трудової книжки поштою у якій окремо вказує:
• спосіб доставки;
• адресу за кордоном.
  
  
3. Перевірка та оформлення документації роботодавцем
   Роботодавець перевіряє наявність підстав і надання згоди на пересилання трудової книжки поштою.
   
   
4. Уточнення способу доставки, оформлення відправлення:
• Пересилання трудових книжок за кордон повинне здійснюватися виключно у міжнародних відправленнях, що реєструються.
• Важливо перевірити правильність адреси, зазначеної працівником.
  
  
5. Підтвердження отримання
   Зберегти квитанцію та відстеження доставки.

Важливо! Рекомендовано перевірити, чи вся інформація про стаж внесена до Електронного реєстру Пенсійного фонду України. Працівник може самостійно отримати довідку через портал ПФУ (portal.pfu.gov.ua).

Вас може зацікавити
	Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них розроблена у відповідності до типової форми № П-10, яку затверджено наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277. ЇЇ ведення є обов’язковим на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності та у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності, які використовують працю найманих працівників. Придбати видання