Працівник був в щорічній відпустці у серпні 2024 року за період роботи з 4 грудня 2023 р. по 3 грудня 2024 р. Але він написав заяву про звільнення з 25 жовтня 2024 р. Що робити з тими трьома днями відпустки, які було зайво йому надані, а отже, відпускні зайво нараховані і виплачені в серпні 2024 року?

У день звільнення із працівником має бути проведений повний розрахунок, зокрема, виплачено компенсацію за всі невикористані дні відпустки, за нормами Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженому постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100.

В даному випадку сталося навпаки — працівник на день звільнення використав дні відпустки наперед (за невідпрацьовану частину робочого року) — тому він зобов’язаний повернути відпусткові, виплачені йому за ці дні — це передбачено ч. 2 ст. 127 КЗпП та ст. 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР, окрім випадків, визначених даною статтею.

Якщо працівнику нарахований інший дохід при звільненні (приміром, заробітна плата до дня звільнення), зайво виплачені відпускні слід утримати з цього доходу. Звертаємо увагу, що з доходу працівника слід утримувати тільки ту суму відпускних, яку він отримав чистими на руки без урахування утриманих ПДФО та ВЗ.

За умовами запитання працівник звільняється у жовтні. Якщо його зарплати за жовтень вистачає для погашення заборгованості щодо повернення відпускних, то у єдиній звітності (додатки Д1, 4ДФ) зазначається дохід працівника вже після вирахування з нього повернутих відпускних. Таким чином, з ПДФО та ВЗ у роботодавця виникне переплата, яку можна буде врегулювати при наступних виплатах зарплати.

Що робити, якщо виявиться, що у нього недостатньо доходу, з якого можна провести таке утримання?

Тоді працівник повинен повернути кошти в касу або на рахунок роботодавця. Якщо працівник відмовляється повернути помилково виплачені йому кошти, то роботодавець може повернути зайво виплачену суму в судовому порядку. Як варіант, можна перекваліфікувати зайво виплачену суму на премію або матеріальну допомогу тощо, щоб не коригувати вже нараховані суми відпускних.

Світлана Щербина