За Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-ІХ з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки.
Електронна трудова книжка ‒ це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.
Оцифрування трудових книжок передбачає накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладення трудових договорів, призначення пенсій тощо.
Ця сучасна система дає змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, протягом якого вони сплачували страхові внески до Пенсійного фонду (до 2004 року цей стаж називався «трудовий»), а в майбутньому — автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.
В електронну трудову книжку вносяться відцифровані будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Перш за все, для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, що підтверджують стаж, а саме:
документи про здобуття освіти на денній формі навчання;
свідоцтво про народження дитини (для жінок);
військовий документ.
У разі втрати трудової книжки: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Відскановану трудову книжку або інші документи, що посвідчують страховий стаж, можна подати через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду. Це може зробити роботодавець або працівник.
Скан-копії повинні відповідати таким вимогам:
скан-копія повинна бути кольорова;
необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи;
формат зображення має бути jpg або pdf;
розмір кожного файлу не має перевищувати 1Мб.
Електронні трудові книжки доступні в кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Щоб зайти до кабінету, необхідно авторизуватися одним із способів:
за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креді Агріколь Банк тощо;
за логіном і паролем — для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) та відповідної заяви;
через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID;
за допомогою Дія. Підпис.
Працівникам та роботодавцям згідно з Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-ІХ на оцифрування трудових книжок відведено час до 10 червня 2026 року.
Вас може зацікавити
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них розроблена у відповідності до типової форми № П-10, яку затверджено наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277. ЇЇ ведення є обов’язковим на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності та у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності, які використовують працю найманих працівників.
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама