Мінекономіки у листі від 24.06.2024 р. № 4701-05/45070-09 надало роз’яснення щодо деяких питань законодавства з питань праці.

Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мінюста від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила), встановлено єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

Так, абзацами першим та третім пункту 1 Глави 5 «Датування управлінських документів» розділу II «Документування управлінської інформації» Правил визначено, що датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрація або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів).

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи).

Розпорядчий документ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки (пункт 10 Глави 10 «Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів» розділу II Правил).

Отже, згідно з чинним законодавством, роботодавці повинні реєструвати накази про прийняття на роботу, зміни у трудовому договорі, припинення трудового договору, а також інші важливі рішення щодо працівників. Термін реєстрації таких наказів — у день їх підписання.

Фахівці Мінекономіки вважають, що прийняти працівника на роботу, як зазначено у зверненні «заднім числом», є порушенням вимог чинних нормативних документів, що можна кваліфікувати як підробку документів. Особи, винні у порушенні, можуть бути притягнені до відповідальності згідно з законодавством України.

Реєстрація кадрових документів «заднім числом» неприпустима у діловодній практиці.

Відповідно до статті 366 Кримінального кодексу України складання, видача службовою особою завідомо неправдивих офіційних документів, внесення до офіційних документів завідомо неправдивих відомостей, інше підроблення офіційних документів — караються штрафом від двох тисяч до чотирьох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або обмеженням волі на строк до трьох років, з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років.