Положення про структурний підрозділ юридичної особи незалежно від її виду і масштабу діяльності, форми власності, рівня підпорядкування є організаційно-розпорядчим документом (далі — ОРД). Положення встановлює порядок створення структурного підрозділу, його завдання, функції, права та обов’язки, організацію роботи, взаємовідносини з іншими структурними підрозділами певної юридичної особи.

Вимоги до оформлення усіх ОРД встановлено Національним стандартом України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженим наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144.

Звичайно, ДСТУ 4163:2020, як і більшість стандартів, має рекомендаційний характер. Водночас вимога щодо обов’язковості дотримання цього стандарту під час оформлення та розташування реквізитів в ОРД зафіксована у пункті 11 глави 1 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила).

А от Правила, на відміну від стандарту, є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма юридичними особами (згідно з другим абзацом пункту 1 розділу І Правил). Таким чином, слід керуватися Правилами і дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020.

Під час розроблення положення про структурний підрозділ конкретної юридичної особи слід використовувати уніфіковану форму цього виду ОРД, яка містить певний склад реквізитів і визначені місця їх розташування у документі.

Затвердження положення про структурний підрозділ

Положення про структурний підрозділ можуть бути затверджені наказом керівника юридичної особи чи безпосередньо керівником юридичної особи, про що свідчитиме відповідний гриф затвердження, оформлений у правому верхньому куті першого аркуша документа.

• Якщо усі положення про структурні підрозділи юридичної особи затверджені одним розпорядчим документом

Наприклад, якщо керівник прийме рішення, що усі положення про структурні підрозділи юридичної особи будуть затвердженні одним розпорядчим документом — наказом з основної діяльності підприємства, то відповідні положення будуть оформленні як додатки до наказу, і в кожному слід оформити гриф затвердження таким чином:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора підприємства 24 листопада 2023 р. № 123

У такому разі оригінали положень про структурні підрозділи будуть зберігатися в одній справі з наказами з основної діяльності юридичної особи з максимальним строком зберігання «Постійно» або «До ліквідації підприємства» (залежно від того, чи віднесена юридична особа до фондоутворювачів Національного архівного фонду). А у відповідні структурні підрозділи для повсякденної роботи будуть виготовлені копії з цих положень зі строком зберігання «До заміни новими».

• Якщо кожне положення про структурний підрозділ затверджене окремо

Якщо керівник юридичної особи прийме рішення про затвердження кожного положення про структурний підрозділ окремо, то гриф затвердження буде оформлений так:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор підприємства «Водограй» Солов’яненко Максим СОЛОВ’ЯНЕНКО 24 листопада 2023 р.

У такому разі оригінали всіх положень про структурні підрозділи будуть сформовані в окрему справу з однойменним заголовком «Положення про структурні підрозділи». А копії з них будуть виготовлені й розповсюджені по усім відповідним структурним підрозділам.

З детальними вимогами до оформлення інших реквізитів, зокрема «Код за КУД», «Найменування юридичної особи», «Дата», «Реєстраційний індекс», «Віза» тощо цього документа можна ознайомитися, самостійно опанувавши ДСТУ 4163:2020 або звернувшись до попередніх публікацій у журналі «Діловодство».

Насамкінець зазначимо, що положення набуває чинності з моменту його затвердження.

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання

Олена Загорецька