В Україні триває перехід до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі. За Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі від 05.02.2021 р. № 1217-IX, працівникам та роботодавцям на оцифрування трудових книжок відведено час до 10 червня 2026 року.

Процедура повного завершення оцифрування трудової книжки після подання заявником скан-копії документа підтверджується статусом звернення щодо стану його опрацювання.

Перевірити стан опрацювання документів про трудову діяльність можна на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Якщо скановану копію документу надсилав роботодавець, то стан опрацювання звернення можна побачити у кабінеті страхувальника в розділі «Звернення» (відображено всі звернення роботодавця щодо кожного працівника із відображенням статусу обробки) та застрахованій особі — в особистому кабінеті користувача в розділі «Мої звернення».

Якщо скановану копію документу надсилала застрахована особа, то стан опрацювання звернення можна побачити в особистому кабінеті користувача в розділі «Мої звернення».

Статус звернення «Виконано» свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано.

Статус звернення «Скасовано виконання» означає, що звернення містить певні помилки, не опрацьовано та потребує повторного подання (опис причини скасування вказано в реквізиті «Повідомлення»).

Інші статуси означають, що звернення перебуває в стані опрацювання фахівцями Пенсійного фонду.

Основними причинами скасування звернень з оцифрування трудових книжок є помилки, які допускають користувачі вебпорталу. Виконання звернення скасовується в разі:

1. В електронній формі звернення на вебпорталі ПФУ в даних особи наявні помилки.
2. Скановані копії документів не належать заявнику.
3. Скановані копії документів зроблені не з оригіналів документів або в чорно-білому форматі.
4. Скановані копії документів відскановані неналежним чином (обрізані дати, номери наказів тощо).
5. Відсутня скан-копія титульної сторінки трудової книжки.
6. Наявне порушення вимог до оформлення трудової книжки, викладені в Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженій наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29.07.1993 р. № 58:
• відсутній підпис власника трудової книжки або запис про зміну П.І.Б.;
• відсутня печатка установи або підпис відповідальної особи.

Вас може зацікавити
	Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них розроблена у відповідності до типової форми № П-10, яку затверджено наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277. ЇЇ ведення є обов’язковим на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності та у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності, які використовують працю найманих працівників. Придбати видання