Як надавати щорічні відпустки у 2023 році?

Що з обмеженнями стосовно кількості днів щорічної основної відпустки під час війни?

Справді, під час дії воєнного стану питання надання відпусток регулює ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136). Вона говорить таке:

У період дії воєнного стану надання працівникові щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік.

Отже, одразу і відповідаємо: обов’язку для роботодавців не відпускати працівників у щорічні основні відпустки наразі немає! Особливо це питання непокоїло педагогів — тож МОН вже надало з цього приводу свіже роз’яснення.

А от право не відпускати у щорічну основну відпустку більш як на 24 дні на рік у роботодавця є! Проте зароблені, але не використані дні такої відпустки не пропадуть!

По-перше, якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше 24 календарних днів, надання не використаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану.

По-друге, абсолютно так само, як і раніше, у разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачують грошову компенсацію відповідно до статті 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Що ж до решти правил надання щорічної основної відпустки, то їх ніхто не скасовував, і ці відпустки надають і оформлюють так само, як і раніше.

Дехто може сказати: зачекайте, а як же норми ст. 7 Закону № 2136?

Справді, у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин роботодавець визначає самостійно. Бо зрозуміло, що якщо підприємство розташоване на тимчасово окупованій території або в зоні бойових дій, про оформлення документів згадують в останню чергу.

Проте навіть воєнний стан не звільняє роботодавця від обов’язку забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

На думку автора, це стосується і відпусткових. Якщо надається оплачувана відпустка, її треба оформити документально як належить: графік відпусток (або заява, якщо відпустка надається поза графіком), наказ, розрахункова відомість про нарахування відпусткових, платіжний документ про їх виплату. Втім, до питання про відпусткові ми ще повернемося.

Які відпустки є щорічними, крім основної відпустки?

Згідно зі ст. 4 Закону про відпустки, до складу щорічних відпусток входять:

основна відпустка. Її тривалість становить не менше 24 календарних днів за календарний рік. Проте згідно зі ст. 6 Закону про відпустки деяким категоріям працівників (вугледобувної, металургійної, електроенергетичної, лісової промисловості, педагогічним та науковим працівникам і т. д.) надається основна щорічна відпустка у більшому розмірі;
додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці. Тривалість такої відпустки — до 35 календарних днів за календарний рік (ст. 7 Закону про відпустки). Перелік таких робіт встановлюється окремими нормативними документами, за списками виробництв, цехів, професій та посад, затвердженими КМУ (додаток 1 до постанови КМУ від 17.11.1997 р. № 1290);
додаткова відпустка за особливий характер роботи. Згідно зі ст. 8 Закону про відпустки ця відпустка буває двох видів:

у розмірі до 35 календарних днів за календарний рік окремим категоріям працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних та геологічних умовах і умовах підвищеного ризику для здоров’я. Перелік таких робіт встановлюється окремими нормативними документами, за списками виробництв, цехів, професій та посад, затвердженими КМУ (додаток 2 до постанови КМУ від 17.11.1997 р. № 1290);
у розмірі до 7 календарних днів за календарний рік працівникам із ненормованим робочим днем. Список посад, робіт і професій, на яких працівникам встановлюється ненормований робочий день, визначається колективним договором, угодою;

інші відпустки, передбачені чинним законодавством.

Зверніть увагу, що щорічні додаткові відпустки, встановлені ст. 4 Закону про відпустки, надаються пропорційно до фактично відпрацьованого часу.

Також, згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, такі додаткові відпустки надаються понад щорічну основну відпустку. Щоправда, надання таких відпусток є можливим тільки на одній із підстав, яку обирає сам працівник. I лише працівники, які працюють на роботах, посадах або професіях, що у додатках 1 і 2 до постанови КМУ від 17.11.1997 р. № 1290 виділені знаком (*), мають право на додаткові відпустки з обох підстав.

Чи вплинула війна на порядок надання щорічних додаткових відпусток? Чи потрібно для їх надання також складати графік, чи вони надаються за заявою працівника у будь-який потрібний йому час?

У ст. 12 Закону № 2136 зазначено, що у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівникові у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури. Хоча це правило не працює щодо щорічних основних відпусток.

Отже, у щорічній додатковій відпустці під час воєнного стану можуть відмовити повністю, але це не обов’язково! Тобто вирішує роботодавець, та й лише у випадку, якщо він є об’єктом критичної інфраструктури.

Якщо ж ні, то працівники мають право використати такі щорічні оплачувані відпустки і під час воєнного стану. І це добре, адже переносяться на наступні періоди (та компенсуються у разі звільнення), крім щорічної основної відпустки, лише щорічні додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 24 Закону про відпустки). Решта, якщо їх не використати в році, за який вони мають надаватися, згоряють.

Згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, черговість надання щорічних відпусток встановлюється графіком. При цьому у ст. 10 Закону про відпустки не сказано, що графік потрібно складати тільки для основних щорічних відпусток. Таким чином, надання протягом календарного року всіх видів щорічних відпусток має бути розплановане заздалегідь.

Як правило, графік затверджується наказом керівника. При цьому конкретний період надання щорічної відпустки погоджується між працедавцем та працівником. Якщо працівник не виявляє бажання змінити період, зазначений у графіку, то його відправляють у відпустку за графіком, письмово повідомивши про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (заява працівника про надання такої відпустки не потрібна). Як оформляти зміну періоду надання відпустки, встановленої графіком відпусток, докладніше розглянемо нижче, в одному з наступних запитань.

Зверніть увагу, що статтею 10 Закону про відпустки встановлено спеціальні правила для надання щорічних відпусток — як основної, так і додаткових — для деяких категорій працівників. Тож при складанні графіка і подальшого фактичного надання щорічних відпусток слід врахувати наведені у ст. 10 Закону про відпустки особливості.

Ну і, крім того, згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, працівники деяких пільгових категорій мають право на надання щорічних відпусток всіх видів у бажаний для них час (або у період, визначений законом), незалежно від графіка відпусток. Це той випадок, коли навіть якщо період надання щорічної відпустки був заздалегідь встановлений графіком, працівник має право змінити такий період за самостійним рішенням на будь-який потрібний для нього час, а працедавець зобов’язаний надати такому працівникові цю відпустку саме у цей період. Підставою для складання наказу про відпустку у такому разі буде заява працівника.

Як надається щорічна відпустка зовнішньому сумісникові? Чи зобов’язаний працедавець за сумісництвом надавати таку відпустку на той період, на який її надано за основним місцем праці?

Згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, за бажанням працівника-сумісника відпустка за неосновним місцем праці надається одночасно з відпусткою за основним місцем праці. При цьому таку відпустку повної тривалості може бути надано за бажанням працівника навіть на першому році роботи на підприємстві, причому без дотримання умови, що такий сумісник уже відпрацював 6 місяців безперервно на цьому підприємстві.

А у разі якщо тривалість щорічної відпустки, що надається підприємством, на якому працівник працює за сумісництвом, менша за тривалість відпустки за основним місцем праці, такому працівникові, відповідно до п. 14 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки, за його бажанням надається відпустка без збереження заробітної плати на строк до закінчення відпустки за основним місцем праці.

На жаль, Закон про відпустки не містить норми, яка б пояснювала, чи потрібно працівникові надавати будь-які документи, що підтверджують факт надання відпустки за основним місцем праці і тривалість такої відпустки. Не встановлює законодавство й обов’язків працедавця за основним місцем праці повідомляти такі відомості за неосновним місцем праці працівника. На нашу думку, досить того, щоби працівник-сумісник у своїй заяві про надання відпустки зазначив, що відпустку він просить надати у зв’язку з відпусткою за основним місцем праці. Проте для уникнення запитань під час перевірки дотримання трудового законодавства контролюючими органами буде не зайвим, якщо за згодою працівника до заяви про надання згаданих вище відпусток він додасть довідку довільної форми з основного місця праці із зазначеними відомостями.

Що робити, якщо на період щорічної відпустки припадають святкові або неробочі дні? Чи вважаються вони частиною відпустки, чи виплачуються відпусткові за такі дні? Чи відпустка продовжується на кількість таких днів? Як правильно скласти наказ на відпустку за період, на який припадають святкові та неробочі дні?

Позаяк воєнний стан триває, то діють і тимчасові норми Закону № 2136 щодо святкових та неробочих днів. А саме: під час воєнного стану норми ст. 73 КЗпП та ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки — не застосовуються!

Що це означає? Що ті дні, які ми звикли вважати святковими та неробочими (їх перелік наведено у ст. 73 КЗпП), вважаються звичайними днями. Тож при визначенні періоду надання щорічної відпустки подовжувати її на кількість таких днів, що припадають на такий період, не треба. Ця вимога ще повернеться, але лише після закінчення воєнного стану.

Як діяти зараз, у 2023 році? Наприклад, працівникові встановлено щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні, і він хоче нею скористатися з 21.06.2023 р. Раніше ми би пам’ятали, що 28.06.2023 р. — День Конституції України (святковий день згідно зі ст. 73 КЗпП України). І цей святковий день до періоду відпустки не увійшов би (фактично працівник відпочивав би 25 днів, але відпусткові йому було б нараховано за 24 дні).

Але у 2023 році так не буде — відпочиватиме такий працівник рівно 24 календарні дні. І щоби скористатися відпусткою у повному обсязі, працівник повинен написати у заяві (а працедавець — у наказі) «надати щорічну основну відпустку з 21.06.2023 р. на 24 календарні дні». При цьому днем виходу працівника на роботу буде 14.07.2023 р.

Що таке «щорічна додаткова відпустка працівникам, які мають дітей»? Якими документами підтверджується право на таку відпустку?

Згідно зі ст. 19 Закону про відпустки, щорічне право на додаткову відпустку у розмірі 10 календарних днів мають такі категорії працівників:

жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15-ти років. Для отримання права на таку відпустку працівниця подає працедавцю копії свідоцтв про народження дітей;
жінки, які мають дитину з інвалідністю підгрупи А I групи. Для отримання права на відпустку працівниця подає працедавцю висновок лікувально-контрольної комісії про встановлення інвалідності дитини;
одинокі матері або батьки, які виховують дитину без матері (у т. ч. у разі тривалого перебування матері у лікувальному закладі). Одиноким батьком або матір’ю слід вважати чоловіка/жінку, які не перебувають у шлюбі і в свідоцтві про народження дитини записаний як її батько/матір; вдівця/вдову, розлученого чоловіка, який виховує дитину без матері (або розлучену жінку, яка виховує дитину без батька).

Документом, який підтверджують такий статус, наприклад, може бути: рішення суду про позбавлення відповідача батьківських прав; ухвала суду або постанова слідчого про розшук відповідача у справі за позовом про стягнення аліментів; акт, складений соціально-побутовою комісією, створеною первинною профспілковою організацією чи будь-якою іншою комісією, утвореною на підприємстві, в установі, організації, або акт дослідження комітетом самоорганізації населення, в якому зі слів сусідів (за наявності їхніх підписів у акті) підтверджується факт відсутності участі батька/матері у вихованні дитини; довідка зі школи (дитячого садка) про те, що батько/матір не бере участі у вихованні дитини (не спілкується з учителями, не забирає дитину додому, не бере участі в батьківських зборах) тощо;

опікуни. Для підтвердження права на відпустку працівник повинен надати копії документів про встановлення опіки та копію свідоцтва про народження дитини;
прийомні батьки (один із них). Для отримання права на таку відпустку працівник подає копії документів про усиновлення дитини та копію свідоцтва про народження дитини. Оскільки право скористатися такою відпусткою надається лише одному з прийомних батьків, потрібно подати довідку або про те, що другий із прийомних батьків не користувався протягом календарного року такою відпусткою, або зазначити у заяві, що він не працює.

Дитиною у цьому випадку (за винятком тих дітей, для яких ст. 19 Закону про відпустки встановлено вік, що дає право батькам на додаткову відпустку) вважається, відповідно до ст. 1 Закону України «Про охорону дитинства» від 26.04.2001. р № 2402-III і ст. 2 Закону України «Про державну допомогу сім’ям з дітьми» від 21.11.1992 р. № 2811-XII, особа віком до 18 років. Звичайно, якщо згідно з чинним законодавством така особа не набуває прав повнолітньої раніше.

У разі якщо працівник має право на таку відпустку з кількох підстав (наприклад, працівниця є матір’ю трьох дітей, одна дитина з яких є особою з інвалідністю підгрупи А I групи), йому надається така додаткова відпустка у розмірі, що не перевищує 17 календарних днів.

Цей вид відпустки не віднесено ст. 4 Закону про відпустки до складу щорічних відпусток, але згідно зі ст. 19 Закону про відпустки надається щороку. При цьому право на таку відпустку батьки мають незалежно від відпрацьованого на підприємстві часу — відпустка надається кожного календарного року протягом періоду, в якому працівник має на неї право. Таку відпустку працівникам надають навіть того року, в якому дитина досягає віку, після якого батьки вже не матимуть права на додаткову відпустку за ст. 19 Закону про відпустки. Адже частину цього календарного року вони мали на неї право.

Зверніть увагу: згідно зі ст. 20 Закону про відпустки, така додаткова відпустка надається понад щорічні відпустки, встановлені ст. 6–8 цього Закону, і щорічні відпустки, встановлені іншими нормативними актами. Її можуть переносити і продовжувати у порядку, встановленому (у передбачених випадках) ст. 11 Закону про відпустки.

Вас може зацікавити
	Книга обліку щорічних і додаткових відпусток Книга обліку щорічних і додаткових відпусток працівників містить рекомендації щодо її ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток, а також задля використання її даних для підготовки квартальної і річної звітності. Придбати видання