Які службові електронні документи підлягають знищенню? Хто приймає рішення про знищення електронних документів? Як правильно в електронній формі створити акт про знищення електронних документів?

Нормативно-правове регулювання організації електронного документообігу, створення, застосування і знищення електронних документів

Згідно з постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17 січня 2018 року № 55 (далі — Постанова № 55), електронний документообіг юридичної особи передбачає обіг (проходження) службових електронних документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архівного підрозділу цієї юридичної особи.

Керуючись ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV (далі — Закон № 851-IV), електронним слід уважати документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Водночас, відповідно до п’ятого абзацу ст. 1 Закону № 851-IV, обов’язкові реквізити електронного документа — це обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили. Створення електронного документа обов’язково має завершуватися накладанням електронного підпису.

Електронний підпис використовують для ідентифікації автора електронного документа. Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом України «Про електронні довірчі послуги» від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII.

Службові електронні документи, як і службові паперові документи, мають унормовані строки зберігання. Після виконання електронні документи формують в електронні справи, а з часом передають на зберігання до відповідних архівів або вони підлягають знищенню.

Слід зазначити, що конкретні строки зберігання службових документів (як паперових, так і електронних) — 1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років тощо, котрі створюються в процесі управлінської діяльності юридичних осіб усіх форм власності, варто визначати на підставі «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.

Звичайно, документи постійного зберігання є складовою Національного архівного фонду і підлягають довічному зберіганню у відповідних архівних установах, фондоутворювачами яких є юридичні особи — автори цих документів.

А от електронні документи тривалого і тимчасового строку зберігання (так само, як і паперові) після завершення встановленого для них строку підлягають знищенню за умови виконання певної унормованої процедури.

Варто зауважити, що, згідно з «Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5:

Процедура знищення електронних документів у цілому подібна до процедури знищення паперових документів і передбачає обов’язкове проведення експертизи цінності відповідних документів, проте все-таки має певні особливості, на які пропонуємо звернути увагу.

Експертиза цінності електронних документів

Експертизу цінності документів в електронній формі проводять відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що й документів у паперовій формі.

Наказом (розпорядженням) керівника юридичної особи визначаються уповноважені засвідчувачі.

Уповноваженим засвідчувачам надається право засвідчувати паперові копії електронних документів, призначені для їх подальшого передання на зберігання в архівний підрозділ юридичної особи або відповідний державний архів.

До цього ж наказу (розпорядження) обов’язково додаються:

• зразки підписів власноруч усіх уповноважених засвідчувачів;
• відбитків печаток, спеціально призначених для здійснення засвідчення документів.

Постанова № 55 рекомендує визначати уповноважених засвідчувачів зі складу постійно діючих експертних комісій юридичних осіб.

Зверніть увагу, що цей наказ (розпорядження) видають у двох оригінальних примірниках, один з яких передають до відповідного державного архіву, у зоні комплектування якого перебуває юридична особа.

Експертизу цінності більшості електронних документів проводять в електронній формі, крім документів, визначених абзацами другим — п’ятим п. 2 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої Постановою № 55, а саме таких як:

• документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;
• електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
• документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.

За результатами експертизи цінності електронних документів у структурному підрозділі юридичної особи працівником, відповідальним за діловодство в цьому підрозділі, до 31 грудня наступного року в електронній формі складаються:

• описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання;
• пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, до яких включаються електронні справи з документами в паперовій та (у разі прийняття відповідного рішення керівником установи) в електронній формах.

Описи електронних справ структурного підрозділу і пропозиції до акта про вилучення для знищення документів візує укладач опису, керівник служби діловодства юридичної особи та підписує керівник структурного підрозділу.

Створення електронних описів справ та акта про вилучення для знищення електронних документів

На підставі електронних описів електронних справ структурного підрозділу та пропозицій до акта про вилучення для знищення документів архівним підрозділом юридичної особи в електронній формі після прийняття до архівного підрозділу юридичної особи документів структурних підрозділів складаються:

• електронні описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання;
• акт в електронній формі про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

На підставі складених в електронній формі описів справ і акта про вилучення для знищення документів юридичної особи система електронного документообігу юридичної особи автоматично здійснює їх візуалізацію за формою, визначеною Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою Постановою № 55, яку в разі потреби можна роздрукувати.

Процедура знищення електронних документів здійснюється лише в разі прийняття керівником юридичної особи відповідного рішення та визначається інструкцією з діловодства юридичної особи.

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання