Все частіше сторони використовують електронні докази в трудових справах для підтвердження своїх доводів в суді, адже 19.07.2022 року було внесено зміни до ст. 29 КЗпП України щодо електронного кадрового документообігу, який все більше використовують підприємства.

Крім того, у період дії воєнного стану можливі альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів роботодавця, повідомлень та інших кадрових документів, а також про будь-який доступний спосіб електронної комунікації. При цьому, роботодавцю слід подбати про ознайомлення працівника про електронний документообіг та електронний спосіб комунікації.

В трудових справах працівник та роботодавець часто подають до суду фотографії (скріншоти) монітора комп’ютера, із телефону, з вайберу, із сайту, електронну переписку, відео або фото тощо, щоб довести факт трудових відносин, факт роботи при простої або призупиненні дії трудового договору, ознайомлення працівника з наказами або іншими кадровими документами тощо.

Це все електронні докази. Але є багато нюансів їх подачі та розгляду в суді, які розберемо в цій статті.

Що є електронними доказами в суді?

Електронними доказами є інформація в електронній (цифровій) формі, що містить дані про обставини, що мають значення для справи. Це можуть бути:

• електронні документи — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних з обов’язковими реквізитами документа, наприклад текстові документи, графічні зображення, плани, фотографії, відео- та звукозаписи, листування через електронну пошту, месенджери тощо (ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»);
• веб-сайти (сторінки);
• текстові, мультимедійні та голосові повідомлення;
• метадані, бази даних та інші дані в електронній формі.

Такі дані можуть зберігатися на портативних пристроях (картах пам’яті, мобільних телефонах тощо), серверах, системах резервного копіювання, інших місцях збереження даних в електронній формі (в тому числі в мережі Інтернет) (ч. 1 ст. 100 ЦПК України).

До електронних доказів висуваються вимоги стосовно:

• належності, повинні містити інформацію щодо предмета доказування,
• допустимості, повинні бути одержані в установленому законом порядку,
• достовірності, на підставі яких можна встановити дійсні обставини справи,
• достатності, які у своїй сукупності дають змогу дійти висновку про наявність або відсутність обставин справи, які входять до предмета доказування (ст. ст. 78–80 ЦПК України).

Як подаються електронні доказу до суду?

Електронні докази в трудових справах подаються в оригіналі або в електронній копії.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги». У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа (ч. 1 та 2 ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Електронна копія електронних доказів це:

• або електронна копія, засвідчена електронним цифровим підписом;
• або паперова копія, посвідчена в порядку, передбаченому законом. При цьому, паперова копія електронного доказу не вважається письмовим доказом.

Учасник справи, який подає копію електронного доказу, повинен зазначити про наявність у нього або іншої особи оригіналу електронного доказу (ст. 100 ЦПК України).

Відповідно до ч. 5 ст. 100 ЦПК України якщо подано копію (паперову копію) електронного доказу, суд за клопотанням учасника справи або з власної ініціативи може витребувати у відповідної особи оригінал електронного доказу. Якщо оригінал електронного доказу не подано, а учасник справи або суд ставить під сумнів відповідність поданої копії (паперової копії) оригіналу, такий доказ не береться судом до уваги.

Отже, подання електронного доказу в паперовій копії саме собою не робить такий доказ недопустимим. Суд може не взяти до уваги паперову копію електронного доказу, якщо оригінал електронного доказу не поданий, а учасник справи або суд ставить під сумнів відповідність поданої копії оригіналу.

Але для цього сторона повинна подати до суду клопотання про витребування оригіналу електронних доказів, де вказати що має сумнів щодо поданих копій.

В постанові Верховного Суду від 21.03.2019 р. у справі № 568/879/17 зазначив, що судом першої інстанції на виконання вимог ч. 5 ст. 100 ЦПК України не було взято до уваги надані відповідачем паперові копії електронного доказу — знімків екрана монітора, у зв’язку із неподанням їх оригіналів та поставлення позивачем під сумнів відповідність таких копій оригіналу.

Якщо інша сторона справи не ставила під сумнів та не заявляла клопотання про витребування оригіналу електронного доказу, суд може дослідити та надати оцінку паперовим копіям цих доказів, про що вказав Верховний Суд в постанові від 28.04.2021 р. у справі № 234/7160/20 та в постанові від 18.06.2021 р. у справі № 234/8079/20.

В постанові від 01.09.2022  № 761/9935/21 Київський апеляційний суд вказав, що оскільки в оскаржуваному рішенні судом не надано оцінки копіям електронних доказів на предмет їх достовірності, належності та допустимості, не досліджено матеріальні носії оригіналів заявлених доказів на підтвердження повідомлення відповідача про вагітність позивача на момент звільнення, не можна вважати доведеною обставину повідомлення TOB «Ессіті Україна» про факт вагітності ОСОБА_1.

Які електронні докази в трудових справах суд не бере до уваги?

Роздруківка електронного листування як електронний доказ в трудових справах

Фотографія монітора комп’ютера, роздруківка електронного листування не є електронним доказом, але ця інформація може враховуватися судами за умови, якщо учасник справи не поставить під сумнів надане фото і не попросить надати оригінал.

Як вказав Верховний Суд в постанові від 19.01.2022 р. по справі 202/2965/21 роздруківка електронного листування не може вважатись копією електронного документа в розумінні положень ч. 1 ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», тобто не може вважатися доказом, бо не містить електронного підпису, який є обов’язковим реквізитом електронного документа, оскільки в такому разі неможливо ідентифікувати відправника повідомлення і зміст такого документа не захищений від внесення правок і викривлення.

Подібний правовий висновок викладений у постановах Верховного Суду від 11.06.2019 р. у справі № 904/2882/18, від 24.09.2019 р. у справі № 922/1151/18, від 28.12.2019 р. у справі № 922/788/19, від 16.03.2020 р. у справі № 910/1162/19.

В постанові від 13.12.2022 р. № 296/3763/22 Житомирський апеляційний суд розглядаючи позов про поновлення працівника на посаді, якого скоротили вказав, на підтвердження виконання роботодавцем вимог щодо надання працівнику попередження про звільнення, до суду було надано роздруківки електронної переписки з працівником у Viber щодо факту направлення останній копії наказу про попередження працівників про наступне вивільнення у зв’язку з скороченням посад.

Роздруківка з Viber не є належною копією електронного документа, бо не містить електронного підпису.

Оскільки факт ознайомлення працівника з наказом через застосунок Viber не зафіксований протоколом чи актом, і такий альтернативний спосіб обміну кадровими документами не передбачений локальними актами чи трудовим договором, звільнення позивача відбулося із порушенням вимог чинного трудового законодавства.

Рішенням Шевченківського районного суду міста Києва від 21.11.2022 р. у справі № 761/12924/22 працівник в судовому засіданні не заперечувала що після 24.02.2022 року працівники відділення в якому вона працювала спілкувались у Vівеr групі.

В той же час, з скріншотів, які надані позивачем вбачається, що переписка в групі велась з 03.03.2022 по 27.03.2022, подальше листування суду не надано, зокрема за 31.03 та 01.04.2022 року (за ті дні, що свідок повідомляв про необхідність початку роботи за місцем знаходження поліклініки).

Суд не взяв до уваги як належний доказ листування, оскільки роздруківка електронного листування не може вважатись електронним документом (копією електронного документа), бо не містить електронного підпису, який є обов’язковим реквізитом електронного документа, оскільки в такому разі неможливо ідентифікувати відправника повідомлення і зміст такого документа не захищений від внесення правок і викривлення.

Як суд розглядає подані через електронну пошту заяви працівників?

В постанові від 21.12.2022 р. по справі № 299/2706/20 Верховний Суд вказав, що працівник написала заяву на звільнення за власним бажанням, через декілька днів відкликала своє звільнення шляхом надсилання електронної заяви на електронну пошту роботодавця, який все одно звільнив працівника.

Працівник оскаржив звільнення до суду, надавши копії скріншотів про відправлення нею електронної заяви на електронні поштові адреси директора ТОВ, начальника відділу кадрів, керівника відділу фінансів, системного адміністратора, засвідчивши їх ЕЦП.

Верховний суд скасував рішення попередніх інстанцій, відмовив працівнику у позову, оскільки нею не надано доказів про одержання адресатами електронних повідомлень відправника, що є порушенням статті 11 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Роздруківки інтернет-сторінок (вебсторінок)

За загальним правилом роздруківки вебсторінок не зараховуються як докази. Наприклад, у справі № 587/205/118 КЦС ВС дійшов висновку, що роздруківки веб-сторінок, які є паперовим відображенням електронного документа, самі по собі не можуть бути доказом у справі. Такі роздруківки визнаються доказом у разі, якщо вони виготовлені, видані і засвідчені власником відповідного Інтернет-ресурсу або провайдером, тобто набувають статусу письмового доказу.

Але суди не завжди правильно досліджують та оцінюють електронні докази, в результаті чого приймаються рішення на недостовірних та неналежних доказах.

На прикладі власного кейсу про поновлення на роботі працівника. Відповідач (роботодавець) надав до суду копії електронних доказів — диск із відеозаписами нібито з відеокамер, при цьому із запису видно, що запис перезнято на телефон (телефоном знімали монітор). Мною було заявлено клопотання про витребування оригіналів електронних доказів, оскільки ми мали сумнів щодо цих відеозаписів. Суд виніс ухвалу про витребування оригіналів, але Відповідач їх не надав до суду. Не дивлячись на це, суд дослідив їх та взяв до уваги, що є порушенням ч. 5 ст. 100 ЦПК України. Подано апеляційну скаргу.

Таким чином, я рекомендую використовувати електронні докази Електронні докази в трудових справах, але треба завчасно подбати про їх правильне створення, зберігання та використання.

Вас може зацікавити
	Послуга «Розроблення кадрових документів» Відсутність правильно розроблених кадрових документів може стати причиною штрафів і приписів від працівника Держпраці. А також позбавляє роботодавця можливості вплинути на поведінку працівника, притягувати до дисциплінарної відповідальності, преміювати тощо. Допоможемо розробити кадрові документи та надамо консультації щодо правильності складання. Придбати послугу

Ганна Лисенко