Єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюються Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила). Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.

Відповідно до пункту 11 розділу 10 глави 2 Правил з розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

Наказ про надання відпустки видається на підставі графіку відпусток або заяви працівника. Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки за графіком не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну. Ці вимоги визначені частиною п’ятою статті 79 Кодексу законів про працю України.

Відповідно до пункту 2 статті 7 закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Марина Солоха