19 липня 2022 року набрав чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» від 01.07.2022 р. № 2352-IX (далі — Закон), яким ч. 1 ст. 36 КЗпП «Підстави припинення трудового договору» доповнено пунктом 83 такого змісту: відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці підряд.

Дану підставу для припинення трудового договору не слід ототожнювати із звільненням у зв’язку з прогулом (пункт 4 ст. 40 КЗпП).

Для припинення дії трудового договору за відповідною підставою мають бути одночасно дотримані дві обов’язкові умови:

1) фактична відсутність працівника на робочому місці понад 4 місяці підряд;

2) відсутність інформації у роботодавця про причини такої відсутності понад 4 місяці підряд (при цьому не має значення поважність чи неповажність причин такої відсутності).

У випадку невиконання одночасно двох вищенаведених умов звільнення відповідно до такої підстави може бути визнано судом незаконним, наприклад, якщо працівник доведе, що протягом 4 місяців поінформував роботодавця про причини своєї відсутності.

Отже, виходячи з необхідності виконання вимоги щодо відсутності працівника або інформації про нього 4 місяці поспіль, не може вважатись виконанням цієї умови наявність кількох подібних періодів, які в сумі дорівнюють або перевищують 4 місяці.

Звичайно в умовах воєнного стану процес обміну кадровими документами може бути організований в електронному форматі. Зокрема, шляхом надсилання електронних документів із накладенням електронного підпису.

Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Для того, щоб електронний документ мав таку ж юридичну силу як і паперовий документ, він має бути складеним з усіма обов’язковими реквізитами та містити електронний підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги».

За чинним законодавством кваліфікований електронний підпис (далі — КЕП) має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису. Це означає, що підписана КЕП заява працівника або підписаний КЕП наказ роботодавця прирівнюється до паперового документу та буде належним доказом у разі виникнення трудового спору.

Звертаємо увагу, що обмін електронними документами має бути чітко врегульований відповідними внутрішніми актами підприємства. Це може бути трудовий/колективний договір, у якому погоджена відповідна можливість, або письмова згода працівника та роботодавця щодо обміну офіційними документами електронним способом. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважатиметься факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

Оскільки підстава звільнення відповідно до пункту 83 ч. 1 ст. 36 КЗпП запроваджена Законом України від 01.07.2022 р. № 2352, який набрав чинності з 19.07.2022 р., та закон не має зворотної дії в часі, перебіг 4-х місячного строку розпочинається з зазначеної дати.