Згідно статті 48 Кодексу законів про працю України облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

З 15 липня почали діяти нові правила подання відомостей про трудову діяльність в електронній формі, запроваджені постановою правління ПФУ «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок» від 01.06.2022 р. № 8-3, якою затверджено зміни до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1.

Даною Постановою передбачено можливість подання відомостей про трудову діяльність особисто працівниками до територіального органу ПФУ або через вебпортал електронних послуг ПФУ.

Через вебпортал електронних послуг ПФУ відомості про трудову діяльність працівника подаються в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в затвердженому Постановою № 8-3 додатку одним із таких способів:

• у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
• в оцифрованому вигляді шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.