З 24 лютого 2022 року по всій території України запроваджено воєнний стан. Особливості трудових відносини працівників у період дії воєнного стану визначені Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX, із змінами, внесеними Законом України від 01.07.2022 р. № 2352-IX (далі — Закон № 2136). Зокрема, статтею 7 Закону № 2136 врегульовано питання обміну документами, організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у роботодавця на час воєнного стану.

У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Разом з тим, з метою уникнення в подальшому непорозумінь і суперечностей, рекомендуємо сторонам перед початком використання альтернативних способів комунікації зафіксувати факт домовленості про використання в трудових відносинах відповідних засобів електронної комунікації.